व्यवसाय की दुनिया में, नियमित व्यवसाय पत्र कंपनियों, ग्राहकों और विक्रेताओं के बीच आवश्यक संचार प्रथाओं का हिस्सा हैं। एक व्यावसायिक पत्र का उपयोग प्राप्तकर्ता को किसी भी परिवर्तन, अपडेट या समाचार के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करने के साधन के रूप में किया जाता है जिसे किसी संगठन को साझा करना होता है। व्यावसायिक पत्र औपचारिक दस्तावेज हैं और, जैसे कि, पेशेवर स्वर में लिखा जाना चाहिए। स्वरूपण मानक यह सुनिश्चित करने के लिए भी लागू होते हैं कि व्यावसायिक पत्रों में स्थिरता और एक पेशेवर उपस्थिति हो।
$config[code] not foundअपने कंप्यूटर पर अपना लेखन आवेदन खोलें। रूटीन व्यापार पत्र टाइप किए जाने चाहिए, हाथ से लिखे हुए नहीं। एक रिक्त दस्तावेज़ बनाएं और इसे अपनी कंप्यूटर फ़ाइलों में सहेजें।
पृष्ठ के शीर्ष से लगभग छह स्थान नीचे रखें। आप अपनी कंपनी के लेटरहेड के लिए अपने पत्र के शीर्ष पर कमरा छोड़ना चाहते हैं, जो कि पत्र पर छपा हुआ होगा। पृष्ठ के बाईं ओर दिनांक टाइप करें। दिनांक को बाहर लिखें, जैसे कि "सितंबर 16, 2011," के बजाय "9/16/11"।
तिथि से दो स्थान नीचे ले जाएं। पता करने वाले का नाम टाइप करें, उसके बाद उसका पेशेवर शीर्षक। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कंपनी के सीईओ को पत्र संबोधित कर रहे हैं, तो आप "जॉन स्मिथ, सीईओ" लिखेंगे। एक लाइन छोड़ें और प्राप्तकर्ता के संगठन का नाम लिखें। दूसरी पंक्ति को छोड़ें और उस पूरे पते को शामिल करें जहाँ पत्र को भेजा जा रहा है।
अपने अभिवादन को अंदर के पते से दो स्थान नीचे लिखें। एक नियमित व्यापार पत्र के लिए, एक उपनिवेश द्वारा "प्रिय श्री स्मिथ" को एक उचित सलामी दी जाती है।आपको हमेशा एक व्यक्तिगत शीर्षक शामिल करना होगा, जैसे "डॉ," "सुश्री" और "श्री," जब तक आप प्राप्तकर्ता के लिंग को नहीं जानते हैं। यदि आप प्राप्तकर्ता के लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, तो व्यक्तिगत शीर्षक को समाप्त करके और अभिवादन में पूरे नाम का उपयोग करके इसे तटस्थ रखें, इसलिए यह "प्रिय क्रिस स्मिथ।"
एक पंक्ति छोड़ें और अपने पत्र का मुख्य भाग शुरू करें। बाईं ओर के साथ शरीर को प्रारूपित करें, सेटिंग को अवरुद्ध करें ताकि आपके पैराग्राफ साफ दिखें। अपने पत्र के मुख्य भाग को संक्षिप्त और पेशेवर तरीके से लिखें। आपका मुख्य बिंदु शुरुआत में ही बताया जाना चाहिए। आप लिख सकते हैं, "यह पत्र बीच में विलय के जवाब में है …" अपने पत्र के शरीर में फुल और भराव को जोड़ने से बचें। प्राप्तकर्ता केवल वही पढ़ना चाहते हैं जो उन्हें जानना आवश्यक है।
यदि आपके पत्र का शरीर एक पैराग्राफ से अधिक लंबा है, तो पैराग्राफ के बीच एक एकल रिक्त रेखा छोड़ दें।
"धन्यवाद," "कॉर्डियल" या "ईमानदारी से" कहकर व्यवसाय पत्र को बंद करें। क्लोजर आपके शरीर पैराग्राफ में अंतिम पंक्ति के बाद एक स्थान पर जाना चाहिए। चार लाइनें छोड़ें और अपना नाम लिखें। पत्र छपते ही रिक्त स्थान का उपयोग आपके गीले हस्ताक्षर के लिए किया जाएगा।
किसी भी संलग्नक को सूचीबद्ध करें जिसे आप संलग्न कर रहे हैं। अपने टाइप किए गए नाम के बाद एक लाइन छोड़ें और एन्क्लोज़र लिखें, उसके बाद एक कोलन और फिर उस दस्तावेज़ का नाम जिसे आप पत्र के साथ भेज रहे हैं।
