बैठक ज्ञापन बैठक के उद्देश्य, प्रासंगिक तथ्यों और कैसे प्राप्तकर्ताओं को सूचना का जवाब देना चाहिए। मेमो को सीधे और संक्षिप्त रूप में रखें और इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजें या इसे अपने कर्मचारियों के आंतरिक मेल बॉक्स में रखें। एक ठोस व्यवसाय बैठक ज्ञापन प्रबंधकों, टीम के नेताओं और सह-कर्मचारियों को आगामी बैठकों के बारे में कर्मचारियों के साथ समय पर, प्रभावी तरीके से जानकारी साझा करने में मदद करता है।
$config[code] not foundमेमो प्रारूप
मीटिंग मेमो को प्रारूपित करते समय लिखित व्यापार संचार के लिए मानक प्रक्रियाओं का पालन करें - सिंगल स्पेस और लेफ्ट कंटेंट को जस्टिफाई करता है, पैराग्राफ के बीच एक लाइन छोड़ता है, हर पीरियड के बाद एक स्पेस देता है और जब आप नया पैराग्राफ शुरू करते हैं तो इंडेंट नहीं करते हैं। विशिष्ट शीर्षकों का उपयोग करें, जैसे महत्वपूर्ण जानकारी की पहचान करने में मदद करने के लिए "मीटिंग में क्या लाना है", और गिने हुए सूचियां और बुलेट पॉइंट प्रदान करें ताकि वे जल्दी से अपनी ज़रूरत की जानकारी का पता लगा सकें, पर्ड्यू यूनिवर्सिटी ऑनलाइन राइटिंग लैब की सिफारिश करता है। शीर्ष पर 1.5 इंच का मार्जिन छोड़ें - जब तक आप लेटरहेड का उपयोग नहीं करते हैं और मार्जिन को बढ़ाना चाहिए - और पृष्ठ के शीर्ष पर बोल्डफेस कैपिटल अक्षरों में "मेमोरैंडम" शब्द लिखें, न्यू ऑरलियन्स में लोयोला विश्वविद्यालय की सिफारिश करता है।
विवरण और विषय वस्तु
बैठक के बारे में विशेष जानकारी प्रदान करें। मीटिंग के लिए प्रासंगिक अन्य मुद्दों पर चर्चा करने के लिए मीटिंग मीटिंग का उपयोग न करें, मैरीलैंड यूनिवर्सिटी कॉलेज के विश्वविद्यालय की सिफारिश की। बैठक की तारीख, समय और स्थान, प्राथमिक विषय और शीर्षक में बैठक का संचालन कौन शामिल करें। मेमो को अलग-अलग कर्मचारियों, पूरे विभाग, एक विशिष्ट टीम या पूरे स्टाफ को आवश्यकतानुसार संबोधित करें। बैठक में चर्चा की जाने वाली बातों का एक संक्षिप्त सारांश प्रदान करें और निर्देश या संलग्नक शामिल करें यदि आप चाहते हैं कि कर्मचारी बैठक की तारीख से पहले सामग्री पढ़ें या तैयार करें। अपने ज्ञापन को एक पृष्ठ या उससे कम पर रखें।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाव्यावसायिक स्वर
अपने ज्ञापन में आम रोजमर्रा की पेशेवर भाषा का उपयोग करें और स्लैंग, व्यंग्य या चुटकुलों से बचें। स्पष्ट रूप से बताएं कि कब, कहां और क्यों आप बैठक का संचालन कर रहे हैं, और फ्रिली शब्दावली शब्दों के साथ प्राप्तकर्ताओं को प्रभावित करने की कोशिश न करें। विनम्र और विनम्र स्वर बनाए रखते हुए, अपने बैठक विवरण और निर्देशों के साथ सीधे और विशिष्ट रहें। भावना से बचें और बैठक के बारे में बुनियादी तथ्यों से चिपके रहें, लोयोला विश्वविद्यालय के अनुसार। यहां तक कि अगर आप बैठक के दौरान भावनात्मक रूप से चार्ज किए गए मुद्दों, संघर्षों या कंपनी की चिंताओं पर चर्चा कर रहे हैं, तो आपके मीटिंग मेमो को एक शांत, तटस्थ स्वर की आवश्यकता होती है।
एक बैठक ज्ञापन भेजने के तरीके
आम तौर पर सहकर्मियों और कर्मचारियों के साथ संवाद करने के तरीके को एक बैठक भेजें। उदाहरण के लिए, एक प्राथमिक स्कूल के प्रिंसिपल प्रत्येक शिक्षक के आंतरिक मेल बॉक्स में मेमो की एक हार्ड कॉपी रख सकते हैं। या, वह शिक्षकों के काम के ईमेल पते पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से मेमो भेज सकता है। केवल अपने कर्मचारियों को एक पाठ संदेश ज्ञापन भेजें यदि आपने उन्हें पहले से सूचित किया है कि आप उस तरह से पत्र-व्यवहार करें। मेमो आमतौर पर टेक्स्ट मैसेजिंग का उपयोग करने के लिए बहुत लंबा होता है जब तक कि आप केवल तारीख, समय और स्थान की आपूर्ति नहीं कर रहे हैं। व्यवसाय के लिए कर्मचारियों के व्यक्तिगत ईमेल खातों का उपयोग करने से बचें, लेकिन ईमेल पते को काम के पते पर भेजने में संकोच न करें।
