किसी भी संगठन में, नेतृत्व को कभी-कभी कई कारणों से कंपनी की व्यापक घोषणा करने की आवश्यकता होती है। ये कर्मचारी और कंपनी की उपलब्धियों के बारे में अच्छी ख़बरों से लेकर नीतिगत बदलावों, कटऑफ और यहां तक कि छंटनी से संबंधित कम स्वागत योग्य अपडेट तक कुछ भी हो सकते हैं। जब भी समाचार को साझा करने की आवश्यकता होती है, तो संगठनात्मक घोषणाओं को सही स्वर में लेना चाहिए और सभी आवश्यक जानकारी को कुछ संक्षिप्त पैराग्राफों में साझा करना चाहिए।
$config[code] not foundघोषणा का प्रारूपण
अधिकांश संगठनात्मक घोषणाएँ मेमो प्रारूप में की जाती हैं। पृष्ठ के शीर्ष में एक हेडर शामिल होना चाहिए जिसमें "टू" लाइन (यानी, सभी कर्मचारी, एक विशिष्ट विभाग, आदि) शामिल हों; एक "से" लाइन; तारीख; और एक विषय पंक्ति। इन लाइनों को बाएं मार्जिन के साथ संरेखित करना चाहिए।
घोषणा के बाद घोषणा, चर्चा और सारांश के प्रारूप का पालन करना चाहिए। घोषणा के विषय की घोषणा के साथ शुरू करें, या आप क्यों लिख रहे हैं। अधिक स्पष्टीकरण और विस्तार के साथ पालन करें, और एक सारांश के साथ समाप्त होता है जो घोषणा और अगले चरणों को दोहराता है। यह सुनिश्चित करने के लिए स्वर पेशेवर और प्रत्यक्ष होना चाहिए कि कर्मचारी साझा किए जा रहे समाचार को समझते हैं।
स्पष्ट, संक्षिप्त और विशिष्ट बनें
एक संगठनात्मक घोषणा का सबसे महत्वपूर्ण पहलू यह है कि यह एक प्रत्यक्ष उद्देश्य को पूरा करता है। दूसरे शब्दों में, दर्शकों को यह जानना चाहिए कि घोषणा क्या है और यह महत्वपूर्ण क्यों है। घोषणा की विषय पंक्ति में विशिष्ट हो; उदाहरण के लिए, "न्यू एम्प्लॉई वेलकम वेलकम" के बजाय "जॉन स्मिथ में आपका स्वागत है", या "हॉलिडे ऑब्जर्वेंस के बजाय" मेमोरियल डे हॉलिडे शेड्यूल "।
घोषणा के शरीर में, आप क्यों घोषणा कर रहे हैं, और फिर बारीकियों को साझा करें। उदाहरण के लिए, यदि आप लागत में कटौती के बारे में एक घोषणा भेज रहे हैं, तो आप एक छोटे पैराग्राफ से शुरू कर सकते हैं जो बेल्ट-कसने के कारणों को ध्यान में रखते हुए और आप इन नतीजों तक कैसे पहुंचे हैं। अगले कुछ पैराग्राफ में लागत में कटौती के उपायों का विस्तार होगा, जो कर्मचारियों को प्रभावित करेगा, उदाहरण के लिए, शुक्रवार को बिना यात्रा के यात्रा या मुफ्त दोपहर का भोजन काटना। पृष्ठ के अंत में, कर्मचारियों को निर्देश देना सुनिश्चित करें कि वे कहां से सवाल पूछ सकते हैं या घोषणा के बारे में अधिक जानकारी सीख सकते हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाकेवल तथ्य
संगठनात्मक घोषणाएँ बस यही हैं: घोषणाएँ। इसलिए, उन्हें अटकलों या राय के बिना उद्देश्य रहना चाहिए। जो कहा जा रहा है उसके अनुसार तथ्यों और सूचनाओं पर टिके रहें। ऐसा करने का एक अच्छा तरीका घोषणा करने के लिए एक उल्टे त्रिकोण या पत्रकारिता-शैली के दृष्टिकोण का उपयोग करना है। पहले पैराग्राफ में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ खोलें, कौन, क्या, कहाँ, कब और क्यों की घोषणा को संबोधित करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी नए कर्मचारी का स्वागत कर रहे हैं, तो कर्मचारी के नाम, उसके विभाग, जहाँ वह काम कर रहा होगा, की घोषणा करें और कर्मचारियों का स्वागत करने के लिए उसे आमंत्रित करें। यदि आपका स्वागत लंच या अन्य कार्यक्रम में हो रहा है, तो पहले पैराग्राफ में उस घटना के बारे में जानकारी शामिल करें। निम्नलिखित अनुभागों में, नए कर्मचारी के बारे में अधिक जानकारी प्रदान करें, जिसमें शिक्षा और अनुभव शामिल हैं। स्वागत के पुनर्मूल्यांकन के साथ समाप्त करें, और कर्मचारियों को निर्देश दें कि वे अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं यदि उनके पास अतिरिक्त प्रश्न हैं या उन्हें निमंत्रण के लिए RSVP चाहिए।
