क्रय सहायक के कर्तव्य क्या हैं?

क्रय प्रबंधकों के अधीन कार्य करना, सहायक खरीदना क्रय गतिविधियों का समन्वय करना, उचित मूल्यों पर वस्तुओं के कुशल अधिग्रहण को सुनिश्चित करना।वे प्रबंधकों को विक्रेताओं को खरीदारी करने, विक्रेताओं के साथ संचार बनाए रखने, ऑर्डर ट्रैक करने और सटीक खरीद रिकॉर्ड बनाए रखने की सलाह देते हैं। क्रय सहायक, जिन्हें आमतौर पर हाई स्कूल डिप्लोमा और किराए पर लेने के लिए कुछ प्रशासनिक या लिपिक सहायता अनुभव की आवश्यकता होती है, व्यवसायों, स्थानीय अधिकारियों, सरकारी एजेंसियों के साथ-साथ गैर-लाभकारी संगठनों के लिए काम कर सकते हैं। एक व्यावसायिक संसाधनों की वेबसाइट सिम्पली हायर के अनुसार, फरवरी 2014 तक क्रय सहायकों ने औसतन $ 42,000 का वार्षिक वेतन अर्जित किया।

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सलाह देना

एक संगठन गुणवत्ता के उत्पादों की खरीद सुनिश्चित करने के लिए, क्रय सहायक बाजार में उपलब्ध उत्पादों के विभिन्न ब्रांडों के बारे में जानकारी प्रदान करता है। एक विश्वविद्यालय में, उदाहरण के लिए, सहायक स्टेशनरी उत्पादों के अपने ज्ञान का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम उत्पादों पर संकाय सदस्यों को सलाह दे सकता है। जब संस्थान के विभाग खरीदारी की आवश्यकताएं पूरी करते हैं, तो वह उन्हें पूर्णता और सटीकता के लिए समीक्षा करता है। यदि कोई माँग गलत है - शायद कोई विभाग असामान्य रूप से अधिक संख्या में कापियर पेपर का आदेश देता है - विक्रेताओं से संपर्क करने से पहले इस मुद्दे की जांच करना सहायक का काम है।

संविदा की व्यवस्था करना

क्रय आदेश प्राप्त करने के बाद, क्रय सहायक वस्तुओं की खरीद और उसके बाद के वितरण का समन्वय करता है। यदि संगठन आपूर्तिकर्ता के साथ एक अनुबंध में प्रवेश करना चाहता है, तो सहायक आपूर्तिकर्ता बोलियों को बनाने के लिए अनुरोध करता है, आदेशित उत्पादों की मूल्य सूची के साथ पूरा करता है। वह तब बोली की समीक्षा करने और सर्वोत्तम कीमतों के साथ एक विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता चुनने के लिए खरीद प्रबंधक के साथ सहयोग कर सकती है। सहायक चयनित विक्रेता से संपर्क करता है और बैठक आयोजित करता है जहां वे आपूर्ति की शर्तों पर बातचीत कर सकते हैं और खरीद अनुबंध पर हस्ताक्षर कर सकते हैं।

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मॉनिटरिंग ठेकेदार प्रदर्शन

क्रय सहायक अनुबंधित आपूर्तिकर्ताओं के प्रदर्शन की निगरानी करते हैं। उदाहरण के लिए, जब कोई आपूर्तिकर्ता विश्वविद्यालय को स्टेशनरी वितरित करता है, तो सहायक यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे संस्थान के विनिर्देशों को पूरा करते हैं, कापियर पेपर, स्प्रिंग फाइल, लेखन सामग्री और अन्य वस्तुओं की गुणवत्ता का निरीक्षण करते हैं। यदि कुछ उत्पाद आवश्यक गुणवत्ता के नहीं हैं, तो सहायक आपूर्तिकर्ता को प्रतिस्थापन वितरित करने का निर्देश देता है। क्रय सहायक, प्रबंधकों को विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं के प्रदर्शन पर अद्यतन रखते हैं, अक्सर उचित कार्यों की सिफारिश करते हैं - जैसे अनुबंध समाप्ति - अंडरपरफॉर्मिंग विक्रेताओं के खिलाफ।

क्रय रिकॉर्ड बनाए रखना

खरीद के आदेशों, खरीद प्रस्तावों और विक्रेता समीक्षाओं जैसे अद्यतनों के रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए सहायकों की खरीद का काम है। ऐसा करने के लिए, उन्हें एक उपयुक्त फाइलिंग सिस्टम विकसित और कार्यान्वित करना होगा। यदि इन सहायकों ने इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम के विपरीत स्टील फाइलिंग कैबिनेट का चयन किया है, उदाहरण के लिए, वे एक ही ड्रॉअर में समान या नियमित रूप से उपयोग किए गए दस्तावेजों को रख सकते हैं, ताकि अगर खरीद प्रबंधकों को कुछ आपूर्तिकर्ताओं द्वारा प्रस्तुत बोली प्रस्तावों की आवश्यकता होती है, तो सहायक सक्षम होते हैं आसानी से उन्हें पुनः प्राप्त।

प्रासंगिक कौशल का उपयोग करना

प्रभावी होने के लिए, क्रय सहायकों को छोटे विवरण और मजबूत गणित कौशल के लिए उत्सुक व्यक्तियों के साथ संगठित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, वे संगठनात्मक कौशल का उपयोग करने के लिए खरीद दस्तावेजों के कई टुकड़ों के साथ कुशलता से काम करते हैं, और गणित कौशल आदेश वस्तुओं की कुल लागत की सटीक गणना करने के लिए। मौखिक संचार कौशल भी महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि सहायक अक्सर आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं के साथ संचार में होते हैं।