वेबस्टर डिक्शनरी के अनुसार, एनोटेट करने का अर्थ है "पर या (एक पुस्तक या दस्तावेज़) के लिए या उसके लिए महत्वपूर्ण नोट्स लिखने के लिए।" यह मामला है जब यह समझ में आता है कि एक आवरण पत्र में एक एनक्लोजर को कैसे एनोटेट किया जाए। अतिरिक्त दस्तावेज जो आपने अपने कवर पत्र के साथ शामिल किए हैं, जैसे कि एक फिर से शुरू, सिफारिश के पत्र या टेप यह साबित करते हैं कि आपके पास एक कॉलेज की डिग्री है। हालांकि यह स्पष्ट लग सकता है कि आपके कवर पत्र के प्राप्तकर्ता को पता चलेगा कि इसमें अतिरिक्त दस्तावेज हैं। लिफाफा, एनक्लोजर संलग्नक व्यावसायिकता का संकेत है।
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अपने कवर पत्र के साथ आप जिन बाड़ों की सूची बनाएँगे।
अपने हस्ताक्षर के बाद अपने कवर पत्र के अंत में बाड़ों को सूचीबद्ध करें।
अपने कवर पत्र के अंत में अपने टाइप किए गए नाम के बाद दो लाइनें छोड़ें।
एक संलग्नक के लिए अपने नाम के बाद तीसरी पंक्ति पर शब्द "संलग्नक:" टाइप करें। दो या अधिक बाड़ों के लिए "एनक्लोजर:" का उपयोग करें। शब्द को कैपिटलाइज़ करें और इसे कोलन के साथ फॉलो करें। कुछ लोग इस शब्द को "Encl" के रूप में संक्षिप्त करना चुनते हैं। यह कार्य को पूरा करने का पसंदीदा या सबसे अच्छा तरीका नहीं है।
एक पंक्ति छोड़ें और बाड़ों की अपनी सूची शुरू करें। आपके संलग्नक सूची के प्रत्येक आइटम को अपनी लाइन पर दिखाई देना चाहिए। इसलिए, यदि आपके पास तीन बाड़े हैं, तो आपको उन्हें सूचीबद्ध करने के लिए तीन लाइनों की आवश्यकता होगी। आपको संलग्नक (ओं) के व्यक्तिगत शीर्षकों के बजाय पृष्ठों की संख्या को सूचीबद्ध नहीं करना चाहिए। न ही आपको एक लाइन पर अपने बाड़े (नों) को सूचीबद्ध करके अंतरिक्ष को बचाने की कोशिश करनी चाहिए।
टिप
अपने कवर पत्र को एक पृष्ठ पर रखें, जिसमें आपके बाड़ों की सूची शामिल है।
सुनिश्चित करें कि आप सब कुछ सही ढंग से वर्तनी करते हैं और अपने संलग्नक को उस क्रम में सूचीबद्ध करते हैं जिस क्रम में वे आपके आवेदन पैकेट में दिखाई देते हैं।
कई बाड़ों को भेजते समय, एक बड़े लिफाफे का उपयोग करें ताकि कागज कई बार मुड़े न हों। एक लिफाफा जो 8.25 इंच को 11.25 इंच मापता है, बिना मोड़े हुए मानक अमेरिकी कागज रखता है।
यदि आप अपने संलग्नक (नों) को सूचीबद्ध करने के लिए अपने पृष्ठ पर स्थान से बाहर भागते हैं, तो अपने दस्तावेज़ के ऊपरी और निचले मार्जिन को समायोजित करने का प्रयास करें।
चेतावनी
आप केवल अपने कवर पत्र पर अपने हस्ताक्षर के बाद "एनक्लोजर" (अभी भी पूंजीकृत लेकिन बृहदान्त्र के बिना) शब्द डालकर बाड़ों को एनोटेट कर सकते हैं। यह केवल एक बाड़े में है तो ठीक है। हालांकि यह प्रत्येक व्यक्तिगत परिक्षेत्र को सूचीबद्ध करने के रूप में पेशेवर नहीं है। आवेदन पैकेट के टुकड़े गलत तरीके से खोए या खोए हो सकते हैं। प्रत्येक संलग्नक की सूची के बिना, आपके आवेदन की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को यह नोटिस करने की संभावना नहीं है कि कुछ गायब है।
