एक कर्मचारी शिकायत पत्र का जवाब कैसे दें

एक सहकर्मी या यहां तक ​​कि एक पर्यवेक्षक के लिए एक शिकायत दर्ज करना एक कर्मचारी के लिए कुछ कार्य स्थितियों से नाराजगी व्यक्त करने का एक आसान तरीका है, चाहे वह प्रदर्शन मूल्यांकन प्रश्न, लाभ या पर्यवेक्षक के साथ संघर्ष के बारे में हो। लेकिन जब कोई कर्मचारी शिकायत पत्र लिखने के लिए समय लेता है, तो उम्मीद यह है कि कंपनी कम से कम, ध्यान से इसे पढ़ेगी और शिकायत का जवाब देने के लिए समय का निवेश करेगी।

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एचआर छवि

मानव संसाधन नेताओं को एहसास है कि कई कर्मचारी एचआर को कर्मचारियों के लिए एक वकील होने का श्रेय नहीं देते हैं। वास्तव में, कुछ कर्मचारियों का कहना है कि मानव संसाधन विभाग में जाना स्कूल के प्रिंसिपल के कार्यालय में जाने के समान है, और वे इसे हर कीमत पर टालते हैं, यह कहते हुए कि एचआर कर्मचारियों की चिंताओं की ओर मुड़ जाता है।जिन प्रशासनिक कर्तव्यों के लिए 1980 के दशक के कार्मिक विभाग जिम्मेदार थे, वे तनख्वाह देने और स्वास्थ्य लाभ के लिए कर्मचारियों के हस्ताक्षर करने से परे बमुश्किल आगे बढ़े थे। आज, हालांकि, मानव संसाधन विभाग रणनीतिक व्यापार भागीदारों में विकसित हुए हैं, जो कर्मचारी चिंताओं पर व्यक्तिगत ध्यान के माध्यम से नियोक्ता-कर्मचारी संबंध को बेहतर बनाने पर केंद्रित है।

नियोक्ता-कर्मचारी संबंध

नियोक्ता-कर्मचारी संबंध में सुधार बोनस देने या अपने प्रतियोगी की तुलना में उच्च मजदूरी का भुगतान करने के बारे में नहीं है। अपनी पुस्तक में, "सेवेन हिडन रिस्पॉन्स व्हिच एम्प्लॉइज लीव," लेह ब्रानहैम ने लगभग 20,000 एक्जिट इंटरव्यू की जांच की जो द शरतोगा संस्थान ने प्रदान की थी। ब्रैंथम के शोध से पता चला कि कर्मचारियों को छोड़ने की अधिक संभावना है क्योंकि वे अवमूल्यन महसूस करते हैं। वे अप्रभावी नेतृत्व के कारण भी छोड़ देते हैं। सही दृष्टिकोण के साथ, ये ऐसे मामले हैं जो एचआर हल कर सकते हैं। ऐसा एक दृष्टिकोण कर्मचारियों की शिकायतों को गंभीरता से लेना और तुरंत उन मुद्दों पर प्रतिक्रिया देना है जो नौकरी की संतुष्टि को प्रभावित करते हैं।

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प्रक्रिया

प्रत्यक्ष कर्मचारी एचआर विभाग को लिखित रूप से अपनी चिंताओं को सुनने के लिए और शिकायत को स्वीकार करने के लिए एक एचआर कर्मचारी को असाइन करते हैं। जब उचित हो और जब शिकायत के कारण कंपनी के खिलाफ कानूनी कार्रवाई करने की संभावना न हो, तो कर्मचारी को लिखित जवाब के साथ पालन करें, यह बताते हुए कि कंपनी उन मुद्दों को हल करने के लिए क्या करेगी, जिनके बारे में कर्मचारी ने शिकायत की थी। यदि आपकी लिखित प्रतिक्रिया शिकायत को हल करने के लिए सटीक चरणों को रेखांकित नहीं कर सकती है - जैसे कि कार्यस्थल उत्पीड़न के बारे में शिकायतें - उस कर्मचारी को आश्वस्त करें कि आप उसकी चिंताओं को गोपनीय रूप से, संभव हद तक संबोधित करेंगे।

मुलाकात

कुछ मामलों में, कार्यस्थल के मुद्दों को हल करने में कंपनी की ईमानदारी से रुचि व्यक्त करने के लिए एक-पर-एक बैठक आवश्यक है। कर्मचारी के साथ कर्मचारी के शिकायत पत्र की समीक्षा करें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आप इस बारे में स्पष्ट हैं कि कर्मचारी का असंतोष क्या है। एक निजी बैठक कर्मचारियों को आश्वस्त करती है कि आप उनकी चिंताओं को गंभीरता से लेते हैं। आगामी जब आप इस बारे में प्रश्नों का उत्तर देते हैं कि कंपनी एक रिज़ॉल्यूशन प्राप्त करने के लिए क्या कर सकती है और सुझाव दें कि कर्मचारी ने उसकी शिकायत का समाधान किया है। लेकिन जटिल मुद्दों या शिकायतों के समाधान का वादा करने से बचें जो संभवतः कानूनी मुद्दे बन सकते हैं।

प्रतिक्रिया

परिस्थितियों के आधार पर, लिखित में कर्मचारी की शिकायत का जवाब देने के लिए यह अनावश्यक या अनुचित भी हो सकता है। उदाहरण के लिए, कार्यस्थल उत्पीड़न या भेदभावपूर्ण उपचार को शामिल करने वाली शिकायतों की जांच और दस्तावेज किया जाना चाहिए। लेकिन कर्मचारी को उसकी शिकायत की प्रतिक्रिया के रूप में खोजी नोटों की एक प्रति नहीं मिलती है। केवल आपकी कंपनी के कानूनी परामर्शदाता को कर्मचारी की शिकायतों के बारे में खोजी नोट और आंतरिक रिपोर्टें प्राप्त करनी चाहिए जो दायित्व के बारे में सवाल उठा सकती हैं, जैसे उत्पीड़न, भेदभाव, कार्यस्थल सुरक्षा मुद्दे और पसंद। दूसरी ओर, यदि कर्मचारी क्लीनर बाथरूम के रूप में सौम्य के रूप में कुछ के बारे में शिकायत करता है या कंपनी के इंट्रानेट तक पहुंचने में समस्याएं आती हैं, तो ये ऐसे मामले हैं जिन्हें आप जल्दी से हल कर सकते हैं। इसके अलावा, कर्मचारी को एक लिखित जवाब दें कि आपने इस तरह की शिकायतों को हल करने के लिए क्या किया है।