सभी उपलब्ध संचार विधियों के साथ, आप सोच सकते हैं कि आपके कर्मचारियों को इंटरऑफ़िस मैसेजिंग पर प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं होगी। सच्चाई यह है कि विकल्पों की विविधता अक्सर सही रास्ता चुनना मुश्किल बना देती है। कुछ नियमों और सर्वोत्तम प्रथाओं की स्थापना यह सुनिश्चित करती है कि कर्मचारी कई कार्यालय में संवाद में लगे होने पर सही विकल्प बनाते हैं। जब आपके पास स्पष्ट प्रोटोकॉल होते हैं, तो कम संघर्ष और गलतफहमी होती है।
$config[code] not foundनीतियां और प्रक्रियाएं बनाना
नीतियों और प्रक्रियाओं का मसौदा तैयार करना, लिखना, संशोधित करना और प्रकाशित करना आपकी कंपनी में होने वाली मूलभूत बातचीत को औपचारिक बनाता है। यदि आप इन स्थितियों पर विचार करने के लिए समय नहीं लेते हैं, तो सुरक्षा भंग और गोपनीयता संबंधी चिंताएं आपके संचालन को पटरी से उतार सकती हैं। आपको कार्यालयों के बीच जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने, स्थानांतरण करने और उपयोग करने के लिए मानकों को सेट करने की आवश्यकता है, ईमेल का उपयोग करना, डाक मेल के लिए विशेष लिफाफे और अन्य अन्य त्वरित तरीके। कर्मियों और ग्राहक डेटा की सुरक्षा का ध्यान रखें और सुनिश्चित करें कि आप कानूनी अनुपालन में हैं। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों को संदिग्ध ईमेलों को प्रशिक्षित करने के लिए प्रशिक्षित करें जो फ़िशिंग या अन्य धोखाधड़ी इंटरनेट गतिविधि का प्रतिनिधित्व करते हैं।
टेम्पलेट्स का विकास करना
इंटरऑफिस संचार पर प्रशिक्षण कर्मचारियों को ईमेल, समाचार पत्र, प्रस्तुतियों और अन्य कार्यालय जानकारी के लिए टेम्पलेट्स का उपयोग कैसे करना चाहिए। एक मानक प्रारूप बनाकर, आप कंपनी के लोगो, फोंट और रंगों के उपयोग को लागू करते हैं। कंपनी इंट्रानेट साइट पर इन्हें प्रकाशित करना सभी कर्मचारियों के लिए उन्हें आसानी से सुलभ बनाता है। प्रशिक्षण में टेम्पलेट के उद्देश्य का वर्णन करना शामिल है, इसे कैसे अनुकूलित करें और इसका उपयोग कैसे करें।
रोल-प्लेइंग एक्सरसाइज का संचालन
अप्रभावी अंतःविषय संचार तब होता है जब लोग खुद को स्पष्ट रूप से व्यक्त नहीं करते हैं, ध्यान से सुनें और एक दूसरे का पूरी तरह से सम्मान करें। टीम-बिल्डिंग अभ्यास आयोजित करके, आप अपने कर्मचारियों को एक गैर-खतरे वाले अभ्यास वातावरण में संचार करने का अभ्यास करने के अवसर प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के एक समूह को विभिन्न स्थानों से जोड़े में विभाजित करें। प्रतिभागियों को एक कठिन बातचीत के बारे में सोचने के लिए कहें, जैसे कि किसी कर्मचारी को समाप्त करना। एक व्यक्ति प्रबंधक की भूमिका निभाता है, और दूसरा व्यक्ति कर्मचारी की भूमिका निभाता है। संदेश देने के पांच मिनट के बाद, प्रतिभागियों से बातचीत पर चर्चा करने के लिए कहें और क्या काम किया या प्रक्रिया में मदद नहीं की। हम कार्यस्थल में असहमति या बातचीत से बच नहीं सकते। हालाँकि, यह समझने के लिए कि कैसे पैटर्न को समझने के लिए जो संकल्प में योगदान नहीं करते हैं, हम बिना किसी दोष के विश्वास कर सकते हैं, जो कहा गया है उसमें सही अर्थ सुनें, आरोपों और क्रोध के बावजूद शांत रहें और उत्पादक समस्या-समाधान पर ध्यान केंद्रित करें।
अच्छे संचारकों को पुरस्कृत करना और पहचानना
एक बार जब आप प्रभावी संचार के प्रतिमान स्थापित कर लेते हैं, तो उन लोगों को पुरस्कृत और मान्यता प्रदान करके प्रवृत्ति को समाप्त कर देते हैं जो संघर्ष को फैलाने और सहयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, आप टीम के उन खिलाड़ियों को पुरस्कृत कर सकते हैं जो आपकी प्रशंसा के छोटे टोकन, जैसे कि उपहार कार्ड, मूवी टिकट या कूपन का वितरण करके कंपनी के उत्पादों को बढ़ावा देने के लिए जिम्मेदारी से सोशल मीडिया का उपयोग करते हैं। आप लोगों को कंपनी की बैठकों, घटनाओं और समारोहों में लोगों को सूचित रखने की उनकी क्षमता के लिए सार्वजनिक रूप से धन्यवाद कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, अपनी कंपनी में वितरित सर्वश्रेष्ठ समाचार पत्र के लिए उपलब्धि का प्रमाण पत्र प्रदान करें।
