प्रशासनिक सहायकों के दिन शेड्यूलिंग, ईमेल भेजने और परियोजनाओं के प्रबंधन सहित कई कार्यों से भरे हुए हैं। इसके अलावा, जब वह अनुपलब्ध हो, तो अपने बॉस के लिए संदेश लेना कभी-कभी आवश्यक होता है। एक अस्पष्ट, खराब लिखित संदेश आपके बॉस को निराश कर सकता है। यदि आप उसे प्रभावित करना चाहते हैं, तो कॉल की प्रकृति और अनुरोधित प्रतिक्रिया का सारांश देते हुए एक विस्तृत संदेश प्रदान करें। यहां तक कि अगर आप एक प्रशासनिक सहायक नहीं हैं, तो आपको कभी-कभी ऐसे बॉस के लिए संदेश लेना पड़ सकता है जो अनुपलब्ध है।
$config[code] not foundजबकि फोन पर
कॉल करने वाले से पूछें कि क्या वह कोई संदेश छोड़ना चाहता है। यदि उत्तर "नहीं" है, तो एक संदेश को प्रोत्साहित करने के लिए एक क्षण ले लो। उसे बताएं कि आपका बॉस पूरे दिन बैठकों में रहेगा, इसलिए वापस बुलाना सबसे अच्छा विकल्प नहीं हो सकता है।
कॉलर को एक विस्तृत संदेश देने के लिए कहें। कुछ कॉल करने वालों का जवाब होगा, "बस उसे मुझे वापस बुलाओ।" दुर्भाग्य से, आपका बॉस इस तरह के अस्पष्ट संदेश से संतुष्ट नहीं हो सकता है। इस मामले में, के साथ उत्तर दें, "निश्चित बात। मैं उसे बता सकता हूं कि यह क्या है?"
कॉलर से पूर्ण नाम का अनुरोध करें। पहले नाम आपके बॉस के लिए भ्रम पैदा कर सकते हैं। सीधे शब्दों में पूछें, "क्या आपका पूरा नाम हो सकता है?" जब संदेश ले रहा हो।
फोन करने वाले का फोन नंबर मांगे। हालांकि यह स्पष्ट लग सकता है, कॉल के अन्य पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने पर संख्या को भूलना आसान है। यदि कॉलर ईमेल से संपर्क करना पसंद करता है, तो इसे भी लिखें।
जैसे ही आप प्रश्न पूछते हैं, स्क्रैप पेपर पर इस जानकारी को लिख लें। कॉल की तारीख और समय भी लिखें।
संदेश को रिले कर रहा है
कागज की एक छोटी पर्ची पर कॉल के लिए अपने नोट्स व्यवस्थित करें। प्रत्येक संदेश में सिर्फ एक टुकड़ा भरा होना चाहिए। प्रत्येक पर्ची पर एक से अधिक संदेश लिखने से बचें।
कॉल की तारीख और समय लिखें, उसके बाद कागज के शीर्ष पर कॉलर का पहला और अंतिम नाम। यदि उसने भी अपने मालिक या अपने रिश्ते को संबंध दिया है, जैसे कि एक लेखाकार या आपूर्तिकर्ता, तो यहां भी लिखें।
एक छोटे वाक्य में कॉल के उद्देश्य को संक्षेप में लिखें। कॉल करने वाले के नाम के नीचे इसे लिखें। संक्षिप्त और विशिष्ट बनें ताकि आपके बॉस को आश्चर्य न हो कि यह किस बारे में है।
मैसेज के नीचे कॉलर का फोन नंबर लिखें।
यदि कॉल बहुत महत्वपूर्ण था तो नोट के ऊपरी-दाएं कोने पर बड़े अक्षरों में "URGENT" लिखें। अधिकांश फ़ोन संदेश इस श्रेणी के अंतर्गत नहीं आएंगे। तत्काल संदेश परिवार की आपात स्थिति या व्यावसायिक समस्याओं का उल्लेख करते हैं जो कंपनी पर बड़ा प्रतिकूल प्रभाव डाल सकते हैं।
जैसे ही वह उपलब्ध हो, अपने बॉस को संदेश भेज दें। जैसा कि आप उसे प्रत्येक संदेश सौंपते हैं, उसे जोर से पढ़ें। इस तरह वहाँ कोई मौका नहीं है वह एक महत्वपूर्ण संदेश याद करेंगे।
टिप
जानिए कब क्या बोलना है। यदि कोई संदेश वास्तव में आपातकालीन स्थिति है, विशेष रूप से बॉस के परिवार के साथ, तो उसे बाधित करें और उसे तुरंत फोन करने वाले के बारे में बताएं। जीवन में कुछ चीजें एक व्यावसायिक बैठक की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण हैं।
