सचिव कार्यों में विभिन्न लिपिक कर्तव्यों जैसे कि फोन का जवाब देना, टाइप करना, दाखिल करना, मेल खोलना और कॉफी प्राप्त करना शामिल हो सकते हैं। एक सचिव जो एक प्रबंधक के सहायक के रूप में कार्य करता है, उसके समान कार्य होते हैं। हालांकि, इस तरह के सचिव सीधे प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं (जैसा कि कंपनी में बाकी सभी के विपरीत है) और प्रबंधक को अपने काम को आसान बनाने के साथ-साथ कार्यालय को व्यवस्थित रखने के लिए विभिन्न तरीकों से सहायता करता है।
$config[code] not foundसंचार कार्य
एक प्रबंधक के सचिव के रूप में, आप अक्सर उन लोगों के लिए संपर्क के पहले व्यक्ति होंगे जो कंपनी के भीतर और बाहर अपने बॉस तक पहुंचने की कोशिश कर रहे हैं। रिसेप्शनिस्ट या महासचिव के विपरीत जो पूरे स्टाफ के लिए फोन का जवाब देता है, आप केवल अपने प्रबंधक के लिए आने वाली कॉल का जवाब देने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। आपको यह निर्धारित करने के लिए स्क्रीन कॉल करना होगा कि क्या आप कॉलर की मदद कर सकते हैं या यदि आपका बॉस कॉल लेने के लिए उपलब्ध है। प्रबंधक की सहायता में आपके प्रबंधक के कार्यालय में आने वाले आगंतुकों को अभिवादन करना और उन्हें आपके प्रबंधक के निर्देशों के अनुसार निर्देशित करना शामिल है। आपके प्रबंधक के लिए सचिव के कार्यों में लिखित पत्राचार के माध्यम से उसकी ओर से अन्य पेशेवरों से जुड़ना, फोन कॉल करना और ईमेल भेजना शामिल हो सकता है।
संगठन के कार्य
प्रबंधकों को उम्मीद है कि उनके सचिव संगठित होंगे। आप यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार होंगे कि कार्यालय की फाइलों को व्यवस्थित रूप से रखा जाए और किसी भी गोपनीय दस्तावेज को सुरक्षित क्षेत्र में रखा जाए। आपको यह पता लगाने के लिए इनकमिंग मेल के माध्यम से छाँटना पड़ सकता है कि आपके मैनेजर को क्या दिया गया है, दायर या खारिज कर दिया गया है। प्रबंधक की सहायता करने में अक्सर उसका समय निर्धारित रखना शामिल होता है। वह आपसे अपेक्षा करेगा कि आप उनकी नियुक्तियों पर नज़र रखें, बैठकों का समय निर्धारित करें और ज़रूरत पड़ने पर उनकी यात्रा की व्यवस्था करें। अतिरिक्त कार्यों में कॉन्फ्रेंस कॉल सेट करना और बैठकों में भाग लेना और एजेंडा प्रदान करना और मिनट लेना शामिल हो सकते हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाप्रबंधकीय कार्य
भले ही आप प्रबंधक के सचिव हों, आपकी कुछ जिम्मेदारियों में प्रबंधन शामिल हो सकता है। प्रबंधक की सहायता करने का मतलब कभी-कभी खुद प्रबंधक के रूप में कार्य करना हो सकता है। आपका बॉस आपको कुछ परियोजनाओं की देखरेख करने का काम दे सकता है जैसे डेटाबेस का प्रबंधन करना या रिपोर्ट बनाना और अपडेट करना। यदि कार्यालय में अन्य लिपिक कर्मचारी हैं, तो आप उन्हें प्रबंधित करने और उनके दैनिक कार्यों को सौंपने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। वे आपके प्रबंधक के बजाय सीधे आपको रिपोर्ट कर सकते हैं, और आप उनके तत्काल पर्यवेक्षक के रूप में काम कर सकते हैं। आपको अन्य कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए भी बुलाया जा सकता है और यहां तक कि अपने पर्यवेक्षक को ऐसे मामलों पर निर्देश भी दे सकते हैं जैसे कि उन्हें कार्यालय मशीनों को संचालित करना या सॉफ़्टवेयर पैकेजों का उपयोग करना।
