मेरी कंपनी, जॉर्नीक्स को अब लगभग सोलह साल हो गए हैं और उस समय के दौरान, हमने इतिहास के सबसे बड़े आर्थिक मंदी में से एक का पूर्वानुमान लगाया है, साथ ही साथ रोमांचक और भयानक सोशल मीडिया क्षेत्र का उदय, और सॉफ्टवेयर कैसे खरीदा जाता है, में प्रमुख बदलाव। पहुंचा दिया। हालाँकि, हम हमेशा इतने साहसी नहीं थे।
शुरुआत में हम कुछ समय के लिए पूरी तरह से असफल हो गए।इसका हमारे उत्पाद से कोई लेना-देना नहीं था; ग्राहकों ने पाया कि इसकी वादा की हुई कार्यक्षमता और फिर कुछ। इसका हमारी टीम, या किसी घटिया आंतरिक राजनीति से कोई लेना-देना नहीं है।
मैं आपको यह कहानी बता रहा हूं, क्योंकि यहां एक सबक सीखा जाना है: हमारे पास हमारे पाइपलाइन और नकदी प्रवाह की स्पष्ट दृष्टि नहीं थी। हमें यह अनुमान लगाने में कठिनाई हुई कि आने वाले कई हफ्तों में बैंक में हमारे पास कितनी नकदी होगी। यह एक गंभीर समस्या थी और दुर्भाग्य से, एक आम। शायद आप भी अपनी कंपनी में अनुभवी हैं।
विशेष रूप से छोटे व्यवसायों और स्टार्टअप के लिए, यहां और अब की उत्तेजना पर ध्यान केंद्रित करना आसान है। भविष्य उद्यम स्तर के व्यवसायों के लिए एक अमूर्त अवधारणा है, जब तक कि यह नहीं है। आपको शुरुआत से ही विकास पर ध्यान देना होगा। सफलता एक पाइप सपना नहीं है, लेकिन यदि आप इसके लिए तैयार नहीं हैं तो यह विरोधाभासी रूप से आपको नष्ट कर सकता है।
हम पहली ऐसी कंपनी नहीं थीं, जिसके विकास की अवधि का सामना करने में हम सक्षम नहीं थे और हम अंतिम नहीं थे। सौभाग्य से, एक प्रणाली लागू करना सरल है जो बुद्धिमान पूर्वानुमान के लिए अनुमति देता है।
निम्नलिखित पांच कदम हैं जिनसे आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके व्यवसाय को समान समस्याओं का सामना न करना पड़े:
1. ट्रैक प्रोजेक्ट्स व्यक्तिगत रूप से
परियोजनाओं पर बिताए गए कर्मचारी समय को ट्रैक करना बहुत अच्छा है, लेकिन जब आप प्रत्येक प्रोजेक्ट को अलग से ट्रैक करते हैं तो आप अधिकतम लाभ प्राप्त करेंगे। यह आपको प्रत्येक परियोजना को कंपनी के मुनाफे में एक अद्वितीय तत्व के रूप में देखने की अनुमति देता है। संसाधनों का आवंटन करते समय यह अंतर्दृष्टि अविश्वसनीय रूप से मूल्यवान है क्योंकि आप कंपनी की वर्तमान उपलब्धता के सापेक्ष प्रत्येक परियोजना के मापदंडों को जान पाएंगे।
2. मॉनिटर कर्मचारी के कार्य और उत्पादकता में परिवर्तन
किसी भी संगठन में, किसी भी बिंदु पर आपके कर्मचारी क्या कर रहे हैं, यह जानने का लाभ स्पष्ट है: आप उन्हें उन कार्यों पर काम करना चाहते हैं जो वास्तव में कंपनी के लिए फायदेमंद हैं। लेकिन यह विचार करना भी महत्वपूर्ण है कि वे किन नौकरियों में सबसे प्रभावी हैं। एक प्रणाली लागू करना जो कर्मचारियों को विशिष्ट कार्यों के खिलाफ समय को ट्रैक करने की अनुमति देता है, आपको यह देखने की अनुमति देगा कि वे सबसे उपयोगी कहां हैं। ऑड्स वे हैं जो वे सबसे अच्छा करने का आनंद लेते हैं। हर दिन कर्मचारी की नौकरी की भूमिकाओं को बदलने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन जब कोई सबूत देता है कि वे एक नए क्षेत्र में कौशल का सम्मान करते हैं और कहीं और अधिक उपयोग के हो सकते हैं, तो एक बदलाव पर विचार करें।
3. पूर्व परियोजनाओं का एक डेटाबेस बनाएँ
आपकी परियोजनाओं का एक बैकलॉग होना अविश्वसनीय रूप से मूल्यवान होगा, हालांकि इसके निर्माण में कुछ समय लगता है। इस जानकारी के साथ, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि किसी परियोजना को पूरा करने में सामान्य रूप से कितने लोग लगते हैं; गुंजाइश के आधार पर अपने बजट की सटीकता में सुधार; और संपूर्ण परियोजना मापदंडों के आधार पर सही समयरेखा। यहां तक कि कम से कम कुशल परियोजनाएं मूल्यवान हो जाती हैं क्योंकि आप उनसे केवल अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। आपको पता चल जाएगा कि क्या काम नहीं किया, किन कारकों के कारण आप बजट पर गए, और गलतियों से सीखते हैं।
4. हमेशा अपने उपलब्ध संसाधनों को जानें
किसी भी प्रोजेक्ट प्लान का एक महत्वपूर्ण टुकड़ा आपकी टीम बना रही है। यह कार्य तब आसान होता है जब आपको पता होता है कि कौन उपलब्ध है (आपके कौशल की आवश्यकता के साथ), और परियोजना की अवधि के लिए उनका कार्यक्रम क्या होगा। यदि आपके पास एक स्वचालित परियोजना प्रबंधन प्रणाली है, तो कर्मचारी कार्यक्रम आसानी से स्पष्ट हैं और छुट्टी के लिए किसी भी अनुरोध को नोट किया जाएगा। आप उन कार्यों को भी जानेंगे जो अन्य कर्मचारी काम कर रहे हैं ताकि आप संसाधनों को बहुत पतला करने से बचें या किसी व्यक्ति को उन कार्यों के लिए आवंटित कर सकें जिनके लिए वे अच्छी तरह से अनुकूल नहीं हैं।
5. लगातार निगरानी संसाधन का उपयोग बजट और अनुसूची के सापेक्ष करें
यदि आप किसी प्रोजेक्ट बनाम प्रतिशत प्रतिशत पर खर्च किए गए समय और संसाधनों की तुलना करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि कौन से प्रोजेक्ट लाभदायक बने रहने के लिए बहुत सारे संसाधनों को अवशोषित कर रहे हैं। यह आपको आवश्यक के रूप में परियोजनाओं के लिए संपत्ति को फिर से विभाजित करने या यहां तक कि उन परियोजनाओं को मारने की अनुमति देता है जो आपकी कंपनी को लाभ पहुंचाने के लिए बहुत दूर हैं। शुरुआती मुद्दों को निर्धारित करना हमेशा बेहतर होता है, और एक गतिशील ट्रैकिंग सिस्टम उस अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। कभी-कभी अपने नुकसान में कटौती करना और आगे बढ़ना सबसे अच्छा है; लागत जल्दी से नियंत्रण से बाहर हो सकती है, जिससे आपकी स्थिति खराब हो सकती है।
हालांकि बुनियादी व्यापार कार्यक्रमों (हमने एक्सेल और क्विकबुक का उपयोग किया है) का उपयोग करके इन प्रणालियों का ट्रैक रखना संभव है, स्वचालित, प्रोग्राम करने योग्य सिस्टम कैटलॉगिंग समय और त्रुटियों को बहुत कम कर देगा। जो भी विधि आप उपयोग करने के लिए चुनते हैं, यदि आप पहले से ही नहीं हैं तो ASAP को शुरू करें। विकास उत्तेजना का कारण होना चाहिए, चिंता का नहीं।
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