कार्यालय स्वचालन क्लर्क नौकरी विवरण

एक कार्यालय स्वचालन क्लर्क एक प्रशासनिक पेशेवर है जो मुख्य रूप से सरकारी कार्यालयों के लिए लिपिक कर्तव्यों का पालन करता है। कार्यालय स्वचालन क्लर्क उसके या उसके विभाग के विभिन्न क्षेत्रों के बीच संचार, प्रलेखन और संचालन के प्रवाह के लिए जिम्मेदार हैं। उनके कर्तव्यों का जवाब फोन कॉल और अनुसंधान और रिपोर्ट प्रोटोकॉल के लिए पत्राचार पत्राचार से है। कार्यालय स्वचालन क्लर्क रोजगार विभाग के सभी स्तरों में सुचारू संचालन सुनिश्चित करने के लिए क्षेत्र, आंतरिक कार्यालय और पर्यवेक्षी कर्मियों को महत्वपूर्ण प्रशासनिक सहायता प्रदान करते हैं।

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आवश्यक कौशल

पत्राचार और अंतर-संचार संचार सुचारू रूप से चलाने के लिए कार्यालय स्वचालन क्लर्कों को व्यवस्थित, रोगी और चौकस होना चाहिए। उनके पास उत्कृष्ट पारस्परिक कौशल होना चाहिए और विभाग के अंदर और बाहर दोनों से कई लोगों के साथ बातचीत को संभालने में सक्षम होना चाहिए। ऑफिस ऑटोमेशन क्लर्कों को भी ज्ञान होना चाहिए और विभिन्न प्रकार के कार्यालय उपकरणों को संचालित करने में सक्षम होना चाहिए, जिनमें कॉपियर्स, मेल मीटरिंग मशीन, फैक्स मशीन और नेटवर्क पर्सनल कंप्यूटर शामिल हैं।

प्राथमिक जिम्मेदारियाँ

ड्यूटी पर रहते हुए, ऑफिस ऑटोमेशन क्लर्क मुख्य रूप से पर्यवेक्षी कर्मियों की ओर से फोन संचार, दस्तावेज तैयार करना, पत्राचार ड्राफ्ट, डेटाबेस रखरखाव और कुछ मामलों में, खोजी अनुसंधान सहित विभिन्न प्रशासनिक कार्यों को संभालते हैं। ऑफिस ऑटोमेशन क्लर्क तत्काल ऑफिस सपोर्ट जैसे डेटा सर्च, ऑफिस मेमो ड्राफ्ट या रेफरेंस रिट्रीवल के अनुरोधों का भी जवाब देते हैं। वे शीघ्र और कुशल पुनर्प्राप्ति के लिए विभाग के रिकॉर्ड और फाइलों को भी सूचीबद्ध और प्रबंधित करते हैं। ऑफिस ऑटोमेशन क्लर्क लगातार ध्वनि विभाग संचार सुनिश्चित करने के लिए विभाग के कर्मियों के विभिन्न स्तरों के साथ बातचीत और सहयोग करते हैं।

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माध्यमिक कार्य

यद्यपि कार्यालय स्वचालन क्लर्क अपने प्राथमिक कर्तव्यों में विविध हैं, वे नए क्लर्कों को प्रशिक्षित करने, कर्मचारियों की बैठकों में भाग लेने और कार्यालय सामंजस्य का समर्थन करने के लिए पिकनिक और अवकाश दलों जैसे विभाग-प्रायोजित सामाजिक कार्यों में भाग लेने जैसे माध्यमिक कार्य भी करते हैं। कुछ कार्यालय स्वचालन क्लर्क अपनी पहल पर कार्य करते हैं, जैसे कि कार्यालय के वातावरण को बेहतर बनाने के लिए सचित्र चार्ट, कैलेंडर या प्रेरक पोस्टर बनाना। कार्यालय स्वचालन क्लर्कों को कभी-कभी अनुपस्थित पर्यवेक्षक या साथी क्लर्क की प्रशासनिक जिम्मेदारियों के साथ-साथ कुछ अवसरों पर लेने के लिए गिना जाता है।

बैकग्राउंड प्रोफाइल

सरकार द्वारा नियोजित कार्यालय स्वचालन क्लर्कों को अमेरिकी नागरिक होना चाहिए जो 18 वर्ष या उससे अधिक आयु के हैं। अधिकांश विभागों को न्यूनतम सामान्य कार्यालय अनुभव के छह महीने और कम से कम 20 पाउंड उठाने की क्षमता की आवश्यकता होती है। सभी कार्यालय स्वचालन क्लर्कों को निजी डेटा फ़ाइलों तक पहुंच के लिए गोपनीय सुरक्षा मंजूरी या उच्चतर के लिए पृष्ठभूमि की जांच पास करना आवश्यक है। पुरुष कार्यालय स्वचालन क्लर्कों को चयनात्मक सेवा के लिए पंजीकृत होना चाहिए।