लिपिक कर्मचारी कर्तव्य

लिपिक कर्मचारी किसी भी कंपनी में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। कर्मचारी सदस्य वे होते हैं जो एक विशिष्ट कार्यालय के दिन-प्रतिदिन के कर्तव्यों का पालन करते हैं, और अक्सर कंपनी के लिए अन्य कार्यों के एक मेजबान को भी करने के लिए कहा जाता है। हालांकि, लिपिक कर्मचारियों के कर्तव्यों और अपेक्षाओं को हमेशा आवेदकों को स्पष्ट नहीं किया जाता है, और काम पर रखने से पहले कंपनी द्वारा अच्छी तरह से परिभाषित किया जाना चाहिए।

फोन कॉल्स

लिपिक स्टाफ के सदस्य फोन कॉल का जवाब देने, निर्देश देने और बनाने के प्रभारी हैं। उन्हें इन कॉलों को पेशेवर तरीके से करना चाहिए और कॉल और रूट कॉलर्स को उचित वॉइसमेल बॉक्स में स्थानांतरित करने में सक्षम होना चाहिए यदि व्यक्ति वहां नहीं है या किसी अन्य कॉल पर है। उन्हें हर कर्मचारी की भूमिकाओं से भी परिचित होना चाहिए ताकि कॉल को सही तरीके से स्थानांतरित किया जा सके। उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि स्थानांतरण के लिए क्या कॉल आवश्यक है, और क्या कॉल, जैसे कि टेलीफोन, कम प्राथमिकता लें।

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मेल

इनकमिंग और आउटगोइंग मेल दोनों के लिए लिपिक कर्मचारी जिम्मेदार हैं। आवक मेल को सॉर्ट करने और इच्छित प्राप्तकर्ता को वितरित करने की आवश्यकता होती है, या लिपिक कर्मचारियों द्वारा खोली गई मेलिंग की प्रकृति को निर्धारित करने के लिए, जैसे कि ग्राहक शिकायत, और इसे उचित स्थान पर भेजें। आउटगोइंग मेल को व्यवस्थित, संबोधित और मुद्रांकित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, लिपिक कर्मचारी पैकेज डिलीवरी और पिक-अप के लिए फेडरल एक्सप्रेस जैसी शिपिंग सेवाओं के साथ समन्वय करेंगे।

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दस्तावेज़ नियंत्रण

आंतरिक दस्तावेजों के प्रबंधन की जिम्मेदारी भी मुख्य रूप से लिपिक कर्मचारियों पर आती है। लिपिक स्टाफ सदस्य सभी आंतरिक दस्तावेजों को टाइप करने, फोटोकॉपी करने, वितरित करने और दाखिल करने या नष्ट करने के लिए जिम्मेदार हैं। वे उचित वर्णमाला क्रम में एक फाइलिंग सिस्टम को बनाए रखते हैं, और संवेदनशील दस्तावेजों को ट्रैक करते हैं जिन्हें एक निश्चित समय के बाद नष्ट किया जाना चाहिए। इसके अलावा, किसी भी बड़ी मात्रा में फोटोकॉपी एक स्टाफ सदस्य को सौंपी जाएगी।

घटना समन्वय

लिपिक स्टाफ के सदस्यों को अक्सर कंपनी की घटनाओं के समन्वय की उम्मीद होती है। वे भोजन को सही समय पर पहुंचाने की व्यवस्था करते हैं, और यह कि किसी भी हैंडआउट को कॉपी करके उपलब्ध कराया जाएगा। वे किसी भी PowerPoint प्रस्तुतियों या अन्य मल्टीमीडिया तत्वों को डिजाइन करने में मदद करेंगे जो प्रस्तुत किए जा सकते हैं, और सुनिश्चित करें कि घटना शुरू होने से पहले ही सम्मेलन कक्ष उचित क्रम में है।

आपूर्ति आदेश और पेटीएम कैश

लिपिक स्टाफ के सदस्य अक्सर कार्यालय की आपूर्ति का आदेश देने के लिए प्रभारी होते हैं, और कार्यालय के अन्य सदस्यों को कैब की सवारी या तत्काल आवश्यक आपूर्ति के लिए पेटीएम नकद वितरित करते हैं। लिपिक कर्मचारी आम तौर पर सप्ताह में एक बार आपूर्ति आदेश देते हैं और आवश्यकतानुसार अन्य आदेश आते हैं।