एक ज्ञापन, या ज्ञापन, एक संगठन के भीतर संवाद करने के लिए उपयोग किया जाने वाला दस्तावेज़ है। इस प्रकार का दस्तावेज़ आमतौर पर संगठन के सदस्यों के लिए समस्याओं या नोटिसों का संचार करता है, दूसरों को कार्रवाई करने के लिए राजी करता है, या प्रतिक्रिया मांगता है। मेमो आवश्यक रूप से छोटे और संक्षिप्त हैं और एक विशिष्ट प्रारूप का पालन करते हैं। लगभग हर पेशेवर क्षेत्र संवाद करने के लिए मेमो का उपयोग करता है; व्यावसायिक सफलता के लिए अक्सर लिखना सीखना महत्वपूर्ण होता है।
$config[code] not foundवास्तविक दस्तावेज लिखने से पहले अपने ज्ञापन और अपने इच्छित दर्शकों के सामान्य विचार को लिख लें। ज्ञापन लिखते समय श्रोता विचार बहुत महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि किसी समस्या में केवल लोगों का एक छोटा समूह शामिल है, तो पूरे संगठन को ज्ञापन को संबोधित न करें। बड़े पैमाने पर दर्शकों के लिए उपयुक्त भाषा पर विचार करें। आप अधीनस्थों की तुलना में वरिष्ठों को अलग तरीके से संदेश देना चाहते हैं।
अपना हेडर सेक्शन भरें। सभी मेमो में समान खंड होने चाहिए। सबसे पहले, "टू" सेक्शन में रिसीवर्स का नाम होगा। उदाहरण के लिए, "टू: जॉन स्मिथ" या "टू: स्मिथ कंपनी स्टाफ" एक "टू:" लाइन में काम करेगा। "टू:" लाइन के तहत, इसमें अपने नाम के साथ "से:" लाइन भरें। सीधे "से:" लाइन के नीचे एक "दिनांक:" अनुभाग शामिल होता है जिस तिथि में मेमो लिखा होता है। महीनों को अक्सर संक्षिप्त किया जाता है; फरवरी "फरवरी" बन जाता है। अंत में, एक विशेष शीर्षक के साथ एक "विषय:" पंक्ति शामिल करें जो इंगित करेगा कि मेमो क्या है।
अपना संदेश आगे लिखें; एक पृष्ठ से अधिक के लिए लक्ष्य। आपका पहला वाक्य स्पष्ट रूप से मेमो के उद्देश्य और संदर्भ को बताना चाहिए। अगला, यदि उपयुक्त हो, तो मेमो के विषय की घटना, स्थिति या परिस्थिति की पृष्ठभूमि को संक्षेप में बताएं। निम्नलिखित, वास्तव में समझाएं कि आप क्या चाहते हैं या मेमो प्राप्त करने वालों से अपेक्षा करते हैं। यदि आपका मेमो आवश्यक रूप से एक पृष्ठ से अधिक लंबा है, तो आप स्पष्टता प्रयोजनों के लिए संदेश के अंत में एक संक्षिप्त सारांश पैराग्राफ शामिल करना चाह सकते हैं।
एक विनम्र अंत के साथ बंद करें। मेमो पढ़ने में अपने समय के लिए प्राप्तकर्ताओं का धन्यवाद करना सुनिश्चित करें और मेमो की सामग्री के बारे में चर्चा या टिप्पणियों को आमंत्रित करें।
समापन के बाद एक "संलग्न:" लाइन शामिल करें यदि आपको मेमो के साथ अतिरिक्त दस्तावेजों को संलग्न करने की आवश्यकता है। इस पंक्ति में संलग्नकों के शीर्षक को संक्षेप में बताएं जैसे कि "अटैच्ड: रिज्यूम।"
किसी भी जानकारी को काटने के लिए अपने ज्ञापन की समीक्षा करें जो कि बहुत ही शानदार है और शब्दों को सरल बना देता है। ज्ञापन का लक्ष्य संक्षिप्तता है।
वर्तनी और व्याकरण के मुद्दों के लिए अपने ज्ञापन पर जाँच करें। मेमो को आमतौर पर पेशेवर दस्तावेज माना जाता है। व्याकरण के प्रति लापरवाह गलतियाँ और असावधानी लेखक पर खराब प्रभाव डाल सकती है।
