कार्यालय दाखिल करने की नीति और प्रक्रियाएं

इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय के इस दिन में, दाखिल करने के लिए कागजात की अवधारणा को लेना संभव है। कुशल कार्यालय दाखिल करने की नीतियों को विकसित करने से महत्वपूर्ण दस्तावेजों को उपलब्ध रखने में मदद मिल सकती है और सक्रिय दस्तावेज आसानी से मिल सकते हैं। भले ही कंप्यूटर पर कितना भी दस्तावेज़ीकरण किया गया हो, हमेशा एक निश्चित राशि होगी जिसे मुद्रित करने और हाथ से दर्ज करने की आवश्यकता होती है। कार्यालय दाखिल करने पर ध्यान रखें और आप अधिक कुशल कार्यालय चला सकते हैं।

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ज़िम्मेदारी

कार्यालय दाखिल करने की नीति कितनी भी विस्तृत क्यों न हो, प्रभावी होने के लिए किसी को दैनिक आधार पर नीति को लागू करने के लिए ज़िम्मेदार होने की आवश्यकता होती है। डेलिगेट फाइलिंग अथॉरिटी को दाखिल की जाने वाली सूचना की मात्रा, फाइलिंग सिस्टम की जटिलता और कितनी बार जानकारी पुनर्प्राप्त की जाती है, के आधार पर भिन्न हो सकती है और इसे फिर से दायर करने की आवश्यकता होती है।

एक अच्छी फाइलिंग पॉलिसी के साथ, फाइलिंग केवल जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा की जानी चाहिए। यदि कोई और दस्तावेज़ निकालता है, तो एक नियम होना चाहिए कि दस्तावेज़ को जिम्मेदार पार्टी द्वारा दायर की जाने वाली "टोकरी" में रखा गया है। यदि दाखिल करने के लिए जिम्मेदार कई लोग हैं, तो आपको प्रत्येक फ़ोल्डर पर एक सिस्टम बनाना चाहिए जहां अंतिम व्यक्ति जो कुछ दायर करता है, उसे अपने हस्ताक्षर करने चाहिए। एक अच्छी फाइलिंग प्रणाली बनाए रखने के लिए, जिम्मेदार लोगों को जवाबदेह ठहराया जाना चाहिए।

रंग कोडिंग

PowerHomeBiz.com के अनुसार, आपकी फ़ाइलों को व्यवस्थित रखने का एक तरीका रंग कोडिंग द्वारा है। आप रंगीन टैब स्टिकर का उपयोग करके कोड फ़ाइलों को रंग कर सकते हैं, या आप अपने अलमारियाँ में उपयोग करने के लिए विभिन्न रंगों के फ़ाइल फ़ोल्डर खरीद सकते हैं।

जब आप रंग से अलग होते हैं, तो अधिक व्यापक शीर्षकों के लिए रंग कोडिंग प्रणाली का उपयोग करना अधिक कुशल हो सकता है और फिर उप-शीर्षकों के लिए एक अलग प्रणाली। उदाहरण के लिए, सभी वित्तीय दस्तावेजों को हरे रंग की फाइलों में रखा जा सकता है, लेकिन कर जानकारी से संबंधित दस्तावेजों की अपनी प्रणाली होगी। रंग कोडिंग के साथ प्रयोग अपने रंग कोडिंग प्रणाली। हरे रंग के फ़ोल्डरों का उपयोग वित्तीय दस्तावेजों के लिए किया जा सकता है, लेकिन कर-संबंधी जानकारी पर लाल टैब स्टिकर लगाए जा सकते हैं।

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सक्रिय और संग्रह

आपकी सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली फाइलें वही होंगी जिन्हें सक्रिय माना जाना चाहिए, और जिन्हें नियमित आधार पर संदर्भित नहीं किया जाएगा, उन्हें संग्रहीत किया जा सकता है। एक सक्रिय फाइल सिस्टम गतिशील है और विस्तार और जोड़ के लिए जगह छोड़ता है। एक बार जब किसी दस्तावेज़ को उसके सक्रिय चरण से परे समझा जाता है, तो उसे संग्रह में ले जाया जाता है। अपनी सक्रिय फ़ाइलों को उन लोगों के लिए उपलब्ध रखें जिनकी उन्हें आवश्यकता होगी, और हर दिन अपनी सक्रिय फ़ाइलों को व्यवस्थित करने में लगे रहें।