चाहे सरकारी आयोग या कॉर्पोरेट बोर्ड ऑफ डायरेक्टर्स में सेवारत हों, एक सहायक अध्यक्ष के कर्तव्यों, जिन्हें एक उपाध्यक्ष के रूप में भी जाना जाता है, अनिवार्य रूप से समान कर्तव्य हैं जो बोर्ड के अध्यक्ष सामान्य रूप से करते हैं। एक सहायक अध्यक्ष का प्राथमिक कार्य अध्यक्ष के कार्यों और जिम्मेदारियों को पूरा करना है जब अध्यक्ष बैठक या कार्यक्रम में उपलब्ध नहीं होता है, या जब अध्यक्ष सहायक अध्यक्ष को पदभार संभालने का निर्देश देता है।
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एक सहायक अध्यक्ष की मुख्य जिम्मेदारी बैठकों में अध्यक्षता करना है जब अध्यक्ष मौजूद नहीं है। कानूनी आवश्यकताओं की पूर्ति के लिए एक अध्यक्ष या सहायक अध्यक्ष बैठक के लिए उपस्थित होना चाहिए। जब अध्यक्ष अनुपस्थित होता है तो सहायक अध्यक्ष को कंपनी या संगठन के निगमन या संघ के लेखों के अनुसार जिम्मेदारी से और कानूनी रूप से बैठक का संचालन करना चाहिए।
फोर्थ मोटेशन लगाना
अध्यक्ष के रूप में कार्य करते हुए, सहायक अध्यक्ष को एक बैठक के दौरान चर्चा की गई प्रत्येक वस्तु पर वोट देने के लिए तैयार होने पर बोर्ड के सदस्यों को आगे रखना होगा।इन गतियों को बैठक शुरू होने से पहले केवल उन्हीं मुद्दों को कवर करना चाहिए जो किसी एजेंडे में सूचीबद्ध हैं। एक बैठक के दौरान होने वाली अनुसूचित वस्तुओं और नए मुद्दों के बारे में क्रमवार चर्चा सहायक अध्यक्ष द्वारा बनाए रखी जानी चाहिए।
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सहायक अध्यक्ष को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि चर्चा के सभी आइटम, गति और वोट संगठन के सचिव द्वारा दर्ज किए गए हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक बैठक के अंत में इस कर्तव्य के पूरा होने को सत्यापित किया जाना चाहिए कि चर्चा, गति और वोट सही दर्ज किए गए हैं।
संगठन का प्रतिनिधित्व करना
सहायक अध्यक्ष प्रत्येक बैठक में संगठन का प्रतिनिधि होता है। इसलिए, संगठन के सर्वोत्तम हितों को सबसे आगे रखना उसकी जिम्मेदारी है। इस जिम्मेदारी में यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सभी राय को उचित उपचार दिया जाए।
अध्यक्ष की सहायता करना
जैसा कि उसके शीर्षक से पता चलता है, सहायक अध्यक्ष को अध्यक्ष को आवश्यकतानुसार प्रत्येक आधिकारिक कर्तव्य और जिम्मेदारी को पूरा करने में मदद करनी चाहिए। इसका अर्थ है चेयरमैन से दिशा-निर्देश लेना। सहायक अध्यक्ष के पास अध्यक्ष की अनुपस्थिति में अध्यक्ष के समान अधिकार होना चाहिए, लेकिन वह अध्यक्ष के निर्देश को ओवरराइड नहीं कर सकता है।
