जब आप किसी मित्र को एक पत्र लिखते हैं, तो पत्र आराम और आकस्मिक हो सकता है। हालाँकि, जब आप एक व्यावसायिक पत्र टाइप करते हैं, जिसे व्यावसायिक पत्र कहा जाता है, तो कुछ निश्चित दिशा-निर्देश हैं जिनका आपको पालन करने की आवश्यकता है। यह एक व्यापारिक सहयोगी के साथ एक गर्म, मैत्रीपूर्ण पत्राचार टाइप करने के लिए पूरी तरह से स्वीकार्य है, जिसके साथ आप एक मिलनसार संबंध रखते हैं। एक सफल पत्र लिखने की कुंजी उचित प्रारूप का पालन करना है, जिसे निम्नलिखित चरणों में समझाया गया है।
$config[code] not foundअपने आप से शुरुआत करें
अपना रिटर्न पता दिखाने वाले पते के साथ पत्र शुरू करें। यदि आप लेटरहेड पर पत्र टाइप कर रहे हैं, तो यह कदम आवश्यक नहीं है, बशर्ते लेटरहेड आपका पूरा नाम और रिटर्न पता दिखाए। एक लाइन छोड़ें।
इसे एक तारीख दें
पत्र की तारीख दिखाते हुए एक पंक्ति दर्ज करें। तारीख का प्रारूप या तो महीना, दिन और साल या तारीख, महीना और साल होना चाहिए। आपको महीने को वर्तनी देना चाहिए, चाहे आप कोई भी प्रारूप चुनें। सप्ताह के दिन को शामिल करना स्वीकार्य है, लेकिन आवश्यक नहीं। एक लाइन छोड़ें।
प्राप्तकर्ता का नाम
पता ब्लॉक में प्राप्तकर्ता की जानकारी टाइप करें। उसका पूरा नाम टाइप करें, जैसे "सुश्री" शीर्षक या "डॉ।", एक पंक्ति में। अगली पंक्ति में, सड़क के पते पर टाइप करें। अंतिम पंक्ति पर शहर, राज्य और ज़िप कोड टाइप करें।
एक सैल्यूटेशन का उपयोग करें
एक लाइन छोड़ें और प्रणाम दर्ज करें। पेशेवर पत्रों को हमेशा "प्रिय श्री / श्रीमती / डीआर / एसीटी" से संबोधित किया जाना चाहिए। प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम के बाद। बृहदान्त्र के साथ नाम का पालन करें। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो पत्र को एक सामान्य अभी तक पेशेवर अभिवादन के साथ संबोधित करें, जैसे "टू व्हॉट इट मे कन्सर्न" या "प्रिय महोदय या मैडम।"
बॉडी लिखें
एक और रिक्त पंक्ति दर्ज करें और पत्र का मुख्य भाग लिखें। आपको पेशेवर अक्षरों में पैराग्राफ की पहली पंक्तियों को इंडेंट करने की आवश्यकता नहीं है। पत्र को संक्षिप्त रखें, तीन या चार पैराग्राफ से अधिक नहीं। प्रत्येक पैराग्राफ के बीच डबल स्पेस टाइप करें।
पत्र को बंद करें
अंतिम पैराग्राफ के बाद एक लाइन छोड़ें। एक समापन लाइन दर्ज करें, जैसे "ईमानदारी से," या "आपका वास्तव में।" चार रिक्त लाइनें दर्ज करें और फिर अपना पूरा नाम लिखें। यदि आपके नाम के बाद लाइन पर अपना शीर्षक टाइप करें, यदि लागू हो। जब आप पत्र टाइप कर रहे हों और प्रिंट कर रहे हों, तो अपना नाम क्लोजर और अपने नाम के बीच के स्थान पर हस्ताक्षर करें।
टिप
यदि आप पत्र के साथ अन्य दस्तावेज़ संलग्न कर रहे हैं, तो पृष्ठ के निचले भाग में एक पंक्ति जोड़ें, जो कहता है "संलग्नक:" और संलग्न पृष्ठों की संख्या। यदि आप किसी और को कार्बन कॉपी भेज रहे हैं, तो नीचे एक पंक्ति दर्ज करें जो "cc:" कहती है, जिसके बाद किसी को भी एक सटीक प्रतिलिपि प्राप्त हो सकती है।
