ग्राहक इंटरैक्शन को संभालने के लिए कॉल सेंटर चुनना एक निर्णय है जिसे आपको बहुत गंभीरता से लेना चाहिए। आप अपने कार्यालय में ग्राहकों से कॉल का जवाब देने के लिए किसी को भी किराए पर नहीं लेंगे। तो आपको कॉल सेंटर संचालन की आउटसोर्सिंग करते समय एक समान वीटिंग प्रक्रिया का उपयोग करना चाहिए।
ग्राहक संपर्क सेवाओं के मालिक एरिक ओ'बोर्स्की ने कॉल सेंटर संचालन की आउटसोर्सिंग के लिए कुछ सुझाव और सर्वोत्तम प्रथाओं की पेशकश की। कुछ उपयोगी जानकारियों के लिए आगे पढ़ें।
$config[code] not foundअपनी आवश्यकताओं के दायरे पर विचार करें
आउटसोर्सिंग कॉल सेंटर संचालन का मतलब विभिन्न व्यवसायों के लिए अलग-अलग चीजें हैं। ओ'बर्स्की बताते हैं:
“आप मूल रूप से एक फोन बुक खोल सकते हैं और किसी भी व्यवसाय में एक डार्ट फेंक सकते हैं और उनका शायद कॉल सेंटर या उत्तर देने वाली सेवा के लिए उपयोग होता है। यह एक छोटा प्लम्बर हो सकता है जिसे किसी के पास काम करते समय केवल कॉल का जवाब देने की आवश्यकता होती है ताकि ग्राहक केवल लटका न रहें और कॉल करें। या यह एक बड़ी कंपनी हो सकती है जो अपने संपूर्ण ऑर्डर लेने वाली सेवाओं को आउटसोर्स करना चाहती है। ”
तो इससे पहले कि आप कॉल सेंटर की तलाश की प्रक्रिया शुरू करें, आपको यह पता लगाना चाहिए कि आपको उनसे क्या चाहिए।
केवल उन सेवाओं का उपयोग करें जिनकी आपको वास्तव में आवश्यकता है
चूंकि विभिन्न कॉल सेंटर सेवाओं की एक विशाल श्रृंखला है, इसलिए आपको वास्तव में जरूरत नहीं है कि भुगतान करने में कोई फायदा नहीं है। इसलिए यदि आपको नौकरी या सप्ताहांत पर कॉल का जवाब देने के लिए किसी की आवश्यकता है, तो कॉल सेंटर की तलाश न करें, जो पूर्ण-सेवा समाधान प्रदान करें।
एक स्थानीय कंपनी की तलाश करें
O’Borsky के अनुसार, एक ग्राहक जो कॉल सेंटर में कई चीजें देखता है, वह निकटता है। यू.एस. में स्थित एजेंट अक्सर प्राथमिकता नंबर एक होते हैं। लेकिन विशेष रूप से स्थानीय केंद्रित व्यवसायों के लिए, ऐसे एजेंट जिनके पास कुछ क्षेत्रीय बोलियाँ हैं, वे भी एक लाभ हो सकते हैं। इसलिए यदि आप चाहते हैं कि आपके कॉल करने वाले महसूस करें कि वे अपने ही पड़ोस में किसी के साथ बात कर रहे हैं, तो पास में स्थित कंपनियों की तलाश करें।
एजेंटों के स्थान के बारे में विशेष रूप से पूछें
हालांकि, यहां तक कि अमेरिका में स्थित कंपनियां दुनिया के अन्य हिस्सों में कुछ एजेंट रख सकती हैं। इसलिए अपना शोध करते समय, सुनिश्चित करें कि आप कंपनी के सभी एजेंटों के स्थान के बारे में पूछते हैं, अगर निकटता आपके लिए महत्वपूर्ण है।
पता करें कि कंपनी ने व्यवसाय में कब तक काम किया है
कॉल सेंटर चुनते समय प्रतिष्ठा भी कुछ महत्वपूर्ण है। वे कंपनियाँ जो अनुकूल, समय पर सेवा प्रदान नहीं करती हैं, वे बहुत लंबे समय तक चिपकती नहीं हैं। इसलिए यदि आप एक ऐसी कंपनी पाते हैं जो आपकी अन्य आवश्यकताओं को पूरा करती है और लंबे समय से व्यवसाय में है, तो शायद आपको एक अच्छा समाधान मिल जाए।
सीक आउट समीक्षा और संदर्भ
किसी भी अन्य प्रकार की सेवा के साथ, समीक्षा और संदर्भ आपको बुरे लोगों में से कुछ बेहतर विकल्पों को बाहर निकालने में मदद कर सकते हैं। आप अपने खुद के कुछ शोध ऑनलाइन या आसपास पूछकर कर सकते हैं। लेकिन उन कंपनियों से भी न डरें जिनसे आप संदर्भ के लिए विचार कर रहे हैं।
अपनी खुद की कॉलिंग अनुभव पर विचार करें
अनुसंधान प्रक्रिया के दौरान, लाल झंडे की तलाश में रहें, जिसका मतलब यह हो सकता है कि कोई कंपनी उतनी विश्वसनीय नहीं है जितनी वे दावा करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी वास्तविक व्यक्ति के माध्यम से आने में लंबा समय लगता है, यदि प्रतिनिधि बहुत अनुकूल नहीं हैं, या यदि आप लगातार पकड़ में हैं, तो आप अपने ग्राहकों के लिए उन्हीं चीजों की उम्मीद कर सकते हैं, जो कॉल करेंगे में।
एवरेज वेट एंड होल्ड टाइम्स के बारे में पूछें
लेकिन आपको थोड़ा और आगे जाना चाहिए और कंपनियों से उनके औसत प्रतीक्षा और समय के बारे में स्पष्ट रूप से पूछना चाहिए। अच्छे लोगों को वह सारी जानकारी पहले से ही होनी चाहिए। और फिर आप अपने सबसे अच्छे विकल्पों की तुलना कर सकते हैं।
कीमतों से सावधान रहें यह सच है
जबकि मूल्य हमेशा आपके व्यवसाय के लिए सेवा प्रदाता को नियुक्त करते समय एक विचार है, यह केवल एक ही नहीं होना चाहिए। यदि आप एक कंपनी पाते हैं जो बाकी की तुलना में बहुत कम पैसे के लिए समान सेवाएं प्रदान करती है, तो विचार करें कि लाल झंडा है।
कंपनी की वेब उपस्थिति को देखें
एक और चेतावनी संकेत कंपनी की वेबसाइट पर हो सकता है। ओ'बोर्स्की कहते हैं:
“अगर ऐसा लगता है कि वे वास्तव में अपनी वेबसाइट में समय और पैसा लगाते हैं, तो वे संभवतः अपने बाकी के व्यापार के लिए भी ऐसा ही करते हैं। लेकिन अगर ऐसा लगता है कि दस साल पहले वेबसाइट जल्दी बन गई थी, तो वे शायद नई तकनीक में निवेश नहीं कर रहे हैं या एक लाभदायक व्यवसाय नहीं चला रहे हैं। ”
उनकी तकनीक के बारे में पूछें
तुम भी प्रौद्योगिकी में अपने शीर्ष विकल्पों में से प्रत्येक में थोड़ा गहरा खुदाई कर सकते हैं। उनसे उनकी संचार प्रणालियों के बारे में पूछें और वे संदेशों को कैसे रिले करें। फिर प्रतिक्रियाओं की तुलना करें।
छोटी कंपनियों के साथ काम करते समय अधिक शोध करें
जबकि कई कॉल सेंटर बड़े ऑपरेशन हैं, ओ'बॉर्स्की का कहना है कि अभी भी कुछ मॉम और पॉप ऑपरेशन हैं या ऐसे लोग भी हैं जो अपने घरों से उत्तर देने वाली सेवाएँ चलाते हैं। जबकि ये विकल्प साथी छोटे व्यवसायों के लिए अपील कर सकते हैं, फिर भी आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि वे आपको समान गुणवत्ता सेवा प्रदान करें। छोटे कॉल सेंटरों के लिए टेक्नोलॉजी-वार रखना मुश्किल हो सकता है।
आप कैसे संदेश रिले चाहते हैं के बारे में सोचो
एक और पहलू पर विचार करने के लिए कैसे प्रत्येक प्रदाता संदेश relays है। पिछले वर्षों में, ओ'बोर्स्की का कहना है कि ज्यादातर कॉल सेंटर केवल संदेश ले गए और फिर उन्हें पाठ के माध्यम से कंपनियों को भेज दिया। लेकिन प्रक्रिया अब और अधिक अनुकूलन योग्य है। वह कहता है:
"यदि आप किसी ऐसे तरीके के बारे में सोच सकते हैं जिसे आप संदेश देना चाहते हैं, तो वहाँ पहले से ही कोई ऐसा कर रहा है।"
इसलिए यदि आप एक विशेष तरीके से आपके लिए दिए गए संदेश चाहते हैं, तो उस कंपनी की तलाश करें जो उस पद्धति में माहिर हो या कम से कम इसे एक विकल्प के रूप में पेश करती हो।
आप क्या जानकारी एकत्रित करना चाहते हैं, इसके बारे में विशिष्ट रहें
आपको अपनी आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से बताना होगा कि आपको कौन सी जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है। आप बस मूल नाम और संपर्क जानकारी चाहते हैं। लेकिन अगर आपके पास कोई अतिरिक्त अनुरोध है, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि एजेंट उस जानकारी को सटीक रूप से रिले करने के लिए तैयार हैं।
नाम उच्चारण पर जोर दें
एक चीज़ जो कंपनियां आपके द्वारा एकत्र की गई जानकारी को निर्दिष्ट करने पर विचार नहीं कर सकती हैं, वह है नाम उच्चारण। लेकिन इसे नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि जब आप उनके कॉल लौटाते हैं तो ग्राहकों के नामों को गलत तरीके से बेचने से नुकसान हो सकता है।
इसे एक महत्वपूर्ण निवेश के रूप में सोचें
आपकी आवश्यकताओं और कॉल वॉल्यूम के आधार पर, आउटसोर्सिंग कॉल सेंटर संचालन एक महत्वपूर्ण खर्च हो सकता है। लेकिन आपको वास्तव में उस लागत पर विचार करना होगा, जिसके कारण मिस्ड कॉल आपके व्यवसाय को प्रभावित कर सकता है। ओ'बर्स्की का कहना है, "बहुत सी कंपनियां सोचती हैं कि कोई भी अपने कॉलर्स के साथ बेहतर व्यवहार नहीं कर सकता है। और यह सच हो सकता है। लेकिन जब आप अपनी कॉल का जवाब नहीं दे सकते हैं क्योंकि आप नौकरी से बाहर हैं या कोई व्यक्ति बीमार है, तो आपको संभावित बिक्री या सेवा कार्यों में कितना खर्च करना पड़ता है? आपको महीने में दो सौ डॉलर देखने होंगे और यदि आप छूटी हुई कॉलों की तुलना कर रहे हैं, तो आप उस राशि की तुलना कर सकते हैं जो आपके पास छूटी हुई कॉल है। शटरस्टॉक के माध्यम से कॉल सेंटर फोटो
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