किसी एसोसिएशन या संगठन की बैठक के मिनट समूह के शासी बोर्ड द्वारा की गई कार्रवाई का आधिकारिक रिकॉर्ड है, लेकिन वे एक सर्व-समावेशी प्रतिलेख नहीं हैं। बहुत अधिक विस्तार एक भ्रमित तस्वीर पेश कर सकता है कि एक बैठक क्या पूरा करती है और गलत व्याख्या को आमंत्रित करती है। उपयुक्त मीटिंग मिनट लिखने की कुंजी संक्षिप्त और सटीक होना और मानक प्रथाओं का पालन करना है।
$config[code] not foundसंगठन के नाम के साथ मिनट शुरू करें और बैठक की तारीख और उसके स्थान को रिकॉर्ड करें। मिनटों में सभी बोर्ड सदस्यों को उपस्थित होना चाहिए, एक कोरम की उपस्थिति और उस समय बैठक को आदेश देने के लिए बुलाया गया था। सचिव को उस समय को भी रिकॉर्ड करना चाहिए जब बोर्ड के सदस्य देर से पहुंचते हैं या कोई वोट लेने के समय उपस्थित थे, इसका स्पष्ट रिकॉर्ड रखने के लिए जल्दी छोड़ देते हैं।
पहले आने वाली वस्तुओं की जांच करने के एजेंडे का पालन करें, जैसे कि पिछली बैठक के मिनटों में सुधार और परिवर्धन, एक कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट या समिति की रिपोर्ट की प्रस्तुति जिसे आगे कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है। कोषाध्यक्ष से एक अद्यतन के रूप में लिखित रिपोर्ट के लिए, बस मिनटों के लिए रिपोर्ट संलग्न करें। मौखिक रिपोर्टों के लिए, संक्षेप में संक्षेप में बताएं।
एक बोर्ड क्या कार्रवाई करता है, इसका सार रिकॉर्ड करें, लेकिन बोर्ड के सदस्यों के बीच चर्चा का चल रहा संवाद नहीं। जब एक प्रस्ताव बनाया जाता है, तो रिकॉर्ड करें कि किसने प्रस्ताव बनाया और कौन दूसरा, और वोट का परिणाम। बैठक में लिए गए अन्य कार्यों पर ध्यान दें, जो मतदान के अधीन नहीं हैं, जैसे कि बोर्ड अध्यक्ष एक आगामी संघ के आयोजन के लिए कार्य सौंपना, समिति की सदस्यता के लिए स्वेच्छा से बोर्ड के सदस्यों और भविष्य की गतिविधियों के बारे में चर्चा करना। मिनटों में किसी अन्य चर्चा का संक्षिप्त योग शामिल होना चाहिए।
"नए व्यवसाय" के एजेंडा आइटम के तहत उठाए गए मुद्दों को संक्षेप में बताएं। जबकि नया व्यवसाय कुछ भी हो सकता है, मिनटों को मुख्य रूप से उठाए गए विषय को प्रतिबिंबित करना चाहिए, जिन्होंने इसे उठाया, और राष्ट्रपति या बोर्ड के किसी भी निर्देश को इस मुद्दे को संबोधित करने के लिए या "देखो" इसे में।"
अगली बैठक की तिथि, समय और स्थान के साथ मिनट समाप्त करें। बोर्ड अध्यक्ष या अध्यक्ष द्वारा निर्देशित मिनटों को फ़ाइल करें, जैसे कि ऑनलाइन या एक निर्दिष्ट फ़ाइल कैबिनेट में।
