कई कंपनियों में, मानव संसाधन विभाग प्रत्येक कर्मचारी के सभी रिकॉर्ड, अतीत और वर्तमान को संभालता है। इन अभिलेखों को पारंपरिक रूप से कागज पर रखा गया था, भंडारण के साथ समस्याएँ, रिकॉर्ड और दीर्घायु का पता लगाने की क्षमता। एक कम्प्यूटरीकृत कार्मिक प्रणाली में परिवर्तन से इन मुद्दों में से कुछ को हल करने में मदद मिल सकती है।
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पेपर रिकॉर्ड रखने में बहुत अधिक जगह लगती है। जितने अधिक कर्मचारी एक कंपनी के पास होते हैं, उतने अधिक स्थान को सभी रिकॉर्ड को संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है, खासकर यदि कंपनी पिछले कर्मचारियों के लिए रिकॉर्ड रखती है। एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली एक कंपनी को डिजिटल रूप में कागज दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की अनुमति देती है, जो केवल कंप्यूटर के लिए जगह लेती है। अधिकांश कंप्यूटरों में सभी आवश्यक कर्मचारी रिकॉर्ड को संग्रहीत करने के लिए बहुत सारे हार्ड ड्राइव स्थान हैं। एक कंपनी किसी अन्य कार्यालय या किसी अन्य प्रकार के भंडारण के लिए कागजी रिकॉर्ड के लिए पूर्व भंडारण स्थान का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र है।
$config[code] not foundसरल उपयोग
पेपर रिकॉर्ड, चाहे वे कितनी भी अच्छी तरह से दायर किए गए हों, प्रत्येक विशेष जानकारी के लिए खोज करने में कई मिनट लग सकते हैं। आपको सही कर्मचारी के लिए फ़ाइल ढूंढनी चाहिए, जो आमतौर पर तब तक आसान होती है जब तक कि फ़ाइलों को अच्छी वर्णमाला के क्रम में रखा जाता है, लेकिन फिर भी आपको इसे प्राप्त करने के लिए कितने फाइलिंग कैबिनेट्स पर चलना चाहिए, इसके आधार पर समय लग सकता है। उसके बाद आपको अभी भी अपनी ज़रूरत के विशेष दस्तावेज़ का पता लगाना होगा, जिसमें समय लग सकता है, खासकर अगर कर्मचारी की फ़ाइल मोटी हो। हालाँकि, यदि कार्मिक प्रणाली को कंप्यूटर पर संग्रहीत किया जाता है, तो कंप्यूटर की खोज सुविधाओं के माध्यम से आपके द्वारा खोजी जा रही जानकारी को खोजना सेकंड के लिए है। नियोक्ता कई कंप्यूटरों और यहां तक कि कई शहरों में स्थित कार्यालयों से भी फाइल देख सकते हैं।
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पेपर फ़ाइलों के भीतर विशिष्ट दस्तावेजों की खोज करते समय समय की बचत के अलावा, नियोक्ता अन्य तरीकों से समय बचा सकते हैं। यदि किसी नियोक्ता को अनुशासनात्मक कार्रवाई के कारण या प्रदर्शन की समीक्षा के लिए किसी की कागजी फ़ाइल की आवश्यकता होती है, तो उसे किसी व्यक्ति के लिए फ़ाइल का पता लगाने और उसे देने के लिए इंतजार करना होगा। जब सिस्टम कम्प्यूटरीकृत होता है, तो वह प्रतीक्षा किए बिना ही अपने कंप्यूटर की जानकारी देख सकता है। दाखिल-खारिज के समय की बचत के लिए दस्तावेजों को दाखिल करना भी अधिक तेज़ी से किया जाता है।
आंकड़े
नियोक्ता कभी-कभी अपने कर्मचारियों और कंपनी की जरूरतों का मूल्यांकन करने के लिए आंकड़ों पर भरोसा करते हैं। जब कर्मियों के रिकॉर्ड को कम्प्यूटरीकृत किया जाता है, तो एक नियोक्ता कंप्यूटर को कंपनी के सुधार के तरीके खोजने के लिए आउटपुट स्तर, अनुपस्थिति या टर्नओवर दरों जैसे विशिष्ट आंकड़े इकट्ठा करने का निर्देश दे सकता है। ये आँकड़े एक नियोक्ता को महत्वपूर्ण जानकारी का खजाना दे सकते हैं। यदि ऊपरी प्रबंधन इन आँकड़ों का अनुरोध करता है, तो कंप्यूटर जानकारी को संकलित करना आसान बनाता है और आँकड़ों को बेहतर ढंग से चित्रित करने के लिए जल्दी से एक ग्राफ बना सकता है।
रुझान
कुछ कर्मचारी अपने काम की आदतों में प्रवृत्तियों का प्रदर्शन करते हैं जो संभावित मुद्दों पर एक नियोक्ता का सुराग लगा सकते हैं। उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को सप्ताह के प्रत्येक दिन सप्ताह के प्रत्येक जोड़े को एक बार बीमार होने की आदत हो सकती है। कुछ कर्मचारी सप्ताहांत का विस्तार करने के लिए सोमवार या शुक्रवार को चुनते हैं, जबकि अन्य सप्ताह के मध्य में एक दिन का उपयोग करके अधिक विवेकपूर्ण मार्ग चुनते हैं। एक कम्प्यूटरीकृत कार्मिक प्रणाली एक नियोक्ता को रुझानों की पहचान करने में मदद कर सकती है जैसे कि कागज के रिकॉर्ड और मेमोरी पर निर्भर होने से अधिक आसानी से।
