जब कुछ सरकारी नियमों का अनुपालन करने का प्रयास किया जाता है, तो कई कंपनियों के सामने सबसे बड़ी चुनौतियां होती हैं, समय पर नज़र रखने वाले सॉफ्टवेयर को ठीक से लागू करना। कम तकनीक और उच्च तकनीक दोनों सहित विकल्पों की अधिकता के साथ, यह सही सॉफ्टवेयर, सही तरीकों और कंपनी-व्यापी कार्यान्वयन के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को निर्धारित करने के लिए एक चुनौती हो सकती है।
यहां कुछ टाइमशीट सर्वोत्तम प्रथाओं पर एक नज़र डालें, जिनमें आपके संगठन के लिए सही समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर खोजने के लिए कुछ सबसे बुनियादी और महत्वपूर्ण अभ्यास शामिल हैं।
$config[code] not foundटाइम ट्रैकिंग को ऊपर, नीचे से लागू करें
कर्मचारियों को यह महसूस करने से अधिक नहीं समझा जा सकता है कि दोहरे मानक हैं, खासकर जब उनके समय पर नज़र रखने की बात आती है। जब बॉस न केवल समय ट्रैकिंग को बढ़ावा देता है, बल्कि इसका उपयोग करता है, तो इससे कर्मचारियों को शामिल सभी के लिए समय पर नज़र रखने के महत्व पर जोर देने में मदद मिलती है।
पूरे संगठन को जवाबदेह रखने के लिए कई रचनात्मक तरीके हैं। विज्ञापन एजेंसी Colle + McVoy ने न केवल एक टाइमशीट प्रणाली लागू की, बल्कि एक ऐसा सॉफ्टवेयर समाधान जो कंपनी-व्यापी बियर फ्रिज को हर शुक्रवार को खोलने की अनुमति देता है, बशर्ते कि सभी कर्मचारी टाइमशीट समय पर प्रस्तुत किए जाएं।
Adweek के अनुसार:
"Colle + McVoy ने TapServer नामक एक चमत्कारिक मशीन का निर्माण किया है - एक" मल्टी-काग बीयर परिनियोजन प्रणाली "जो यह सत्यापित करने के लिए RFID और कस्टम-लिखित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करती है कि क्या आपने एक आलसी git होना बंद कर दिया है, अपने टाइमसेट को समाप्त कर लिया है और अपना मुफ्त पिंट अर्जित कर लिया है । "
विशेष रूप से समय पर नज़र रखने के रूप में संभवतः अलोकप्रिय कुछ के साथ, बॉस को यह जानकर कि वह स्वयं ऐसा करने के लिए पर्याप्त है और समान नियम लागू करता है कंपनी-वाइड बाकी सभी के लिए एक शक्तिशाली प्रेरणा हो सकती है।
आवश्यक प्रशिक्षण प्रदान करें
संचार ही सब कुछ है। यह सुनिश्चित करना कि हर कोई यह समझता है कि सही समय पर नज़र रखने में क्या शामिल है, आपके कर्मचारियों द्वारा आपकी नई टाइमशीट नीतियों के जवाब देने के तरीके को बदल सकते हैं। किसी कर्मचारी के अच्छे इरादों के बावजूद, यदि वे यह नहीं समझते हैं कि क्या शामिल है, तो यह त्रुटियों और गुम सूचनाओं को समय पर ले जा सकता है।
यह उन कंपनियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो सरकारी एजेंसियों के साथ काम करते हैं, उनके पास प्रति घंटा या वेतन कर्मचारी प्रकार हैं, या किसी अन्य संगठन हैं जिनके पास समय पर ट्रैकिंग आवश्यकताओं की आवश्यकता है। उचित प्रशिक्षण का अर्थ अक्सर शेष आज्ञाकारी और एक मूल्यवान अनुबंध को खोने के बीच का अंतर हो सकता है।
पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करें
DCAA न्यूज़ एक ऐसा संगठन है जो DCAA के अनुरूप और सुरक्षित सरकारी अनुबंधों की तलाश करने वाले ठेकेदारों के लिए जानकारी प्रदान करता है। चूंकि DCAA अनुपालन को बनाए रखने के लिए सटीक समय ट्रैकिंग की आवश्यकता होती है, यह DCAA न्यूज़ की सिफारिशों में से एक को ध्यान देने योग्य है:
“… पुस्तिका बहीखाता पद्धति के किसी भी रूप को छोड़ दें; एक स्वचालित सॉफ्टवेयर प्रणाली के साथ अपने जीवन को आसान बनाएं जो DCAA अनुरूप है। ये सॉफ्टवेयर पैकेज सूचित कर सकते हैं कि डेटा को ट्रैक करने की क्या आवश्यकता है, अनुमोदन को स्वचालित कर सकता है, कर्मचारियों को कहीं से भी अंदर या बाहर देखने की अनुमति दे सकता है, इनवॉइस बनाता है, QuickBooks में डाउनलोड को सक्षम करता है, समय को ट्रैक करता है, अत्यंत विस्तृत तदर्थ रिपोर्ट बना सकता है, पासवर्ड प्रदान करता है। सुरक्षा और इतने पर। ये सॉफ्टवेयर पैकेज प्रबंधकों को अधिक मूर्त कार्यों पर अनुमति दे सकते हैं जबकि एक ही समय में सटीक टाइमशीट डेटा को देखने में सक्षम होते हैं। ”
न केवल आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से आप सरकार के अनुरूप रहेंगे, बल्कि यह आपकी कंपनी के डेटा को सुरक्षित रखने में भी व्यापक मदद करेगा। आईबीएम के एक अध्ययन के अनुसार, "सभी सुरक्षा घटनाओं में से 95 प्रतिशत में मानवीय त्रुटि शामिल होती है।" अत्यधिक ऊँचा.
अपनी प्रक्रियाओं को स्वचालित करना न केवल उस डेटा जोखिम को कम करेगा, बल्कि आपको अनुपालन करने में भी मदद करेगा, और जब तक आप अपने कर्मचारियों को इन नई प्रणालियों का पालन करने के लिए उचित प्रशिक्षण दे रहे हैं, आपका संगठन आपके टाइमशीट सिस्टम से सबसे अधिक लाभ उठाने में सक्षम होगा ।
हर घंटे कर्मचारियों को स्थानांतरित करें
जबकि वेतनभोगी कर्मचारी सिद्धांत रूप में अच्छे लग सकते हैं, व्यवहार में, नियोक्ता या कर्मचारी के लिए व्यवस्था शायद ही कभी काम करती है। कर्मचारी द्वारा गैर-परिणाम उन्मुख तनख्वाह का लाभ उठाना बहुत आसान है, जबकि कई नियोक्ता कर्मचारी से अपने पैसे से अधिक प्राप्त करने का प्रयास करते हैं। नतीजा अक्सर एक टग-ऑफ-वॉर संघर्ष होता है जहां उत्पादकता अंतिम दुर्घटना है।
अप्रैल डाइकमैन, गेट रिच रिच के लिए इन चुनौतियों में से कुछ का वर्णन करता है:
"एक अन्य नौकरी में, मुझे बताया गया था कि वेतन पर होने का मतलब था कि 'अगर हम कार्यालय को जल्दी बंद कर देते हैं, तब भी आपको भुगतान किया जाएगा।' लेकिन हमने कार्यालय को वर्ष से दो या तीन दोपहर तक बंद कर दिया था, और कई थे, कई घटनाएँ जो 8+ घंटे के दिनों की आवश्यकता होती हैं। एक बार जब मैं एक विशेष रूप से बड़ी घटना के लिए 22-घंटे का दिन डालता हूं। ”
सभी कर्मचारियों को प्रति घंटा भुगतान करने के लिए एक बेहतर समाधान है, जहां प्रत्येक पार्टी स्पष्ट रूप से समझती है कि क्या अपेक्षित है और दूसरे के लिए लाभ उठाने के लिए बहुत कम जगह है।
अपना समय दैनिक रिकॉर्ड करें
सबसे बड़ी गलतियों में से एक है कई सप्ताह के अंत में समय पत्रक दर्ज करना। हम में से बहुत से लोग शायद ही याद कर सकते हैं कि कल नाश्ते के लिए हमारे पास क्या था, चलो इस तथ्य के बाद पूरे काम के दिनों को याद रखें और फिर से बनाएं। अच्छे रिकॉर्ड और सर्वोत्तम प्रथाओं को बनाए रखने के लिए, सुनिश्चित करें कि कंपनी में हर कोई प्रतिदिन कम से कम एक बार अपना टाइमशीट रिकॉर्ड कर रहा है।
इसके विपरीत, यह सुनिश्चित करने में मदद करने के लिए, सुनिश्चित करें कि टाइमशीट को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया इतनी जटिल नहीं है कि ऐसा करना एक बड़ा काम है। एक टाइमशीट की रिकॉर्डिंग प्रत्येक दिन कुछ मिनट से अधिक नहीं होनी चाहिए।
हालांकि निश्चित रूप से संपूर्ण नहीं है, इन टाइमशीट सर्वोत्तम प्रथाओं में से कुछ सबसे महत्वपूर्ण हैं, और दुख की बात है कि अनदेखी की गई है।
यदि आपका संगठन इन्हें लागू कर सकता है जबकि टाइमशीट प्रणाली लागू की जा रही है, और अपने कर्मचारियों के साथ स्पष्ट रूप से और प्रभावी ढंग से संवाद करना जारी रख सकता है - आपकी कंपनी इसके लिए सभी बेहतर कार्य करेगी।
शटरस्टॉक के माध्यम से स्टॉपवॉच फोटो
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