मीटिंग में मिनट्स निकालना एक बिज़नेस मीटिंग के दौरान हल किए जाने वाले एक्शन पॉइंट्स, निर्णयों और प्रश्नों को नोट करने का एक प्रभावी और सहायक तरीका है, जहाँ लोगों को नोट्स लेने के लिए चर्चा में शामिल किया जा सकता है। आम तौर पर एक निर्दिष्ट मिनट लेने वाला होता है, जिसका काम बैठक के दौरान नोट्स लेना होता है, उन्हें एक सुपाठ्य प्रारूप में व्यवस्थित करना और बैठक के समापन के बाद उपस्थित लोगों को जारी करना। औपचारिक बैठकों में, पिछली बैठक के मिनटों पर सहमति होनी चाहिए और उपस्थित लोगों की बैठक के वर्तमान मिनटों के प्रतिलेख में स्वीकार किया जाना चाहिए।
$config[code] not foundमिनट स्वीकार करना
निर्धारित करें कि वर्तमान बैठक में एक कोरम मौजूद है या नहीं। एक कोरम को एक प्रस्ताव को मंजूरी देने और एसोसिएशन या समूह के उपनियमों के अनुसार अंतिम निर्णय लेने के लिए आवश्यक सदस्यों की न्यूनतम संख्या के रूप में परिभाषित किया गया है। कोरम के बिना, कोई आधिकारिक बैठक नहीं हो सकती है।
एसोसिएशन, बोर्ड या समूह के सचिव पढ़ें, या हैं, पिछली बैठक से मिनटों को पढ़ें, उन लोगों की उपस्थिति और उन सभी कार्रवाइयों को ध्यान में रखते हुए, जिन्हें नोट किया गया था।
अनुमोदन से पहले कोई भी सुधार करते हुए, पिछली बैठक के मिनटों पर चर्चा करें। चर्चा तथ्यात्मक और मैत्रीपूर्ण होनी चाहिए, न कि पुरानी बहस या टकराव को खोलने वाली।
मंजिल से एक प्रस्ताव के लिए कॉल करें। बोर्ड, समूह या बैठक के अध्यक्ष या अध्यक्ष पिछली बैठक के मिनटों को पढ़ने या चर्चा में आए बदलावों को स्वीकार करने के लिए प्रस्ताव के लिए कहते हैं। यह प्रस्ताव किसी भी वोटिंग बोर्ड के सदस्य द्वारा बनाया जा सकता है और इसे किसी और के द्वारा जारी किए जाने की आवश्यकता होगी। वर्तमान बैठक के आगे बढ़ने से पहले पिछले मिनटों को स्वीकार किया जाना चाहिए।
सभी उपस्थित लोगों से मिनट स्वीकार करने के लिए मतदान करने के लिए कहें। यह हाथों के शो के माध्यम से, आवाज से या चेयरपर्सन द्वारा प्रत्येक सहभागी को व्यक्तिगत रूप से पूछने के लिए किया जाता है। वर्तमान बैठक के मिनटों में एक नोट करें जिसे पिछले स्वीकार कर लिया गया है।
मिनट लेना
बैठक के एजेंडे की एक प्रति प्राप्त करें, यह निर्धारित करने के लिए कि क्या चर्चा की जानी है। यह प्रवाह के मिनटों की रूपरेखा तैयार करेगा। रॉबर्ट के नियमों के आदेश के तहत, एक एजेंडा आइटम के रूप में, बैठक शुरू होने से पहले पिछले बैठक के मिनटों को पढ़ा और स्वीकार किया जाना चाहिए।
बैठक की प्रगति के लिए बैठक की अध्यक्षता कर रहे व्यक्ति के पास बैठें। मीटिंग समाप्त होने के बाद कार्यवाही को पकड़ने और नोटों की पुष्टि करने के लिए टेप रिकॉर्डर का उपयोग करें।
बैठक में तिथि, समय और स्थान की रिकॉर्डिंग, साथ ही बैठक में प्रत्येक सहभागी के नाम के साथ मिनटों का शीर्षक लिखें।
बैठक जारी रखने के लिए नोट्स लें, जिस पर चर्चा की जा रही प्रत्येक एजेंडा आइटम पर ध्यान दें। गतियों को दर्ज करने वालों के नाम रिकॉर्ड करें, साथ ही उन्हें अपनाया जाए या खारिज कर दिया जाए। यह निर्णय लें कि यह निर्णय कैसे किया गया, चाहे हाथों के प्रदर्शन के माध्यम से या किसी अन्य विधि से।
बैठक के अंत के बाद जितनी जल्दी हो सके मीटिंग नोट्स का लेन-देन करें, जबकि चर्चाएं अभी भी ताजा हैं।
वर्तमान बैठकों को लिखने के लिए पिछली बैठकों के टेम्पलेट का उपयोग करें। यदि कोई पिछले मिनट नहीं हैं, तो मीटिंग, दिनांक और उपस्थित लोगों के शीर्षक को स्पष्ट रूप से बताते हुए एक टेम्पलेट बनाएँ।
स्पष्ट रूप से किए गए किसी भी संकल्प को स्पष्ट रूप से दिखाएं, उस संकल्प का पूरा विवरण।
बैठक के दौरान प्रस्तुत किए गए किसी भी अतिरिक्त दस्तावेज को परिशिष्ट के रूप में मिनटों के साथ संलग्न करना।
टिप
बिना किसी चर्चा के केवल सटीक तथ्यों को बताते हुए, पूर्वाग्रह के बिना लिखें।
मिनट के संचलन से पहले बैठक प्रबंधक के साथ किसी भी अस्पष्ट वस्तुओं को स्पष्ट करें।
