एक सुव्यवस्थित कार्यालय समय की बचत करता है और आपको और अधिक खुश करने के लिए और सहकर्मियों को खुश करता है।
कागज के ढेर के माध्यम से उतारा जा रहा है, जंबल्ड दराज, पेचीदा तारों और चारों ओर बैठे सामान के बक्से, एक बड़ा सौदा नहीं लग सकता है, लेकिन यह एक वास्तविक शारीरिक बोझ है जब आप उन चीजों के लिए समय बिताने पर विचार करते हैं जिन्हें ढूंढना आसान होना चाहिए, लेकिन नहीं हैं। अव्यवस्थित इलेक्ट्रॉनिक फाइलें और भ्रम एक बड़ी समस्या है।
$config[code] not foundफिर मानसिक बोझ है। चाहे आप होशपूर्वक इसे महसूस करते हैं या नहीं, अव्यवस्था हर किसी को तनाव दे सकती है।
यहां आपके भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक कार्य स्थान को व्यवस्थित करने के 21 तरीके दिए गए हैं।
इसे दूर हो जाओ
बुककेस और ठंडे बस्ते वाली इकाइयों के साथ लंबवत जाएं। अक्सर हम डेस्कटॉप स्पेस या फ्लोर स्पेस से बाहर निकल जाते हैं। ऊर्ध्वाधर भंडारण अंतरिक्ष का अधिक कुशल उपयोग करता है और आंख के स्तर पर अधिक डालता है।
"गतिविधि केंद्र" बनाएं
एक क्षेत्र में एक गतिविधि को पूरा करने के लिए आपको वह सब कुछ करना होगा, खासकर यदि आप एक गतिविधि नियमित रूप से करते हैं। आप समय की बर्बादी से बचेंगे और आपको जो चाहिए, उसे इकट्ठा करना होगा। उदाहरण के लिए, पैकिंग और शिपिंग आपूर्ति और उपकरण एक क्षेत्र में होने चाहिए। या जब आप यात्रा करते हैं तो अपने साथ ले जाने वाली वस्तुओं के लिए एक शेल्फ बनाएं, जैसे कि आपकी यात्रा अटैची, नियोप्रीन आस्तीन और पोर्टेबल चार्जर।
फाइल इट, स्कैन इट, श्रेड इट
अपने डेस्कटॉप को अपने इनबॉक्स के रूप में उपयोग न करें, क्योंकि महत्वपूर्ण पेपर (चेक की तरह!) खो सकता है। हस्ताक्षरित अनुबंध और अन्य वस्तुएं जिन्हें आप कागज़ के रूप में रखना चाहते हैं, उन्हें तुरंत दर्ज किया जाना चाहिए। किसी और चीज को डिजिटल रूप में स्कैन करें। छीजें और त्यागें या कागज को रीसायकल करें।
सब कुछ के लिए एक फ़ोल्डर
सभी कागज दस्तावेजों के लिए एक फ़ोल्डर है। मनीला इनर फोल्डर्स के साथ पेंडाफ्लेक्स हैंगिंग फोल्डर एक सस्ता उपाय है। दोनों को लेबल करें। पेंडाफ्लेक्स फ़ोल्डर फाइलिंग कैबिनेट में आपके प्लेसहोल्डर हैं, और हर समय वहां छोड़ दिया जाना चाहिए। आंतरिक मनीला फ़ोल्डर वह है जिसे आप आवश्यकतानुसार बाहर निकालते हैं। फिर जब यह किया जाता है तो पेंडाफ्लेक्स में मनीला फ़ोल्डर को परिष्कृत करना आसान है।
लपेटें कंप्यूटर तार
एक उलझी हुई गंदगी में कंप्यूटर केबल और बिजली के तार मिला? आप केवल एक ही नहीं हैं सौभाग्य से, विशेष मोड़ और कॉर्ड कवर चीजों को साफ रख सकते हैं। अपनी डोरियों को लेबल करें, ताकि आप किसी चीज़ को डिस्कनेक्ट या स्थानांतरित करने के लिए सही पा सकें।
आप के सामने "मन के शीर्ष" आइटम रखने के लिए कॉर्कबोर्ड का उपयोग करें
यदि आपको किसी कार्य के लिए चेकलिस्ट या किसी प्रकार के अनुस्मारक को संदर्भित करने की आवश्यकता है, तो उसे अपने डेस्क के पास एक कॉर्कबोर्ड पर पिन करें। यह किसी भी नई प्रक्रिया के लिए अच्छा है जब तक कि यह एक अभ्यस्त आदत नहीं बन जाती। बस उस आइटम को अनचेक करें जब आपको अब इसे संदर्भित करने की आवश्यकता नहीं है।
एक ही स्थान पर सभी मैनुअल स्टोर करें
कभी अपने प्रिंटर के लिए ऑपरेशन मैनुअल को संदर्भित करने की आवश्यकता है? या अपने ब्लूटूथ हेडसेट के साथ आए छोटे निर्देश फ्लायर को खोजें? यदि आप एक समर्पित दराज, प्लास्टिक के टोकरे या फ़ोल्डर में सभी मैनुअल रखते हैं - तो आपको उनके लिए शिकार नहीं करना पड़ेगा।
डिवाइडर बनाएं
यदि आपके दराज में बिल्ट-इन डिवाइडर नहीं हैं, तो सस्ती धातु या लकड़ी के डिवाइडर खरीदें - या बेहतर अभी तक, पुनर्नवीनीकरण प्लास्टिक। डिवाइस चार्जर व्यवस्थित करें; कलम; पेपर क्लिप्स; नोटपैड और चिपचिपा नोट; कैंची और अन्य सामान। न केवल एक संगठित दराज समय बचाता है, अगर आप दिन में कई बार एक गड़बड़ गड़बड़ में गोता लगाने के लिए नहीं है, तो आप कम तनाव महसूस करेंगे।
अलमारियों को व्यवस्थित रखने के लिए एक लेबलर का उपयोग करें
यह केवल उन फ़ाइलों को नहीं है जिनकी लेबल की आवश्यकता है। अलमारियों और दराज उन्हें लेबल करने से लाभ उठा सकते हैं। इस तरह से कार्यालय में हर कोई चीजों को वापस करने का सही स्थान जानता है।
एक "करने के लिए" सूची रखें
शारीरिक अव्यवस्था के रूप में मानसिक अव्यवस्था एक मुद्दा है। गेटिंग थिंग्स सिस्टम में मुख्य बिंदुओं में से एक आपके सिर और कागज (या एक इलेक्ट्रॉनिक सूची) से आइटम प्राप्त करना है। इस तरह, आप हाथ में काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। बस अपनी टू-डू सूची को छोटा और अस्पष्ट रखें।
साप्ताहिक रखरखाव और सफाई करें
प्रत्येक वर्कवेक के अंत में, सप्ताह के दौरान उपयोग की जाने वाली चीजों को उनके स्थानों पर वापस रखें। कागज़ या फ़ाइल का ढेर। यदि आप अव्यवस्था को बहुत लंबा नहीं होने देते हैं, तो संगठित रहना आसान है।
कंपनी दस्तावेजों के लिए एक केंद्रीय क्लाउड स्थान का उपयोग करें
समय बचाने और सभी के लिए अपनी "आभासी फाइलिंग" प्रणाली स्थापित करने की आवश्यकता से बचने का एक शानदार तरीका कंपनी दस्तावेजों के लिए एक केंद्रीय क्लाउड स्थान का उपयोग करना है। दस्तावेज़ साझा करने के लिए Google डिस्क या OneDrive जैसे विकल्प आपको विषय या क्लाइंट द्वारा केंद्रीय फ़ोल्डर सेट करने देते हैं।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट या टास्क मैनेजर सॉफ्टवेयर का उपयोग करें
एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली परियोजनाओं के साथ कर्मचारियों को ट्रैक पर रखती है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह पेपर टू-डू सूचियों और ईमेल निर्देशों को समाप्त करता है, और भ्रम की स्थिति पैदा होती है।
क्लाउड में प्राप्तियों और स्टोर को स्कैन करें
फिर आप कागजी रसीदें त्याग सकते हैं। नए मोबाइल ऐप्स के साथ आपको स्कैनर की भी आवश्यकता नहीं है - आप केवल एक फोटो लेते हैं। उन्नत एप्लिकेशन के साथ आप अपने अकाउंटिंग रिकॉर्ड या क्रेडिट कार्ड रिकॉर्ड के साथ प्राप्तियों को स्वचालित रूप से सिंक कर सकते हैं (मैनुअल कीइंग से बचते हुए)।
त्वरित संदर्भ के लिए ब्राउज़र बुकमार्क्स का उपयोग करें
क्या आप कभी भी आवर्ती संदर्भ साइटों या लॉगिन स्क्रीन के लिंक के लिए शिकार का समय बिताते हैं? या याद नहीं है कि उन्हें कहां खोजना है? उन्हें बुकमार्क करें और फ़ोल्डरों में बुकमार्क व्यवस्थित करें, ताकि आप उन्हें कुछ ही क्लिक में प्राप्त कर सकें।
आवर्ती आदेशों के लिए पसंदीदा सूची सहेजें
एक और समय है कि आप नियमित रूप से उपयोग करने वाले ऑनलाइन खुदरा विक्रेताओं की पसंदीदा सूचियों को बचाएं। इस तरह आपको हर बार खरीदते समय समान आपूर्ति नहीं देखनी पड़ेगी। Staples.com जैसी साइटें आपको पसंदीदा सूचियाँ सहेजने देती हैं, और यह सुपर सुविधाजनक है।
पुरालेख पुरानी फ़ाइलें
यदि आपने पिछले वर्ष में कंप्यूटर फ़ाइलों (विशेष रूप से ईमेल!) का उपयोग नहीं किया है, तो उन्हें संग्रहित करें। आपके पास अभी भी उनके पास है, लेकिन आपको वर्तमान आइटम खोजने के लिए उनके माध्यम से नहीं मिटना होगा। एक निश्चित समय के बाद भी संग्रहीत फ़ाइलों को हटाने के लिए एक नीति निर्धारित करने पर विचार करें।
पर्याप्त एंटी-वायरस और एंटी-मैलवेयर सॉफ़्टवेयर रखें
कंप्यूटर वायरस और मैलवेयर के हमलों के कारण कुछ चीजें खोई हुई फ़ाइलों या खोए हुए समय की तुलना में अधिक व्यवधान और भ्रम पैदा कर सकती हैं। 'निफ ने कहा!
एक नोट आयोजन ऐप का उपयोग करें
नोट एवरनोट, माइक्रोसॉफ्ट के वननोट और सिंपल नॉट जैसे ऐप आपको वेब रिसर्च और इलेक्ट्रॉनिक नोट्स को व्यवस्थित और संग्रहीत करने में मदद कर सकते हैं।
सही मायने में "स्मार्ट" फ़ोन समय बचाने वाले होते हैं
स्मार्ट फोन बुद्धिमानी से समय बचाते हैं और हमें खुश कर सकते हैं। हम बिना अपराधबोध के पारिवारिक कार्यक्रम के लिए कार्यालय से बच सकते हैं, क्योंकि कुछ भी महत्वपूर्ण होने पर भी हम संपर्क में रहते हैं। आवश्यक ऐप्स चलाने के लिए पर्याप्त आंतरिक मेमोरी वाले शक्तिशाली स्मार्टफोन हों।
सभी उपकरणों के लिए स्वचालित सिंक
स्मार्टफोन की बात करें, तो व्यापार के मालिक और कर्मचारी एक जैसे कई उपकरणों का उपयोग कर रहे हैं - शायद एक डेस्कटॉप कंप्यूटर, टैबलेट और प्रति व्यक्ति स्मार्टफोन, सभी एक ही दिन में। क्लाउड फ़ाइल भंडारण या कम से कम फ़ाइलों को स्वचालित रूप से सिंक करने की क्षमता समय बचाने और सबसे हाल की फ़ाइल न होने से भ्रम से बचने के लिए आवश्यक है।
मेमोरी और स्पीड के लिए अपग्रेड कंप्यूटर
आप यह भी महसूस नहीं कर सकते हैं कि जब आप जो कुछ भी करते हैं वह कितना समय बर्बाद होता है, या इससे भी बदतर, जमा देता है या नियमित रूप से क्रैश होता है। पिछले साल पर्याप्त मेमोरी और प्रोसेसर की गति, इस साल के कार्य तक नहीं हो सकती है। इसलिए अपग्रेड करें!
वे मेरे 21 कार्यालय भंडारण और संगठन के विचार हैं। अपने कार्यालय को व्यवस्थित करने और अव्यवस्था और अव्यवस्था जानवर को बांधने के लिए आपके सर्वोत्तम सुझाव क्या हैं?
शटरस्टॉक के माध्यम से कार्यालय की तस्वीर
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