अधिकांश पेशेवरों को अपने करियर में कुछ बिंदु पर औपचारिक व्यावसायिक पत्रों का मसौदा तैयार करना चाहिए। चाहे आप नौकरी की तलाश कर रहे हों, नौकरी छोड़ रहे हों या किसी ग्राहक के साथ संवाद कर रहे हों, एक व्यवसाय पत्र को ठीक से प्रारूपित करना और लिखना आपके व्यावसायिकता के स्तर को इंगित करता है। इस तरह के पत्र को लिखने के लिए, सभी आवश्यक आवश्यकताओं को संबोधित करते हुए सही प्रारूप का पालन करें और पेशेवर भाषा का उपयोग करें।
ब्लॉक स्वरूपण
औपचारिक व्यापार पत्र के लिए सबसे सामान्य प्रारूप ब्लॉक प्रारूप है। इस प्रारूप के साथ, पूरे पृष्ठ के चारों ओर 1-इंच के मार्जिन के साथ, सभी पाठ बचे हुए हैं। इस प्रारूप में अपना पत्र लिखने के लिए:
$config[code] not found- अपना पता टाइप करें, जब तक कि लेटरहेड उसके साथ पहले से अंकित न हो, जिस स्थिति में आप तारीख से शुरू करते हैं।
- एक पंक्ति छोड़ें, फिर तिथि जोड़ें।
- दूसरी पंक्ति छोड़ें, और अक्षर के प्राप्तकर्ता का नाम और पता जोड़ें।
- एक और लाइन छोड़ें, और ग्रीटिंग डालें, उसके बाद एक कोलन।
- दूसरी पंक्ति छोड़ें, और अपना पत्र शुरू करें।
- पत्र के शरीर के बाद, समापन टाइप करें।
- तीन लाइनें छोड़ें, और फिर अपना नाम और शीर्षक लिखें।
इंडिकेटेड फॉर्मेटिंग
इंडिकेटेड फॉर्मेटिंग समान पैटर्न को वर्गों के बीच रिक्ति के संदर्भ में ब्लॉक करने के लिए अनुसरण करता है। हालाँकि, वर्गों के संरेखण के साथ कुछ अंतर हैं:
- पृष्ठ के केंद्र के साथ संरेखित रेखाओं के साथ अपना पता और दिनांक टाइप करें। फिर से, यदि आप एक मुद्रित लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो अपना पता न लिखें।
- एक लाइन छोड़ें, और प्राप्तकर्ता का नाम और पता टाइप करें। ब्लॉक शैली के साथ, उन्हें फ्लश छोड़ दिया जाना चाहिए।
- पत्र के शरीर के प्रत्येक पैराग्राफ को आधा इंच का संकेत दें, पैराग्राफ के बीच एक एकल स्थान के साथ।
- समापन और हस्ताक्षर लाइनें टाइप करें ताकि वे पृष्ठ के शीर्ष पर पते और दिनांक के साथ हों, पृष्ठ के केंद्र में बाएं किनारे के साथ।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायापत्र सामग्री
आमतौर पर, एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र को पांच अलग-अलग भागों में विभाजित किया जा सकता है:
- एक परिचय जो प्राप्तकर्ता को बताता है कि पत्र किस बारे में है।
- लिखने का एक कारण।
- किसी भी बाड़े के बारे में जानकारी।
- अतिरिक्त टिप्पणी या बयान।
- एक समापन जो भविष्य के संपर्क का संदर्भ देता है।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक सूचनात्मक साक्षात्कार पर अनुवर्ती कार्रवाई करने के लिए लिख रहे हैं, तो आप बैठक को संदर्भित करके शुरू करेंगे और कहेंगे कि आप अनुवर्ती लिख रहे हैं। यदि आप दस्तावेज़ भेज रहे हैं, जैसे कि आपके फिर से शुरू या लिखने के नमूने की एक प्रति, पत्र में ध्यान दें; उदाहरण के लिए, “जैसा कि हमने चर्चा की, मैंने उस लेख की एक प्रति संलग्न की है जिसके लिए मैंने लिखा था XYZ जर्नल मार्केटिंग रणनीति पर। ”इस बात को दोहराते हुए कि आपने मीटिंग की सराहना की है और आप अपनी नौकरी की खोज के दौरान संपर्क में रहेंगे। अपने पत्र में किसी भी संक्षिप्ताक्षर या स्लैंग का उपयोग करने से बचें, और भेजने से पहले सावधानीपूर्वक प्रूफरीड करें।
विशेष ध्यान
यदि कोई अन्य व्यक्ति आपके लिए पत्र लिख रहा है, तो संकेत दें कि हस्ताक्षर लाइन के नीचे एक रेखा है। एक पंक्ति छोड़ें, और फिर अपने अक्षरों को बड़े अक्षरों में टाइप करें, उसके बाद आगे स्लैश और निचले मामले में टाइपिस्ट के शुरुआती अक्षर।
यदि आप अपने पत्र में संलग्नक शामिल हैं, तो पत्र के नीचे एक नोट जोड़कर प्राप्तकर्ता को सतर्क करें। हस्ताक्षर लाइन से दो लाइनें छोड़ें, या टाइपिस्ट लाइन में से एक। "एन्क्लोज़र" टाइप करें, या तो कोष्ठकों में परिक्षेत्रों की संख्या या एक बृहदान्त्र और अलग-अलग क्रमांकित लाइनों पर सूचीबद्ध विशिष्ट बाड़ों के बाद, उदाहरण के लिए, संलग्नक: 1. फिर से शुरू करें। लेखन नमूना।
यदि आप किसी और को पत्र की एक प्रति भेज रहे हैं, तो एक सीसी लाइन भी शामिल करें। एनक्लोजर लाइन के बाद, एक लाइन छोड़ें। टाइप करें CC, उसके बाद कोलन और अतिरिक्त प्राप्तकर्ता का नाम। यदि एक से अधिक व्यक्ति हैं, तो प्रत्येक नाम को एक अलग पंक्ति में शामिल करें।
अंत में, एक रूढ़िवादी और पढ़ने के लिए आसान फ़ॉन्ट चुनें। 10 या 12 बिंदुओं में टाइम्स न्यू रोमन या एरियल व्यावसायिक पत्रों के लिए सबसे आम विकल्प हैं।
