एक व्यक्तिगत सहायक के लिए नौकरी का विवरण

व्यवसाय के पेशेवर जो खुद को दैनिक नौकरी की जिम्मेदारियों से अभिभूत पाते हैं, वे बर्नआउट और कम उत्पादकता को झेल सकते हैं। कुछ लोग निजी सहायकों को काम पर रख सकते हैं।इन सहायकों को केवल मुख्य कार्यकारी अधिकारियों, निदेशकों और प्रबंधकों द्वारा ही नहीं, बल्कि मशहूर हस्तियों, घर-घर के उद्यमियों और व्यस्त माताओं द्वारा नियोजित किया जाता है। व्यक्तिगत सहायक की प्राथमिक जिम्मेदारी उसके नियोक्ता के बोझ को हल्का करने में मदद करना है। उसके मालिक की जरूरतों के आधार पर उनकी नौकरी की ड्यूटी में काफी अंतर हो सकता है।

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टेलीफोन कॉल और ईमेल

व्यक्तिगत सहायक अक्सर व्यस्त पेशेवरों के लिए फोन कॉल और ईमेल संदेशों का जवाब देते हैं। सहायक को यह निर्धारित करने के लिए पर्याप्त समझदार होना चाहिए कि क्या कॉल या संदेश उसके बॉस को बाधित करने के लिए तत्काल पर्याप्त है। गैर-जरूरी संदेशों के लिए, सहायक आम तौर पर सूचना को नीचे ले जाता है और बाद में उसे अपने नियोक्ता के पास भेज देता है। अवसर पर, उसे अपने बॉस के लिए आउटगोइंग टेलीफोन कॉल करने या आउटबाउंड ईमेल संदेश भेजने की आवश्यकता हो सकती है।

यात्रा की व्यवस्था करें

व्यक्तिगत सहायक अपने नियोक्ता की यात्रा व्यवस्था बनाने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। इसमें बुकिंग फ्लाइट, कार किराए पर लेना और होटल और रेस्तरां आरक्षण शामिल हैं। सहायक सुनिश्चित करता है कि उसके बॉस के पास यात्रा कार्यक्रम की एक प्रति है। इन व्यवस्थाओं को करने के लिए, सहायक के पास आमतौर पर उसके बॉस के क्रेडिट कार्ड या वित्तीय जानकारी तक पहुंच होती है। इस कारण से, सहायक को भरोसेमंद होना चाहिए और रोजगार की स्थिति के रूप में आपराधिक पृष्ठभूमि या क्रेडिट चेक पास करने की आवश्यकता हो सकती है।

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प्रशासनिक कार्य और त्रुटि

व्यक्तिगत सहायक प्रशासनिक कार्यों के साथ मदद करते हैं, जैसे कि दस्तावेज़ और PowerPoint प्रस्तुतियाँ बनाना, बहीखाता पद्धति को व्यवस्थित करना, फाइलों को व्यवस्थित करना और प्रबंधित करना या इंटरनेट अनुसंधान। सहायक अपने बॉस के लिए काम भी चला सकती है। वह बैंक जमा कर सकता है, दोपहर का भोजन ले सकता है या बिल भुगतान बंद कर सकता है। निजी सहायक के पास ड्राइविंग लाइसेंस होना एक अच्छा विचार है।

डायरी प्रबंधन

व्यावसायिक पेशेवरों के पास आमतौर पर एक डायरी या योजनाकार होता है जिसमें दैनिक गतिविधियों का एक विस्तृत ब्रेकडाउन शामिल होता है। निजी सहायक इस डायरी का उपयोग अपने बॉस के लिए नियुक्तियों और बैठकों को निर्धारित करने और उन्हें ट्रैक पर रखने के लिए अनुस्मारक भेजने के लिए करता है।