व्यवसाय में, वास्तविक समस्याओं के समाधान की पेशकश के लिए अक्सर प्रस्ताव लिखना आवश्यक होता है। मेरी पुस्तक "बिजनेस कम्युनिकेशन: प्रोसेस एंड प्रोडक्ट" में, मैरी गुफी कहती हैं, "प्रस्ताव समस्याओं को हल करने, सेवाएं प्रदान करने, या उपकरण बेचने के लिए प्रेरक प्रस्ताव हैं।" जबकि प्रस्ताव लेखन में अक्सर व्यापक शोध की आवश्यकता होती है और इसे तंग समय सीमा के तहत किया जाना चाहिए। इसके बुनियादी हिस्सों के लिए नीचे दिए गए दस्तावेज़ प्रक्रिया को सरल कर सकते हैं और अनुकूल प्रतिक्रिया के साथ प्रस्ताव की संभावना बढ़ा सकते हैं।
$config[code] not foundलिखावट और आलेखन
अपने दर्शकों को जानें। प्रस्ताव को पढ़ने की आज्ञा देने वाले व्यक्तियों को निर्धारित करने के लिए अनुसंधान का संचालन करें। यह निर्धारित करेगा कि भाषा को कितना तकनीकी होना चाहिए, शब्दों को परिभाषित करने के लिए शब्दावली की आवश्यकता होगी या नहीं, समस्या के बारे में टोन और कितना पृष्ठभूमि जानकारी शामिल करने की आवश्यकता है।
समस्या को हल करने के लिए पिछले प्रयासों और उन प्रयासों की कमियों की पहचान करने के लिए अनुसंधान का संचालन करें। सामग्री और श्रम की लागत का पता लगाएं और निर्धारित करें कि प्रस्तावित समाधान को लागू करने के सभी चरणों को पूरा करने के लिए शुरू से अंत तक कितना समय लगेगा।
परिचय का उपयोग समस्या और उसके महत्व की पहचान करने के लिए करें। इस बात का सबूत दें कि कोई समस्या मौजूद है, जैसे कि पैसे, समय या ग्राहकों का सत्यापन नुकसान। बताएं कि अब समस्या को हल करने के लिए कार्रवाई क्यों की जा रही है। संक्षेप में अपने समाधान की रूपरेखा तैयार करें और, अपने शोध के आधार पर, प्रमाण दें कि आपका प्रस्तावित समाधान काम करेगा।
समस्या को हल करने के लिए इसके कारणों और पिछले प्रयासों सहित शरीर पैराग्राफ में समस्या के बारे में पृष्ठभूमि प्रदान करें। वैकल्पिक समाधान, चार्टिंग या रेखांकन जानकारी को स्वीकार करें। रॉबर्ट एडलर और जीन एल्महर्स्ट के अनुसार, "काम पर संवाद: व्यवसाय और सिद्धांतों के सिद्धांत," एक तुलनात्मक विश्लेषण "विशेष रूप से उपयोगी है" जब दर्शक एक विचार पर विचार कर रहे होते हैं जो आपके द्वारा वकालत करने वाले व्यक्ति के साथ प्रतिस्पर्धा करता है।
आपूर्ति के कारण समस्या को हल करने और अपने समाधान और इसके लाभों का प्रस्ताव करने की आवश्यकता है। अनुशंसित किए जा रहे उत्पाद या सेवा के विवरणों को शामिल करें और इस बारे में जानकारी दें कि यह समस्या का समाधान कैसे करेगा। परियोजना के प्रत्येक चरण के लिए समय सीमा को रेखांकित करने वाला एक शेड्यूल शामिल करें।
वर्तमान में खर्च की जा रही लागतों की रिपोर्ट करें और इंगित करें कि आपका समाधान पैसे कैसे बचाएगा। X.J कैनेडी एट अल द्वारा "द बेडफोर्ड गाइड फॉर कॉलेज राइटर्स" पुस्तक में, प्रस्ताव लेखकों को सलाह दी जाती है कि वे "संसाधनों का अनुमान - धन, लोगों, कौशल, सामग्री - और समाधान को लागू करने के लिए आवश्यक समय।"
अंतिम सिफारिशों और कार्रवाई नहीं करने के संभावित परिणामों से संबंधित है क्योंकि यह संगठन के लक्ष्यों से संबंधित है। "तकनीकी लेखन के हैंडबुक" के संपादकों गेराल्ड अल्फ्रेड एट अल। ", किसी भी प्रतिस्पर्धी विचारों पर अपने समाधान, उत्पाद, या सेवा के लाभों पर जोर देकर अपने प्रस्ताव को फिर से शुरू करने के लिए निष्कर्ष का उपयोग करें।"
