एचआर के लिए एक शिकायत पत्र का निर्माण कैसे करें

एक गंभीर कार्यस्थल मुद्दे के दस्तावेजीकरण में मानव संसाधन के लिए एक शिकायत पत्र भेजना एक महत्वपूर्ण कदम है। समस्या के लिए एचआर को सचेत करने के अलावा, आपका पत्र आपकी शिकायत का रिकॉर्ड प्रदान करता है। यदि आप संक्षेप में तथ्यों का उल्लेख करते हैं और तथ्यात्मक, वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए अपने पत्र को ध्यान से पढ़ते हैं, तो आपकी शिकायत पर ध्यान देने की अधिक संभावना है।

समस्या बतलाओ

समस्या को संक्षेप में बताकर पत्र शुरू करें। उदाहरण के लिए, "मैं लेखा विभाग में असुरक्षित स्थितियों के बारे में चिंतित हूं।" यदि आपके मानव संसाधन ने यह विवरण दिया है कि कर्मचारियों को शिकायतों का सामना कैसे करना चाहिए, इस तथ्य का उल्लेख करें। आप लिख सकते हैं, "मानव संसाधन नीति के अनुसार, मैंने इस मामले पर अपने पर्यवेक्षक के साथ कई मौकों पर चर्चा की है, लेकिन समस्या के समाधान के लिए कोई कदम नहीं उठाया गया है।" बता दें कि कंपनी की नीति के अनुसार, अब आप एक औपचारिक शिकायत दर्ज कर रहे हैं और स्थिति की जांच के लिए एचआर चाहेंगे।

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समस्या का विस्तार करें

समस्या के बारे में विस्तार से बताएं। एचआर ज़ोन वेबसाइट शिकायत को बुलेट बिंदुओं में विभाजित करने का सुझाव देती है जो आपकी शिकायत के विभिन्न पहलुओं को कवर करती है। एक गोली बिंदु में उस तिथि का उल्लेख हो सकता है कि पानी ने लेखांकन विभाग में रिसाव करना शुरू कर दिया था, साथ ही आपने रिसाव की रिपोर्ट करने के लिए कार्रवाई की थी। एक अन्य व्यक्ति उस तिथि को सूचीबद्ध कर सकता है जो कर्मचारी गीली मंजिल पर फिसल गया था, जबकि दूसरा मोल्ड समस्या का उल्लेख कर सकता है जो कर्मचारी स्वास्थ्य समस्याओं का कारण है। बताएं कि आपने स्थिति की रिपोर्ट या उपाय करने के लिए क्या किया और ईमेल, पत्राचार या अन्य सहायक सामग्री की प्रतियां संलग्न करें, जिसमें किसी भी घटना के गवाहों की सूची शामिल है।

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एक समाधान का प्रस्ताव

समस्या के समाधान के लिए कंपनी को क्या करना चाहते हैं, यह बताएं। एक टपका हुआ, ढाला कार्यालय के मामले में, आप पूछ सकते हैं कि छत को ठीक करने और मोल्ड को हटाए जाने के दौरान विभाग को किसी अन्य स्थान पर स्थानांतरित किया जाएगा। यदि शिकायत में सहकर्मियों के साथ कठिनाइयां शामिल हैं, तो आप व्यक्तिगत जिम्मेदारियों या कर्तव्यों का स्पष्ट रूप से विस्तार करने के लिए एक बैठक का अनुरोध कर सकते हैं। हालाँकि कंपनी को आपके समाधान को लागू नहीं करना है, लेकिन HR को यह बताना ज़रूरी है कि आपने समस्या पर काफी विचार किया है और परिणाम में निवेश किया है।

एक उत्तर का अनुरोध करें

पत्र को यह कहकर समाप्त करें कि एचआर आपके पत्र को लिखित रूप में प्राप्त करना स्वीकार करता है। एक लिखित उत्तर सबूत प्रदान करता है कि आपकी शिकायत प्राप्त हुई थी। आवश्यकता होने पर समस्या के बारे में चर्चा करने के लिए एचआर से मिलने के लिए उपलब्ध हैं। बताइए कि आप 30 दिनों में समस्या का समाधान करने के लिए एचआर क्या करेंगे या आपकी होमबुक में बताई गई समय सीमा में आपको क्या जवाब मिलेगा। उल्लेख करें कि आप उम्मीद करते हैं कि आपकी शिकायत को विवेकपूर्ण और गोपनीय रूप से नियंत्रित किया जाएगा। इस मामले पर विचार करने के लिए एचआर को धन्यवाद दें और अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें।