फटकार का एक पत्र एक कर्मचारी के संचार और उसके व्यवहार के प्रलेखन के रूप में कार्य करता है। इसका उपयोग भविष्य के अनुशासन या समाप्ति के लिए भी किया जा सकता है, या भविष्य में पदोन्नति के विचार के लिए कर्मचारी के प्रदर्शन का दस्तावेजीकरण करने के लिए। कई कंपनियों को किसी भी अनुशासनात्मक कार्रवाई से पहले फटकार के एक या एक से अधिक पत्र जारी करने की आवश्यकता होती है, इसलिए जब कोई स्थिति शुरू होती है तो पत्र जारी करना महत्वपूर्ण होता है। फटकार का एक प्रभावी पत्र एक कर्मचारी को अपने प्रदर्शन या व्यवहार में सुधार करने के लिए प्रेरित करेगा।
$config[code] not foundपत्र के शीर्ष पर कर्मचारी का नाम, आपका नाम, दिनांक और "लेटर ऑफ रीप्रिमैंड" दर्ज करें। आप अपने हस्ताक्षर के लिए, अपने नाम के पास, या पत्र के अंत में कमरा छोड़ सकते हैं।
यह बताएं कि यदि यह मामला है तो इस मुद्दे पर पहले चर्चा की गई थी। आप एक बैठक या बातचीत के लिए औपचारिक अनुवर्ती के रूप में फटकार का पत्र लिख रहे होंगे।
स्पष्ट करें कि कर्मचारी ने कंपनी की नीति को कैसे तोड़ा है। किसी भी घटना और नोट को निर्दिष्ट करें जैसे समय, तिथि और स्थान।
कंपनी की हैंडबुक और किसी भी लागू अनुभाग का संदर्भ लें। कर्मचारी के संदर्भ के लिए पृष्ठ या अनुभाग संख्या शामिल करें।
समझाएं कि व्यवहार को सही किया जाना चाहिए, और क्यों। संक्रमण के आधार पर, यह कहते हुए कि व्यवहार में सुधार टीम की दक्षता में सुधार करेगा क्योंकि यह पूरी तरह स्वीकार्य है। यदि लागू हो, तो आप यह भी शामिल कर सकते हैं कि व्यवहार को सही करने से व्यक्ति की कार्य गुणवत्ता में सुधार होगा।
कर्मचारी को सूचित करें कि व्यवहार में सुधार नहीं होने पर वह किन परिणामों का सामना करेगा। स्थिति के आधार पर, सुधार के लिए एक समय सीमा उपयुक्त हो सकती है।
अपने व्यवहार या प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए कर्मचारी जो भी कदम उठा सकता है, उसे सूचीबद्ध करें। सुझाव देते समय यथासंभव विशिष्ट रहें। इससे कर्मचारी को उचित जानकारी और सुधार का अवसर मिलता है।
कंपनी के लेटरहेड पर फटकार के पत्र को प्रिंट करें और उस पर हस्ताक्षर करें। अपने लिए, कर्मचारी और अपने पर्यवेक्षक के लिए प्रतियां प्रदान करें। कर्मचारी से पूछें कि प्रारंभिक या हस्ताक्षर करें और अपने रिकॉर्ड के लिए अपनी कॉपी दें, और समझाएं कि यह केवल यह पुष्टि करने के लिए है कि उसे पत्र मिला है।
टिप
यदि कर्मचारी संघ का सदस्य है, तो पत्र लिखने से पहले सभी नियमों की समीक्षा करें।
