जब एक ग्राहक एक कार्यालय में चलता है, तो रिसेप्शनिस्ट वह पहला व्यक्ति होता है जिससे वह मिलेंगे। रिसेप्शनिस्ट जनता और उन कंपनियों के बीच की कड़ी हैं, जिनके लिए वे काम करते हैं, और इस कारण से उन्हें सभी कार्यालय नीतियों और प्रक्रियाओं के जानकार होना चाहिए। वे हर उस प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम नहीं हो सकते हैं जो एक ग्राहक के पास है, लेकिन वे हमेशा ग्राहक को किसी ऐसे व्यक्ति को निर्देशित करने में सक्षम होना चाहिए जो कर सकता है।
अभिवादन करने वाले
एक रिसेप्शनिस्ट का प्राथमिक कर्तव्य आगंतुकों को बधाई देना और उन्हें उपयुक्त कार्यालयों या प्रशासकों को निर्देशित करना है। रिसेप्शनिस्ट किसी भी कंपनी का सार्वजनिक चेहरा है, और सभी कार्यालय प्रक्रियाओं और नीतियों के अनुकूल, सहायक और जानकार होना चाहिए। ये एक कार्यालय से दूसरे कार्यालय में भिन्न हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक चिकित्सा रिसेप्शनिस्ट को यह जानना होगा कि प्रत्येक रोगी से बीमा जानकारी कैसे प्राप्त करें और यदि आवश्यक हो तो सह-भुगतान कैसे एकत्र करें। हालांकि उन्हें चिकित्सा सवालों के जवाब देने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन उन्हें पता होना चाहिए कि मरीजों को समस्या होने पर उन्हें किसको निर्देशित करना है। एक लॉ ऑफिस में एक रिसेप्शनिस्ट को कानूनी सलाह नहीं देनी चाहिए, लेकिन उसे पता होना चाहिए कि उनके ऑफिस में किसी क्लाइंट के साथ काम करने और उसे तुरंत उस व्यक्ति के पास ले जाने की विशेषज्ञता है।
$config[code] not foundकार्यालय नीतियां लागू करें
कुछ मामलों में, रिसेप्शनिस्ट कार्यालय की नीतियों और प्रक्रियाओं को लागू करने के लिए जिम्मेदार हैं। विशिष्ट कार्यालय नीतियां एक कार्यालय से दूसरे कार्यालय में भिन्न होंगी, लेकिन वे आमतौर पर कार्यालय में कर्मचारियों और ग्राहकों की सुरक्षा और कल्याण की रक्षा के लिए डिज़ाइन की जाती हैं। कार्यालय की नीतियों में धूम्रपान, मादक पेय पीना और कार्यालय या रिसेप्शन क्षेत्र में यौन या मौखिक उत्पीड़न में संलग्न होना शामिल हो सकता है। कई कार्यालयों में एक मूल ड्रेस कोड भी होता है, और सभी को जूते और उपयुक्त कपड़े पहनने के लिए कार्यालय में प्रवेश करने की आवश्यकता होती है। अन्य बुनियादी कार्यालय नीतियां ऑपरेशन, बिलिंग और सेवाओं या शुल्क में किसी भी बदलाव के बारे में ग्राहकों को सूचित करने के लिए घंटों को कवर करती हैं। सभी कर्मचारियों की तरह, रिसेप्शनिस्ट को कार्यालय नीतियों के बारे में पता होना चाहिए और हर समय एक कर्मचारी पुस्तिका उपलब्ध होनी चाहिए।
दिन का वीडियो
आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायागोपनीयता और गोपनीयता के मुद्दे
कई कार्यालयों में, बड़ी मात्रा में जानकारी दर्ज करने के लिए रिसेप्शनिस्ट जिम्मेदार होते हैं। इनमें ग्राहकों के रोजगार रिकॉर्ड, कानूनी या चिकित्सा इतिहास, पते और संपर्क जानकारी, या वित्तीय जानकारी शामिल हो सकती है। हालांकि एक रिसेप्शनिस्ट के नियोक्ता की उस जानकारी तक पूरी पहुंच हो सकती है, रिसेप्शनिस्ट को इसे कार्यालय के बाहर या कार्यालय या कार्यस्थल के भीतर अनधिकृत कर्मियों के साथ साझा नहीं करना चाहिए। कार्यालय नीतियां ग्राहकों को निजता के अधिकार पर सख्त नियम प्रदान करती हैं और अक्सर अनधिकृत जानकारी जारी करने के लिए दंड शामिल हैं। क्योंकि रिसेप्शनिस्टों को एक अत्यधिक व्यक्तिगत जानकारी दी जाती है, उन्हें इन नीतियों के बारे में पता होना चाहिए और हर समय उनका पालन करना चाहिए। रिसेप्शनिस्ट भी अपने गोपनीयता अधिकारों के ग्राहकों को सूचित करने में सक्षम होना चाहिए, और इन मुद्दों के बारे में उनके किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं।
