ईमेल के माध्यम से खुद को व्यक्त करना सहायक है और कई बार आवश्यक है। लेकिन आपके साथ संगत दर्शकों को जानना महत्वपूर्ण है। कार्यस्थल में ईमेल शिष्टाचार का उपयोग करने का तरीका जानने के लिए आगे पढ़ें।
मानक व्यवसाय-पत्र रचना के साथ खुद को परिचित करने का प्रयास करें। "नमस्ते" शब्द का उपयोग करने के विपरीत, "प्रिय" शब्द के रूप में मूल व्यावसायिक अभिवादन का उपयोग करें, यदि आप उसके और उसके विभाग से परिचित हैं तो उस व्यक्ति के पहले नाम का उपयोग करें। यदि आप व्यक्ति से परिचित नहीं हैं, तो उसका पूरा नाम या अंतिम नाम का उपयोग करें। उन लोगों के लिए नमस्कार "हाय" को बचाने की कोशिश करें जिन्हें आप दोस्ताना आधार पर जानते हैं।
$config[code] not foundअपने ईमेल के मुख्य भाग में एक व्यावसायिक स्वर बनाएँ। एक संक्षिप्त परिचय के बाद, स्पष्ट रूप से सोचे हुए वाक्यों के साथ अपने ईमेल का मुख्य भाग भरें। यह प्राप्तकर्ता को यह समझने में मदद करेगा कि किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय किन क्रियाओं को करने की आवश्यकता है, या किन सवालों के जवाब देने की आवश्यकता है।
वर्तनी-जांच और विराम चिह्नों को अपने पूरे ईमेल पर लागू करें। वर्तनी और विराम चिह्न कार्यस्थल में उचित ईमेल शिष्टाचार के लिए आवश्यक हैं। सबसे बुरी बात यह है कि आप अपने वरिष्ठों को गलत वर्तनी और गलत विराम से भरा ईमेल भेज सकते हैं।
Cc: और Bcc: "Cc:" का अर्थ है "कार्बन कॉपी" और "Bcc:" का अर्थ है "ब्लाइंड कार्बन कॉपी।" इससे ईमेल के प्राप्तकर्ता को पता चल जाता है कि इस ईमेल को देखने के लिए किसी अन्य पार्टी को शामिल किया गया है। Bcc: आपको प्राप्तकर्ता के ज्ञान के बिना इस ईमेल को देखने के लिए तीसरे पक्ष को अनुमति देने का विकल्प देता है।
टिप
आपके द्वारा वर्तनी-जांच और विराम चिह्नों का उपयोग करने के बाद अपना ईमेल प्रूफरीड करें। औपचारिक पत्रों के लिए आपके ईमेल की डेटलाइन को सहेजा जा सकता है। जरूरत पड़ने पर थिसॉरस और डिक्शनरी का उपयोग करना याद रखें!
चेतावनी
याद रखें कि गलत वर्तनी वाले शब्द आपको अज्ञानी लगते हैं। कार्यस्थल में शाप और अपमानजनक बयानों से दूर रहें! बोल्ड टेक्स्ट, इटैलिक्स और शब्दों के कैपिटलाइज़ेशन से बचें। इन्हें गुस्सा करने वाले स्वभाव के रूप में गलत समझा जा सकता है। गैर-मानक फोंट और रंगों में ईमेल न भेजें। याद रखें कि आपको लाभहीन फॉरवर्ड भेजने के लिए फटकार लगाई जा सकती है! अन्य सहकर्मियों और विभागों के ईमेल न भेजें जो आपके अनन्य देखने के उद्देश्यों के लिए हैं। दूसरे शब्दों में, अपने व्यावसायिक मामलों में दूसरों को शामिल न करें। कठबोली से दूर रहें।
