एक कार्यकारी सचिव की चुनौतियां

एक कार्यकारी सचिव उच्च-स्तरीय कार्यकारी को बना या बिगाड़ सकता है जो उस पर निर्भर करता है। कार्यभार संभालने और लक्ष्यों को पूरा करने की उसकी क्षमता न केवल कार्यालय में दैनिक कार्यों के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि संगठन के प्रदर्शन के लिए भी महत्वपूर्ण है। यह एक चुनौतीपूर्ण भूमिका है जिसमें शिक्षा, अनुभव और कौशल की आवश्यकता होती है।

एक बड़ा भार

कार्यभार का प्रबंधन एक कार्यकारी सचिव के रूप में आपके सामने आने वाली सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक हो सकता है, खासकर यदि आप एक से अधिक कार्यकारी का समर्थन करते हैं। अधिकारियों के बीच संघर्ष की प्राथमिकताएं आपको खंडित महसूस करवा सकती हैं, खासकर जब अंतिम समय में परिवर्तन होता है। अमेरिका के श्रम सांख्यिकी ब्यूरो की रिपोर्ट है कि संगठनात्मक कौशल कार्यकारी सचिवों द्वारा आवश्यक शीर्ष चार गुणों में से एक हैं। यह सुनिश्चित करने की आपकी क्षमता कि रिपोर्ट, फाइलें और अन्य डेटा ठीक से दायर किए गए हैं, आसानी से उपलब्ध हैं और सुरक्षित आपके वरिष्ठों के काम को बहुत आसान बना देते हैं।

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लोग मुद्दे

कोई भी कार्यकारी सचिव शून्य में काम नहीं करता है। आप वह व्यक्ति हैं जिनके लिए अन्य प्रबंधकों, कर्मचारियों, विक्रेताओं, ग्राहकों, बोर्ड के सदस्यों और आगंतुकों को सबसे अधिक संभावना है जब उन्हें कुछ चाहिए। कुछ मामलों में, आपको उन लोगों से निपटना चाहिए जो कठिन हैं, या जो आपको एक अधीनस्थ के रूप में देखते हैं जिन्हें वे धमकाने के लिए कर सकते हैं। एक कार्यकारी सचिव को कठिन परिस्थितियों का आकलन करने में सक्षम होना चाहिए, फिर गोपनीयता और अच्छे कामकाजी संबंधों को बनाए रखते हुए - स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से संवाद करें।

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समय, समय, समय

कार्यकारी सचिव के लिए समय प्रबंधन एक और बड़ी चुनौती है। आप आमतौर पर न केवल अपने समय का प्रबंधन करते हैं, बल्कि आपके द्वारा समर्थित लोगों के लिए व्यावसायिक कार्यक्रम भी। बार-बार रुकावट कई कारणों से होती है। आप बैठकों के समन्वय, नियुक्तियाँ करने, यात्रा की व्यवस्था करने और अन्य गतिविधियों का समय निर्धारण करने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। कार्यकारी सचिव कभी-कभी काम-जीवन के संतुलन के साथ संघर्ष करते हैं। कई अधिकारी लंबे समय तक काम करते हैं - और अपने कार्यकारी सचिव से भी ऐसा करने की उम्मीद कर सकते हैं। इसके अलावा, आप अपने व्यस्त कार्यक्रम के दौरान अपने मालिकों के साथ संवाद करने का समय खोजने के लिए संघर्ष कर सकते हैं।

पर्यवेक्षण और परियोजना प्रबंधन

अतिरिक्त कर्तव्य जटिल और समय लेने वाले हो सकते हैं, लेकिन कार्यकारी सचिव को उनके अन्य कार्यों के अलावा उन्हें पूरा करना होगा। एक कार्यकारी सचिव भी एक पर्यवेक्षक हो सकता है और उसके पास प्रबंधन जिम्मेदारियां हो सकती हैं। एक बड़े कार्यालय में, आपके पास एक या एक से अधिक जूनियर सचिव हो सकते हैं जो आपको रिपोर्ट कर रहे हैं। आपको उनके काम को असाइन करना और उनकी निगरानी करना, प्रशिक्षण प्रदान करना और संपूर्ण प्रदर्शन मूल्यांकन करना होगा। कुछ कार्यकारी सचिवों की अपनी बड़ी परियोजनाएँ भी हैं। उन्हें एक बड़ी परियोजना पर अनुसंधान करने, सांख्यिकीय जानकारी एकत्र करने और डेटाबेस का प्रबंधन करने, बैठकों के लिए रिपोर्ट चलाने या बजट विकसित करने के लिए सौंपा जा सकता है।

तैयारी, वेतन और आउटलुक

इन चुनौतियों को पूरा करने के लिए, एक कार्यकारी सचिव को आम तौर पर बीएलएस के अनुसार एक सहयोगी की डिग्री या कुछ कॉलेज, और कई वर्षों के काम से संबंधित अनुभव की आवश्यकता होती है। कुछ संगठनों में, स्नातक की डिग्री की आवश्यकता हो सकती है। अधिकांश कार्यकारी सचिवों को उस विशिष्ट व्यवसाय या उद्योग के बारे में काफी जानकारी होनी चाहिए, जिसमें वे काम करते हैं। प्रमाणन उपलब्ध है और ज्ञान और क्षमता का संकेत हो सकता है। 2012 में इस व्यवसाय के लिए औसत वेतन $ 35,330 प्रति वर्ष था, और बीएलएस 2012 से 2022 तक 12 प्रतिशत की औसत नौकरी वृद्धि का प्रोजेक्ट करता है।