लिखित में ग्राहक शिकायत का जवाब कैसे दें

ग्राहकों को खुश रखना किसी भी व्यवसाय की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। शिकायतों की त्वरित प्रतिक्रिया आपको उन ग्राहकों को बनाए रखने में मदद कर सकती है जो आपकी कंपनी से प्राप्त सेवा से असंतुष्ट हैं। एक अच्छी तरह से लिखा प्रतिक्रिया पत्र एक मूल प्रारूप का अनुसरण करता है और आपकी कंपनी की शिकायत समाधान प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण उपकरण है।

स्थिति को संक्षेप करें

आपको समस्या के बारे में बताने के लिए ग्राहक को धन्यवाद देकर पत्र शुरू करें। पत्र को सकारात्मक नोट पर शुरू करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि आप जानते हैं कि ग्राहक आपकी कंपनी से पहले से ही नाखुश है। उल्लेख करें कि आप उसके व्यवसाय को महत्व देते हैं और यह सुनिश्चित करने का प्रयास करते हैं कि ग्राहकों को आपकी कंपनी के साथ अच्छा अनुभव हो। संक्षेप में, यदि लागू हो, तो किसी भी तारीख सहित शिकायत को संक्षेप में प्रस्तुत करें। ग्राहक से संपर्क करने के लिए कहें यदि आपका सारांश उसकी समस्या का सही वर्णन नहीं करता है। ग्राहक के अनुभव के बारे में आपके पास कोई भी प्रश्न हो सकता है।

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सहानुभूति का उपयोग करें

ग्राहक को बताएं कि आप समझते हैं कि वह परेशान या दुखी क्यों था। यदि आपकी कंपनी गलत थी, तो त्रुटि या स्थिति के लिए माफी माँगें। यहां तक ​​कि अगर आपकी कंपनी सही थी, तो उस पर स्थिति को दोषी ठहराते हुए ग्राहक को विरोध न करना सबसे अच्छा है। Intuit वेबसाइट बताती है कि आप ग्राहक को बताते हैं कि आप समझते हैं कि आपने उसकी अपेक्षाओं को पूरा नहीं किया है यदि आपको लगता है कि शिकायत अनधिकृत थी। इस पैराग्राफ की बात यह है कि ग्राहक के साथ तालमेल स्थापित करें और उसे यह महसूस कराएं कि उसकी राय मायने रखती है।

एक समाधान प्रदान करें

ग्राहक को बताएं कि आप स्थिति को हल करने के लिए क्या कर सकते हैं। विस्तार से बताएं कि आप क्या करेंगे और कब करेंगे। कुछ मामलों में, आपको समस्या का समाधान करने से पहले उसे दस्तावेजों या पूर्ण किए गए प्रपत्रों से अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। ग्राहक को बताएं कि आपको किस जानकारी की आवश्यकता है और कब आपको इसकी आवश्यकता है। कंपनी की नीतियों को बहुत सख्ती से लागू करने से बचें। यदि आप एक वारंटी समाप्त होने के एक दिन बाद किसी समस्या को ठीक करने से इनकार करते हैं, तो आप गलत नहीं होंगे, लेकिन आप शायद एक ग्राहक खो देंगे - और वह ग्राहक आपके अनुभव के अन्य लोगों को आपकी कंपनी के साथ बताएगा।

पत्र को सम्‍मिलित करें

अपनी संपर्क जानकारी के साथ पत्र को समाप्त करें ग्राहक को मामले पर आगे चर्चा करना चाहते हैं। ऐसे कई तरीके प्रदान करें जिनसे ग्राहक आपके पास पहुँच सकें, जैसे कि एक ईमेल पता और आपकी सीधी टेलीफोन लाइन। एक सामान्य कंपनी के टेलीफोन नंबर या एक को प्रदान करने से बचें, जिसके लिए ग्राहक को केवल एक संदेश छोड़ने के लिए कई संकेतों के माध्यम से उतारा जाना चाहिए। यदि आप ग्राहक तक पहुँचने में कठिनाई करते हैं, तो वह निराश हो सकता है और महसूस कर सकता है कि आप उसकी समस्या को हल करने के लिए गंभीर नहीं हैं। आपसे संपर्क करने के लिए ग्राहक को फिर से धन्यवाद दें और उससे पूछें कि क्या आपको कोई अतिरिक्त समस्या है।