बिजनेस मीटिंग की व्यवस्था कैसे करें

व्यापारिक दुनिया बैठकों की धुरी पर घूमती दिखती है - लेकिन सभी बैठकें उत्पादक नहीं होती हैं। अपनी बैठकों को सुनिश्चित करने के लिए उत्पादक सत्र की योजना बनाने में निवेश करें। आपको क्या पूरा करना है और किसे भाग लेना चाहिए, इसके बारे में सावधानीपूर्वक सोचें।

उद्देश्य और श्रोता निर्धारित करें

बैठक के लिए एक उद्देश्य निर्धारित करें, और इसे संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से बताएं। उदाहरण के लिए, विशिष्ट लक्ष्यों का वर्णन करने वाले बुलेट बिंदुओं की एक छोटी सूची बनाएं। आपकी बैठक का लक्ष्य महत्वपूर्ण सूचनाओं को संप्रेषित करना, निर्णय लेना, समस्याओं को हल करना या कार्यों को निर्दिष्ट करना हो सकता है। एक संक्षिप्त और टू-द-पॉइंट उद्देश्य बैठक के आयोजक को यह निर्धारित करने में मदद करता है कि बैठक में किसे भाग लेना चाहिए। टीम के सदस्यों के साथ प्रत्येक लक्ष्य को जोड़कर आमंत्रितों की एक सूची बनाएं जिनकी उपस्थिति वास्तव में लक्ष्य को पूरा करना संभव बनाती है।

$config[code] not found

एजेंडा सेट करें

उद्देश्य में प्रत्येक लक्ष्य के आधार पर बैठक का एजेंडा निर्धारित करें। यदि कोई लक्ष्य किसी परियोजना की शुरुआत को संप्रेषित करने के लिए है, तो एक एजेंडा आइटम सेट करें जो यह पहचानता है कि कौन उस जानकारी को प्रस्तुत करेगा और कैसे जानकारी साझा की जाएगी, जैसे कि PowerPoint प्रस्तुति। यदि लक्ष्य कार्रवाई करना है, तो एक एजेंडा आइटम सेट करें जो बताता है कि असाइनमेंट कैसे किए जाएंगे। हर लक्ष्य में एक या एक से अधिक एजेंडा आइटम होना चाहिए जो सीधे उसके साथ संरेखित हो।

दिन का वीडियो

आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लाया

दिनांक और समय का चयन करें

बैठक के नेता और सबसे महत्वपूर्ण आमंत्रितों की उपलब्धता के आधार पर एक बैठक की तारीख और समय का चयन करें। आमंत्रितों की सूची जितनी बड़ी होगी, सभी को उपलब्ध होने पर एक दिन और समय खोजना उतना ही कठिन होगा। एक समय स्वीकार करें जो अधिक से अधिक शेड्यूल के अनुसार फिट बैठता है। समय निर्धारित करने से पहले, टाइम ज़ोन को विचार दें। यदि कुछ आमंत्रित फोन या इंटरनेट से भाग लेंगे, तो उनके काम के घंटों के साथ-साथ अपने स्वयं के बारे में भी विचार करें। दोपहर 1 बजे। पूर्वी मानक समय में बैठक केंद्रीय मानक समय में दोपहर के भोजन की बैठक है। वही बैठक दोपहर 2 बजे टोक्यो में होगी।

स्थान चुनें

एक सम्मेलन कक्ष खोजें जो सभी एजेंडा आइटम को प्राप्त करना संभव बना देगा। आराम से फिट होने वाले लोगों की संख्या में आराम करने के लिए बड़े या छोटे कमरे का चयन करें। एक कमरा जिसमें 40 सीटें हैं, 10 लोगों के साथ बैठक के लिए एक खराब विकल्प है। इसी तरह, आप इतनी भीड़ नहीं चाहते हैं कि अतिरिक्त कुर्सियों में लाने के लिए इतनी कड़ी भीड़ हो।

सामग्री और घटना के लिए व्यवस्था करें

यदि प्रस्तुतियों की अपेक्षा की जाती है, तो सुनिश्चित करें कि कमरा प्रोजेक्टर से सुसज्जित है। यदि नहीं, तो अपने साथ एक प्रोजेक्टर लाने की व्यवस्था करें - यह भी सुनिश्चित करें कि आपके पास प्रोजेक्ट करने के लिए कुछ है, जैसे कि स्क्रीन या सफेद दीवार। अन्य घटनाओं की उपलब्धता पर विचार करना न भूलें, जैसे ड्राई इरेज़ मार्कर, फ्लिप चार्ट और ऑफ-साइट प्रतिभागियों के लिए स्पीकर फोन। बहु-घंटे की बैठकों के लिए, भोजन और पेय पदार्थों की व्यवस्था करें ताकि प्रतिभागी अपने पेट के बजाय विषय पर केंद्रित रहें।

आमंत्रितों को सूचित करें

बैठक के उद्देश्यों, तिथि, समय और स्थान के निमंत्रणों को पहले से अच्छी तरह से सूचित करें ताकि वे ठीक से तैयारी कर सकें। ज्यादातर मामलों में, कम से कम एक सप्ताह का नोटिस बेहतर होता है। सभी आमंत्रितों को मीटिंग अपॉइंटमेंट भेजने के लिए कार्यस्थल के कैलेंडर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। कई कार्यक्रम अलर्ट को बैठक से कुछ मिनट पहले या कुछ दिनों के लिए आमंत्रित करेंगे, या अपनी आवश्यकताओं के लिए अलर्ट को अनुकूलित करेंगे।