अधिकांश छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए सबसे तनावपूर्ण समय में से एक है जब नकदी प्रवाह तंग हो जाता है क्योंकि ग्राहकों से भुगतान नहीं आ रहा है। जरूरी नहीं कि आपका व्यवसाय सुचारू रूप से आगे नहीं बढ़ रहा हो, बल्कि इसलिए कि आपके ग्राहक समय पर भुगतान नहीं कर रहे हैं।
चालान और भुगतान करने के लिए इस गाइड में, हम आपके साथ अपने ग्राहकों के चालान के लिए कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं को साझा करना चाहते हैं। इसके अलावा, हम यह सुनिश्चित करने के तरीके साझा करना चाहते हैं कि आपको समय पर भुगतान किया जाए (या जितना संभव हो उतना करीब हो) ताकि आपको नकदी प्रवाह के बारे में चिंता न करनी पड़े।
$config[code] not foundचालान सॉफ्टवेयर का उपयोग करें
इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना जैसे कि Hiveage आपके व्यवसाय के लिए कई लाभ हैं। शुरुआत के लिए, यह आपके ग्राहकों को दिखाता है कि आपकी लेखांकन प्रक्रिया पेशेवर और संगठित है। वे यह भी जानेंगे कि वे दरारों से फिसल नहीं पाएंगे और भुगतान चुक जाएगा।
अपने अंत में, आप आसानी से विशिष्ट ग्राहकों को दी जाने वाली विशेष पदोन्नति का ट्रैक रखने में सक्षम होंगे, कि ग्राहक कितनी जल्दी या धीरे-धीरे भुगतान करते हैं, जो चालान पिछले देय हैं, और बहुत कुछ।
आप विस्तृत रिपोर्ट भी चला पाएंगे, जो ग्राहकों को उनके चालान बनाम भुगतान इतिहास में रुचि रखने पर आपकी मदद करेगी। आप इन रिपोर्टों को तब भी चला सकते हैं जब ग्राहक उन उत्पादों या सेवाओं की मात्रा का विरोध करते हैं जो उनके द्वारा चालान की गई राशि के संबंध में प्राप्त हुई हैं।
प्रारंभ में चालान विवरण पर चर्चा करें
जब आप एक नए ग्राहक के साथ काम करना शुरू करते हैं, तो जितनी जल्दी हो सके चालान विवरण की पुष्टि करना अच्छा होता है। कुछ ग्राहक इनवॉइस भुगतान पर बस रोक देंगे क्योंकि एक चीज़, जैसे कि खरीद ऑर्डर नंबर, गायब है। चालान के सफल भविष्य को सुनिश्चित करने के लिए आपको शुरू से ही सही स्थापित करने की आवश्यकता है।
क्या आपके ग्राहक को एक साथ काम करने की शुरुआत में आपके W-9 की आवश्यकता है? क्या आपका ग्राहक प्रत्येक इनवॉइस पर एक विशिष्ट प्रोजेक्ट नाम या PO नंबर चाहता है? क्या आपके ग्राहक के पास कई व्यावसायिक पते हैं और उचित रूटिंग के लिए इनवॉइसिंग पर किसी विशेष की आवश्यकता है? इन चीजों का पता लगाएं ताकि भुगतान में देरी के लिए उनके पास वैध बहाना न हो।
अधिकांश ग्राहक ईमेल के माध्यम से ऑनलाइन चालान किए जाने के साथ ठीक हैं। लेकिन कुछ अभी भी चाहते हैं कि हार्ड कॉपी मेल में आए। तदनुसार अपना चालान भेजना सुनिश्चित करें।
जब चालान की बात आती है तो अलग-अलग ग्राहकों के अलग-अलग नियम होते हैं। कुछ इनवॉइस को मंजूरी के लिए कंपनी के मालिक के पास जाना चाहिए, और फिर लेखांकन में बाधा उत्पन्न होगी। दूसरों को एक सीसी के साथ प्रोजेक्ट मैनेजर के पास जाना चाहिए जो आप के साथ काम कर रहे हैं ताकि वे अपने ओके को अकाउंटिंग में भेज सकें।
कभी-कभी, आपके पास एक ग्राहक होता है जहां चालान को अनुमोदन के लिए एक व्यक्ति को पीडीएफ के रूप में भेजा जाना चाहिए। फिर इसे अनुमोदन के लिए दूसरे व्यक्ति को भेजा जाना चाहिए। अंत में, इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से एक बाहरी लेखा विभाग को भेजा जाना चाहिए।
पता करें कि आपके ग्राहक के लिए क्या प्रक्रिया है और उसी के अनुसार चलें।
अपनी शर्तों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें
हैरानी की बात है कि कुछ लोग भुगतान शर्तों को निर्दिष्ट नहीं करते हैं। वे चालान पर रसीद पर डिफ़ॉल्ट छोड़ देते हैं। यदि आपके भुगतान की शर्तें रसीद के कारण नहीं हैं, तो आपको उन्हें अपने चालान के अनुसार बदलना चाहिए। अन्यथा, लोग मान लेंगे कि आपने डिफ़ॉल्ट सेटिंग से भुगतान की शर्तों को नहीं बदला है और अपने भुगतान की शर्तों को बना लेते हैं।
भुगतान की शर्तों की बात करते हुए, यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि आप काम करने से पहले भुगतान करें या उत्पाद भेजें अग्रिम भुगतान के लिए छूट की पेशकश करना है। आपके ग्राहकों को थोड़ा बचाने का मौका पसंद आएगा, और आप इस तथ्य को पसंद करेंगे कि आपको कड़े होने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।
स्पष्ट रूप से परिभाषित करें कब चालान की अपेक्षा करें
अपने ग्राहकों को पहले से बता दें कि आप आम तौर पर महीने के अंत में, महीने के पहले, महीने के मध्य में, साप्ताहिक, द्वैमासिक, या जब कोई परियोजना समाप्त होती है, तो चालान करते हैं। इस तरह, वे जानते हैं कि जब वे आपका चालान प्राप्त करने की उम्मीद कर सकते हैं और उम्मीद है कि वे इसके लिए तलाश करेंगे।
भुगतान करने के लिए एक से अधिक तरीके प्रदान करें
सिर्फ इसलिए कि आपके 90 प्रतिशत ग्राहक पेपाल का उपयोग करते हैं या ऑनलाइन भुगतान नहीं करते हैं, इसका मतलब यह है कि अन्य 10 प्रतिशत करेंगे। अपने ग्राहकों को क्रेडिट कार्ड या चेक द्वारा भुगतान करने की अनुमति देकर, आप अपने अधिकांश ग्राहकों के लिए भुगतान की बाधाओं को दूर करने में सक्षम होंगे।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके ग्राहक अपने इच्छित तरीके से भुगतान कर सकते हैं, चालान पर अपना मेलिंग पता शामिल करें और उन्हें पेपाल के बाहर ऑनलाइन भुगतान करने के लिए अतिरिक्त भुगतान विकल्प सक्षम करें।
पेपाल के लिए अच्छा क्रेडिट कार्ड प्रसंस्करण विकल्प में स्ट्राइप, ब्रेंट्री और अधिकृत शामिल हैं। सभी तीनों का 2.9% + $ 0.30 प्रति लेनदेन पर समान मूल्य निर्धारण है। अतिरिक्त शुल्क में निम्नलिखित शामिल हैं।
- Braintree उनके द्वारा संसाधित पहले 50k पर लेनदेन शुल्क नहीं लेता है। वे अंतर्राष्ट्रीय मुद्रा लेनदेन के लिए अतिरिक्त 1% शुल्क लेते हैं।
- Braintree और स्ट्राइप $ 15 चार्जबैक शुल्क लेते हैं।
- अंतर्राष्ट्रीय मुद्रा लेनदेन के लिए स्ट्राइप 2% अतिरिक्त शुल्क लेता है।
- प्राधिकृत करें $ 49 सेटअप शुल्क, $ 25 मासिक प्रवेश शुल्क, अंतरराष्ट्रीय लेनदेन के लिए 1.5% मूल्यांकन शुल्क और $ 25 शुल्क शुल्क।
तो आप कैसे चुनते हैं? आपके व्यवसाय के बारे में पूछने के लिए यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं।
- क्या आप व्यक्तिगत रूप से फोन या अपने मोबाइल डिवाइस पर भुगतान स्वीकार करना चाहते हैं?
- क्या आप केवल मानक क्रेडिट कार्ड भुगतान (वीज़ा, मास्टरकार्ड, डिस्कवर, एएमईएक्स, आदि) स्वीकार करना चाहते हैं या क्या आप भी एप्पल भुगतान, बिटकॉइन या वेनमो जैसे नए भुगतान तरीकों को स्वीकार करना चाहते हैं?
- क्या आपको सदस्यता बिलिंग की आवश्यकता है? विभाजन भुगतान विकल्प?
- क्या आपके पास दुनिया भर में और ऐसे देशों में ग्राहक हैं जो पेपाल का उपयोग नहीं कर सकते हैं?
एक बार जब आपके पास इन सवालों के जवाब हो जाते हैं, तो आपको अपनी आवश्यकताओं के साथ भुगतान प्रोसेसर की विशेषताओं का मिलान करने में सक्षम होना चाहिए, ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि आपके व्यवसाय के लिए कौन सही है।
यह भी ध्यान दें कि यदि आपके पास ऐसे ग्राहक हैं जो पेपाल के माध्यम से भुगतान नहीं करते हैं क्योंकि उनके पास पेपाल के खिलाफ कुछ है, तो वे ब्रेंट्री को पसंद नहीं कर सकते हैं क्योंकि ब्रेंट्री को पेपल द्वारा अधिग्रहित किया गया है।
पुष्टि करें कि आपने चालान भेजा है
आप जानते हैं कि आप अपने चालान सॉफ्टवेयर पर निर्भर हो सकते हैं। इसलिए आप यह आवश्यक नहीं कर रहे हैं क्योंकि आप अपने सॉफ़्टवेयर में विश्वास नहीं करते हैं, लेकिन उस पहले अनुस्मारक को प्राप्त करने के लिए और अधिक, हाँ, आपने अपना चालान भेज दिया है।
जब आप पहली बार ग्राहक को एक चालान भेजते हैं, तो उस व्यक्ति को ईमेल करें जिसे चालान प्राप्त करना है और जिस किसी को भी इसे कॉपी करने की आवश्यकता है, जिसे आपने अपने चालान में भेजा है। यह एक आकस्मिक उल्लेख के रूप में शामिल किया जा सकता है जो आपके प्रोजेक्ट अपडेट के साथ जाता है।
आपको आमतौर पर केवल पहली बार ग्राहकों या ग्राहकों के साथ ऐसा करने की आवश्यकता होती है जो नियमित रूप से भुगतान के साथ देर से होते हैं। पहली बार ग्राहकों के साथ, यह आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि चालान विवरण सही हैं।
कोमल अनुस्मारक भेजें
हर कोई समय पर 100% का भुगतान नहीं करेगा। कुछ लोग वैध रूप से इतने व्यस्त होंगे कि वे अनायास ही आपके चालान के बारे में भूल जाएं। शुरुआत में, आप यह मान लेना चाहते हैं कि आपका इनवॉइस गलती से भूल गया है और तदनुसार अपने अनुस्मारक को फ्रेम करें।
एक इनवॉइस का आकार बदलते समय, इनवॉइस रिमाइंडर को अप्रोच करने के कुछ बेहतरीन तरीकों में निम्नलिखित शामिल हैं, जिसमें विशेष स्थितियों के लिए कुछ शब्दांकन शामिल हैं।
- मैंने देखा कि आपने अभी तक मेरा चालान नहीं देखा है। यदि यह सही तरीके से नहीं आया है, तो मैं इसे संशोधित कर रहा हूं। मैं एक अलग ईमेल में पीडीएफ के माध्यम से एक प्रति भी संलग्न करूंगा। आप इन दिनों ईमेल स्पैम फ़िल्टर के साथ कभी नहीं जानते हैं।
- मुझे पता है कि आप हाल ही में नए प्रोजेक्ट लॉन्च में व्यस्त हैं बस अगर यह आपके इनबॉक्स में दब गया, तो पिछले महीने के काम के लिए मेरा चालान
- मुझे आशा है कि आपके पास एक अच्छी यात्रा थी! मुझे पता है कि आपको शायद करने के लिए बहुत अधिक पकड़ मिल गई है, इसलिए मैं यह सुनिश्चित करना चाहता था कि यह सूची में सबसे ऊपर था क्योंकि यह 30 दिनों का है।
- यह पिछले महीने से मेरे चालान के बारे में एक अनुकूल अनुस्मारक है। समय उड़ जाता है, लेकिन चूंकि यह 30 दिन का है, इसलिए मैंने सोचा कि मैं आपको बता दूं।
अधिकांश भाग के लिए, इस मुद्दे को हल करना चाहिए और आपको उत्तर मिलना चाहिए - और भुगतान। यदि आपको एक व्यक्ति से कोई प्रतिक्रिया नहीं मिल रही है, तो आप हमेशा किसी और को एक सौम्य अनुस्मारक भेज सकते हैं। उस व्यक्ति को बताएं कि आपने अपने चालान के बारे में वापस नहीं सुना है और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह उनके लिए बना है।
यदि आपके पास व्यक्तिगत अनुस्मारक के लिए नहीं है, तो वह भी ठीक है। आप इसके बजाय स्वचालित अनुस्मारक भेजना चुन सकते हैं!
पैर निचे रखो
यदि उपरोक्त रिमाइंडर किसी का ध्यान नहीं जाता है, तो आपको थोड़ा और आक्रामक होना पड़ सकता है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है अगर चालान गंभीर रूप से अतीत में हो गया है। इस सड़क को लेने से पहले कुछ बातों पर गौर करना चाहिए।
- क्या आप चाहते हैं कि यह कंपनी एक ग्राहक के रूप में बनी रहे? यदि आप करते हैं, तो धीमे भुगतान के साथ सहानुभूति रखने से आप अपनी भविष्य की वफादारी अर्जित कर सकते हैं।
- क्या आप भुगतान न करने के कारण डिलीवरी या सेवाओं को रोक सकते हैं? फिर, यह विकल्प नीचे आ सकता है कि क्या आप चाहते हैं कि यह कंपनी ग्राहक बनी रहे।
इन उत्तरों को ध्यान में रखते हुए, तदनुसार कार्य करें। अपने इनवॉइस को डिजिटल रूप से और मेल द्वारा दोनों के द्वारा प्रारंभ करें। अपने ग्राहक को कॉल करें और उन्हें बताएं कि आप समझते हैं कि चीजें कठिन हो सकती हैं, लेकिन आपने सेवाओं पर सहमति पूरी कर ली है या उत्पाद डिलीवर कर दिए हैं। इस प्रकार, वर्तमान भुगतान तुरंत देय है।
हां, यह असहज हो सकता है। लेकिन यह भी व्यापार है। आप संभवतः केवल ऐसे विक्रेता नहीं हैं जिन्हें आपका ग्राहक भुगतान करने में देर कर रहा है, इसलिए आप इस मुद्दे को लागू करने वाले एकमात्र व्यक्ति नहीं होंगे। लेकिन अगर आप उन पर एकमात्र दबाव डाल रहे हैं, तो आपको पहले भुगतान करने की संभावना होगी। या कम से कम पहले आवश्यक उपयोगिताओं के बाद, किराया, और अन्य बिलों का भुगतान किया जाता है।
मुद्दे पर बने रहना आपके और आपके ग्राहक दोनों के लिए निराशाजनक हो सकता है, लेकिन यह भुगतान करने में महत्वपूर्ण हो सकता है। कुछ छोटे व्यवसायों के मालिकों ने बिल के कारण दो साल के बाद देर से भुगतान किए जाने की सूचना दी है। जबकि देर कभी ठीक नहीं होती है, यह पहले से बेहतर है।
शटरस्टॉक के माध्यम से इनवॉयस इमेज
More in: लोकप्रिय लेख 9 टिप्पणियाँ 9
