प्रभावी बैठकों की परिभाषा

प्रभावी बैठकें कंपनियों के लिए वास्तविक मूल्य जोड़ती हैं। वे विचारों का उत्पादन करते हैं, दिशा देते हैं, बंधन मजबूत करते हैं और ताक़त का नवीनीकरण करते हैं। उसी समय, व्यवसाय अंतहीन संसाधनों को समर्पित नहीं कर सकते हैं। कुंजी सुनिश्चित कर रही है कि आवश्यक लोगों को आमंत्रित किया जाए - उचित समय पर और उपयुक्त स्थान पर। एक सामान्य उद्देश्य के लिए प्रत्यक्ष बातचीत और एक स्पष्ट कार्य योजना के साथ समाप्त होता है।

स्पष्ट उद्देश्य

सभी प्रभावी बैठकों का एक स्पष्ट उद्देश्य है। यह एक एजेंडे में तब्दील होता है। यदि आप एक समय में बहुत सारी वस्तुओं को कवर करने का प्रयास करते हैं तो आपकी बैठक समाप्त हो जाती है। यदि बहुत कम विषय टेबल पर हैं, तो ईमेल, व्यक्ति-से-व्यक्ति चर्चा या संचार के अन्य रूप अधिक व्यावहारिक हैं। आपके एजेंडे को उचित क्रम में चर्चा की जाने वाली विशिष्ट वस्तुओं की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए। पहले से बातें लिखकर बैठक के फ़ोकस को स्पष्ट करने में मदद मिलती है। यह भी सुनिश्चित करता है कि प्रतिभागियों के पास "खरीद-इन" हैं, बहुमूल्य विचारों के साथ आते हैं और चर्चा के सामने आने के साथ ट्रैक पर बने रहते हैं।

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अच्छी तरह से व्यवस्थित

एक प्रभावी बैठक के लिए रसद आवश्यक है। एक पहलू उन लोगों के सही समूह को आमंत्रित कर रहा है जो चर्चा किए जाने वाले कार्यों को करते हैं, उस कार्य के बारे में निर्णय लेते हैं या अन्यथा कमांड प्रभाव डालते हैं। एक ऐसा समय चुनें जो न केवल सभी उपस्थित लोगों के लिए मुफ़्त है, बल्कि अन्य कार्य प्राथमिकताओं या ऊर्जा स्तरों के साथ प्रतिस्पर्धा नहीं करता है। आपकी मीटिंग की लंबाई भी महत्वपूर्ण है।ज्यादातर मामलों में, दो घंटे एक स्वस्थ अधिकतम है। यह प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए समय का अनुमान लगाने में भी मदद करता है - और सम्मान सीमा। आपके स्थान को लोगों को सहज महसूस करना चाहिए और व्यावहारिक होना चाहिए। कुछ मामलों में, इसका मतलब एक निजी स्थान, कॉन्फ्रेंस कॉल या मीटिंग ऑफ़साइट होगा।

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गतिशील आदान-प्रदान

प्रभावी बैठकों में प्रभावी संचार की आवश्यकता होती है। यह जमीनी नियमों को स्थापित करने में मदद करता है जैसे “हमारा उद्देश्य अगले वित्तीय वर्ष के लिए एक बजट विकसित करना है जो हमारी शुद्ध आय को 15 प्रतिशत बढ़ाता है। यदि आप अपने विभाग के लिए अन्य क्षेत्रों में कटौती करने के लिए नए व्यय श्रेणियों का प्रस्ताव कर रहे हैं - या अतिरिक्त खर्च कैसे बढ़ाएँगे, इसके बारे में ठोस तर्क दें। तालमेल बनाने के तरीकों में "समस्या पोल" लेना शामिल है, जहाँ प्रतिभागी कॉल कर सकते हैं। सामूहिक रूप से विचारों को उत्पन्न करने के लिए चिंता या मंथन के क्षेत्र। समग्र बातचीत को ट्रैक पर रखते हुए, समूह संवाद को प्रोत्साहित करने और प्रत्येक व्यक्ति के हितों पर निर्माण करने के लिए एक मध्यस्थ आपका गुप्त हथियार है।

सार्थक परिणाम

आपकी बैठक के अंत तक स्पष्ट और कार्रवाई योग्य परिणाम होने चाहिए। इसे प्रोत्साहित करने का एक तरीका "अगले चरण" को अपने एजेंडे के अंतिम विषय के रूप में सूचीबद्ध करना है। सभी ढीले सिरों को बाँधने के लिए 10 से 15 मिनट आवंटित करें। प्रतिभागियों द्वारा हल किए गए मुद्दों को सारांशित करें। सभी आइटमों को हल नहीं किया गया - और निर्दिष्ट करें कि उन्हें संबोधित करने के लिए कौन जिम्मेदार है, कब तक। ऐसा सार्वजनिक रूप से करना और ऑफ़लाइन न होना, जवाबदेही को पुष्ट करता है। इसके अलावा, चर्चा या इसके परिणामों के मिनट या सामान्य सारांश को वितरित करने की योजना बनाएं। कुछ मामलों में, अगले चरणों में एक और मीटिंग शेड्यूल करना शामिल है। उन सहयोगियों के साथ जांच करें जो अगली बैठक से पहले अनुवर्ती कार्यों के लिए जिम्मेदार हैं ताकि निरंतर प्रगति सुनिश्चित हो सके।