अपने छोटे व्यवसाय को लॉन्च करते समय, यह संभावना नहीं है कि आपने एक फोन सिस्टम स्थापित करने के बारे में कठिन सोचा था, अगर आपने इसके बारे में सोचा था।
आप इसमें अकेले नहीं हैं: 25 से अधिक स्टार्टअप चेकलिस्ट में से हमने इस लेख पर शोध करते समय ऑनलाइन देखा, केवल एक सूचीबद्ध फोन सिस्टम और यह प्राथमिकता के मामले में बहुत नीचे था।
यह बहुत आश्चर्यजनक नहीं है। 2013 में शुरू किए गए तीन चौथाई से अधिक छोटे व्यवसायों में चार या उससे कम लोग थे। इस तरह की एक छोटी टीम के साथ, व्यक्तिगत मोबाइल फोन का उपयोग सिर्फ समझ में आता है।
$config[code] not foundहालांकि, जैसे-जैसे वे व्यवसाय बढ़ते हैं, कर्मचारियों और ग्राहकों दोनों के संदर्भ में, अधिक परिष्कृत, अभी तक सस्ती, फोन प्रणाली की आवश्यकता स्पष्ट हो जाती है। आखिरकार, आपको एक कॉल भी याद नहीं होगा, है ना?
और यह वह जगह है जहां आभासी फोन प्रणाली तस्वीर में प्रवेश करती है।
एक आभासी फोन सेवा क्या है?
दशकों से, व्यापार फोन सिस्टम ने प्रत्येक डेस्क पर एक फोन से अधिक की पेशकश की है। वॉइसमेल से लेकर कॉल राउटिंग, कॉल फॉरवर्डिंग और कॉन्फ्रेंस कॉलिंग तक, आधुनिक फोन सिस्टम ने अपने ग्राहकों और भागीदारों के साथ व्यवसायों के संवाद का तरीका बदल दिया है।
हालांकि कई छोटे व्यवसायों के लिए, इन-हाउस फोन प्रणाली की कीमत निषेधात्मक थी। उपकरणों से ही (फोन सहित), प्रबंधन, समस्या निवारण और एक प्रणाली को बनाए रखने की लागत अधिक थी।
हालांकि 1990 के दशक के उत्तरार्ध में, एक नया समाधान स्वयं प्रस्तुत किया गया था: आभासी फोन सेवाएं। बहुत सारे ऑनलाइन अनुप्रयोग जो आप क्लाउड में उपयोग करते हैं, इन सेवाओं ने छोटे व्यवसायों को सभी हार्डवेयर, प्रबंधन और रखरखाव लागतों को कम करके और उन्हें कई व्यवसायों में फैलाकर कम पैसे में अधिक सुविधाएँ प्राप्त करने में सक्षम बनाया। इसके अलावा, ऐसे व्यवसाय जो वर्चुअल फोन सेवाओं का उपयोग करते हैं, वे अपने मौजूदा फोन उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं, चाहे दीवार या मोबाइल पर वायर्ड हो।
परिणाम? छोटे व्यवसायों के पास अब बहुत कम कीमत पर मजबूत व्यवसाय फोन सेवाओं तक पहुंच थी।
16 तरीके एक आभासी फोन सेवा आपके व्यवसाय में मदद कर सकते हैं
चूंकि उन्हें पेश किया गया था, आभासी फोन सेवाओं ने लगातार उनकी सेवा की पेशकशों को बढ़ाया है। जो उपलब्ध है उसकी चौड़ाई को समझने में आपकी मदद करने के लिए, सबसे आम और साथ ही कुछ असामान्य, नीचे दी गई विशेषताओं को देखें।
एक वर्चुअल फोन सेवा की सामान्य विशेषताएं
यहां वर्चुअल फोन सेवाओं द्वारा दी जाने वाली सबसे आम सुविधाओं का एक नमूना है:
- फोन नंबर - एक मुख्य संख्या का विज्ञापन करें या जितनी आवश्यकता हो उतने स्थानीय डायरेक्ट-डायल और वैनिटी 800 नंबर बनाएं (चेतावनी: अधिक संख्या का मतलब उच्च लागत हो सकता है)। आप आमतौर पर उस कॉलर आईडी को सेट कर सकते हैं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, जिस व्यक्ति को आप कॉल कर रहे हैं वह आपकी कंपनी का नाम देखेगा।
- वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट और सेल्फ सर्व मेनू - एक पेशेवर अभिवादन के साथ ग्रीट कॉल करें और फिर उन्हें अपने रास्ते पर भेजें या एक विकल्प निर्देशिका के साथ-साथ स्थान और व्यावसायिक घंटों सहित विकल्पों की पेशकश करें।
- संगीत धारण करो - आप भी अपना खुद का चुन सकते हैं!
- कॉल रूटिंग - अपने कॉलर को स्वचालन नियमों के साथ सही व्यक्ति तक पहुंचने में मदद करें जिसे आप मक्खी पर बदल सकते हैं। निर्धारित करें कि समूह कतारों और साथ-साथ बजने जैसी सुविधाओं का उपयोग करके कौन कॉल प्राप्त करता है और "कॉल-मी" सुविधाओं के साथ सड़क पर अपने कॉल प्राप्त करता है जो आपके मोबाइल डिवाइस पर सभी कॉलों को अग्रेषित करता है। आप स्क्रीनिंग नियम भी सेट कर सकते हैं इसलिए महत्वपूर्ण कॉल आपको भेजे जाते हैं, जबकि कम महत्वपूर्ण कॉल ध्वनि मेल पर भेजे जाते हैं।
- अन्य फोन सुविधाएँ - अधिकांश आभासी फोन सेवाएं कॉल ट्रांसफर, कॉल पार्किंग, कॉलर आईडी, कॉल वेटिंग और परेशान न करें। कुछ लोग कॉल करने वाले की घोषणा भी करते हैं (यानी वे फोन करने वाले को अपना नाम, रिकॉर्ड करने के लिए कहते हैं और फिर कॉल को स्वीकार करने से पहले इसे आपके लिए खेलते हैं) और कॉल ब्लॉकिंग कहते हैं।
- कॉल करने के लिए दबाये - अपने ग्राहकों को एक वेबसाइट बटन पर क्लिक करके आपको कॉल करने दें।
- सम्मेलन बुला - यह एक ऑनलाइन पार्टी की तरह है जहाँ आपको काम मिलता है।
- फैक्स - फैक्स प्राप्त करें और उन्हें ईमेल के माध्यम से वितरित करें।
- स्वर का मेल - एक ध्वनि मेल प्राप्त करने की सरल क्षमता से बड़ा सोचो। कई आभासी फोन सेवाएं आपके ध्वनि मेलों की रिकॉर्डिंग को आपके ईमेल पते पर भेज देंगी जहाँ आप उन्हें तुरंत चला सकते हैं।
- खाता प्रबंधन - एक आसान से ऑनलाइन डैशबोर्ड के साथ अपने फोन सिस्टम को बदलें, प्रबंधित और मॉनिटर करें। निपटने के लिए कोई जटिल प्रणाली और कोई हार्डवेयर नहीं।
एक आभासी फोन सेवा की असामान्य विशेषताएं
- लाइव अटेंडेंट - एक जीवित व्यक्ति के पास आपके व्यवसाय फोन का जवाब देने से बेहतर कुछ भी नहीं है.। कुछ आभासी फोन सेवाएं आपको रिसेप्शनिस्ट को नियुक्त किए बिना उस अनुभव की पेशकश करने में सक्षम बनाती हैं।
- ध्वनि मेल ट्रांसक्रिप्शन - हालांकि, ईमेल के माध्यम से आपके द्वारा दिए गए प्रत्येक ध्वनि मेल की रिकॉर्डिंग अच्छी है, लेकिन मीटिंग के दौरान आप एक नहीं सुन सकते। जब एक ट्रांसकोड ध्वनि, पाठ में आपका संदेश, वास्तव में काम आता है।
- कॉल फ्लिप - जब आप किसी कॉल के बीच में हों, तो कार्यालय छोड़ने की आवश्यकता है? कॉल फ्लिप आपको अपने मोबाइल डिवाइस पर कॉल स्थानांतरित करने में सक्षम बनाता है ताकि आप चलते-फिरते बात कर सकें।
- वेब और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग - कुछ आभासी फोन सेवाएं आवश्यकतानुसार वेब और वीडियोकांफ्रेंस की मेजबानी करने की क्षमता प्रदान करती हैं।
- एकीकरण - अक्सर उपयोग किए जाने वाले अनुप्रयोगों के साथ अपनी आभासी फोन सेवा को एकीकृत करने से आपको कुशल प्रक्रियाएं निर्धारित करने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, रिंगसेंटराल के साथ, आप इनबाउंड फ़ैक्स को विशिष्ट बॉक्स फ़ोल्डर में भेज सकते हैं और Zendesk ग्राहक सेवा समाधान के भीतर से "क्लिक-टू-कॉल" सक्षम कर सकते हैं।
- कॉल रिकॉर्डिंग - यदि आपको कानूनी या प्रशिक्षण उद्देश्यों के लिए कॉल रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है, तो कुछ वर्चुअल फोन सेवाएं उस सुविधा की पेशकश करती हैं।
वॉयस-ओवर-आईपी (वीओआइपी) निर्णय
वर्चुअल फोन सेवाओं को दो तरीकों में से एक में पेश किया जा सकता है:
- एक पीबीएक्स (निजी शाखा विनिमय) का उपयोग करने वाली पारंपरिक फोन सेवा, उसी लाइनों का उपयोग करती है जो आपके घर और सेल फोन का उपयोग करती है; या
- वीओआइपी, एक ऐसी विधि जो इंटरनेट पर आपकी कॉल को रूट करती है।
जबकि वीओआइपी अक्सर कम खर्चीला होता है, एक आभासी फोन सेवा चुनने से पहले दो महत्वपूर्ण तथ्य हैं जो उस दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं:
- विश्वसनीयता - वीओआइपी के लिए एक स्थिर और मजबूत इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है। यदि वह उपलब्ध नहीं है, तो आप विकृत और गिराए गए कॉल को देख रहे होंगे।
- आपातकालीन सेवाएं - आपातकालीन सेवाएं पूरी तरह से पारंपरिक फोन सेवाओं के साथ एकीकृत होती हैं जो पीबीएक्स का उपयोग करती हैं लेकिन वीओआइपी सेवाओं के साथ नहीं। इसका मतलब है कि 911 जैसी सेवाएं वीओआइपी कॉल का पता नहीं लगा सकती हैं, यदि आप कभी भी परेशानी में हैं तो एक गंभीर प्रतिबंध। जबकि इस मुद्दे पर ध्यान दिया जा रहा है, यह अभी भी एक वास्तविक चिंता है।
वर्चुअल फोन सेवाओं की सूची
आपकी आवश्यकताओं और बजट के अनुकूल एक आभासी फोन सेवा खोजने में आपकी मदद करने के लिए, हमने आपको शुरू करने के लिए नीचे दी गई सूची संकलित की है।
नोट: सुविधाएँ और कीमतें सेवाओं के बीच व्यापक रूप से भिन्न होती हैं इसलिए अपने शोध को सुनिश्चित करें।
- 8×8
- AccessDirect
- aircall
- गठबंधन फोन
- अमेरिकन वॉयस मेल
- BroadVoice
- eVoice
- Freedom800
- FreedomVoice
- टिड्डी
- Haloo
- बक
- Kall8
- लाइन 2
- MightyCall
- Nextiva
- एक डिब्बा
- Onsip
- Ooma
- कॉम
- टेलेफोन बूथ
- RingCentral
- Sonetel
- सह
- पकड़ना
- Talkroute
- Telzio
- यूनीटेल वॉयस
- VirtualPBX
- VoiceNation
- VoiceShot
- VOIPstudio
- Vonage
- Vonjour
- WorkEasy
- Zaplee
निष्कर्ष
कुछ बिंदु पर, कई छोटे व्यवसाय स्वामी खुद को एक आभासी फोन सेवा पर विचार करेंगे।
यह हमेशा उस व्यवसाय का आकार नहीं होता है जो किसी समाधान के लिए खोज को संचालित करता है, लेकिन सुविधा और "इन-लुक-ए-बिग-बिज़नेस" क्षमता जो इन समाधान प्रदान करती है।
इससे पहले कि आप देखना शुरू करें, ऊपर सूचीबद्ध सुविधाओं से खुद को परिचित करें और फिर अपनी खोज को प्राप्त करने के लिए वर्चुअल फोन सेवाओं की सूची का उपयोग करें।
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