कैसे एक कार्यस्थल टीम चार्टर विकसित करने के लिए

एक टीम चार्टर एक दस्तावेज है जो बताता है कि एक टीम क्यों मौजूद है। चार्टर से पता चलता है कि टीम में कौन है, उन्हें क्या हासिल करने की उम्मीद है और उन्हें यह कब तक करना है। औपचारिक रूप से कहा गया, चार्टर टीम के उद्देश्य और लक्ष्यों को परिभाषित करता है। यह "गुंजाइश रेंगना" को रोकने के लिए सीमाओं को भी निर्धारित करता है, जिसका उपयोग अक्सर परियोजना प्रबंधकों द्वारा यह बताने के लिए किया जाता है कि किसी टीम के लक्ष्य टीम के संसाधनों और समय की आवश्यकताओं के अनुपात में कैसे बढ़ते हैं।

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खाका

एक टीम चार्टर आमतौर पर कंपनी में सभी काम टीमों द्वारा उपयोग किए जाने वाले एक मानक टेम्पलेट से बनाया गया है। आमतौर पर चार्टर टेम्प्लेट मिशन या उद्देश्य विवरणों पर पाए जाने वाले अनुभाग; उद्देश्य और ध्येय; गतिविधियों का दायरा; सदस्यता; प्राधिकरण के स्तर; और समय की आवश्यकताएं। एक संशोधन स्तर या तारीख भी महत्वपूर्ण है। जब टीम के चार्टर के किसी भी पहलू में परिवर्तन होते हैं, तो उन परिवर्तनों को स्पष्ट रूप से दर्ज किया जाना चाहिए। चार्टर अनिवार्य रूप से टीम को एक मार्ग मानचित्र प्रदान करता है ताकि उन्हें आगे निर्देशित किया जा सके। चार्टर में बदलाव प्रमुख रोडवेज में डेटर्स की तरह हैं - खराब तरीके से चिह्नित डेटोर को गायब करना टीम को उसके लक्ष्य तक पहुंचने से रोक सकता है।

उद्देश्य और उद्देश्य

टीम का उद्देश्य, जिसे कभी-कभी अपने मिशन के रूप में संदर्भित किया जाता है, यही कारण है कि टीम मौजूद है। एक टीम के उद्देश्य के उदाहरण एक समस्या को संबोधित कर सकते हैं जो कंपनी अनुभव कर रही है, एक नई प्रणाली या प्रक्रिया को लागू करने के लिए, या एक विशिष्ट परियोजना को पूरा करने के लिए। उद्देश्य उद्देश्य का पालन करते हैं क्योंकि वे उद्देश्य कथन से निर्मित होते हैं। एक टीम के उद्देश्य औसत दर्जे का लक्ष्य या लक्ष्य हैं, जो जब मिलते हैं, तो यह दिखाएगा कि टीम ने सफलतापूर्वक अपना मिशन हासिल कर लिया है।

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स्कोप और अवधि

कार्यक्षेत्र और अवधि टीम की सीमाओं को निर्धारित करते हैं। गुंजाइश यह पहचानती है कि कौन सी कंपनी के स्थान, ग्राहक, प्रक्रियाएं, उत्पाद, कार्यक्रम या अन्य स्थितियां टीम की गतिविधियों पर लागू होंगी। आमतौर पर, एक से अधिक स्थितियों की पहचान की जाएगी। भ्रम को रोकने और टीम को केंद्रित रखने के लिए गुंजाइश और आउट-ऑफ-स्कोप दोनों स्थितियों को दर्ज किया जाना चाहिए। अवधि टीम की समय सीमा निर्धारित करती है। अस्थायी, परियोजना-आधारित टीमों में, अवधि में महत्वपूर्ण समय सीमा शामिल होगी। दीर्घकालिक या स्थायी टीमों में, अवधि को बैठक के कार्यक्रम और असाइनमेंट या कार्य नियत तारीखों के आधार पर परिभाषित किया जा सकता है।

टीम संरचना

टीम संरचना टीम के प्रायोजकों, हितधारकों और टीम के सदस्यों, सदस्यों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों और प्राधिकरण के स्तरों के साथ की पहचान करती है। प्रायोजक टीम के निर्माण के लिए आमतौर पर जिम्मेदार अधिकारी होते हैं। हितधारक ग्राहक, व्यावसायिक नेता और अन्य हो सकते हैं जिनका काम टीम की गतिविधियों और लक्ष्यों से सीधे प्रभावित होगा। भूमिकाएं और जिम्मेदारियां टीम के प्रत्येक सदस्य के उद्देश्य को स्पष्ट करती हैं। प्राधिकरण के स्तर निर्दिष्ट करते हैं कि सदस्य किस प्रकार के निर्णय ले सकते हैं, और टीम को अप्रत्याशित बाधाओं को हल करने और विवादों को सुलझाने में मदद करने के लिए एस्केलेशन चैनल प्रदान करते हैं।

संचार और रिपोर्टिंग

चार्टर में एक संचार और रिपोर्टिंग योजना शामिल होनी चाहिए। यह योजना बताती है कि टीम किस प्रकार की रिपोर्ट और रिपोर्ट का उपयोग गतिविधियों की स्थिति, समस्याओं का सामना करने, निर्णय लेने और अन्य प्रकार की जानकारी दर्ज करने के लिए करेगी। रिपोर्टिंग कार्यक्रम और कार्यप्रणाली स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए, जिसमें दिखाया जाएगा कि कब और कैसे प्रायोजकों और हितधारकों को टीम की प्रगति के बारे में सूचित किया जाएगा। संचार के चैनल, जैसे कि ईमेल और टीम फ़ाइल-साझाकरण वेबसाइटों को भी परिभाषित किया जाना चाहिए, साथ ही उन दिशानिर्देशों के साथ जो प्रत्येक का उपयोग करते समय समझाते हैं।