"बिजनेस बॉल्स" पर एक लेख के अनुसार, संचार और प्रबंधन के लिए कई व्यावसायिक बैठकें आवश्यक हैं, हालांकि, लोग ऐसी बैठकों में भयभीत होते हैं जिन्हें वे अकुशल, असंगठित और समय के कचरे के रूप में देखते हैं। अगली मीटिंग का निमंत्रण भेजने से पहले, इसकी तैयारी के लिए मीटिंग चेकलिस्ट का उपयोग करें। इस प्रकार का टूल मीटिंग के लक्ष्यों को व्यवस्थित करने और आवश्यक प्रतिभागियों और कार्यों को पहचानने में मदद करता है।
$config[code] not foundप्री-मीटिंग चेकलिस्ट
अधिकांश सफल मीटिंग प्लानर निमंत्रण भेजने से पहले सभी मीटिंग गतिविधियों और वस्तुओं की प्री-प्लानिंग करते हैं। बैठक की पूर्व गतिविधियों में बैठक के लिए एक सुविधाजनक दिन और समय चुनना, बैठक स्थान बुक करना (जैसे कि एक सम्मेलन कक्ष, इवेंट हॉल या निजी रेस्तरां कक्ष), और यह तय करना है कि बैठक में कौन-कौन होना चाहिए। कई बैठकें केवल मेज पर आवश्यक निर्णय निर्माताओं के नहीं होने या बहुत सारे मतदाताओं के भाग लेने से होती हैं, जो सभी को मुख्य विषय से हटा देते हैं। प्री-मीटिंग चेकलिस्ट के लिए अन्य आवश्यक वस्तुएं मीटिंग एजेंडा हैं, जिसमें प्रत्येक अनुभाग या मीटिंग के विषय के लिए समय अवधि होती है; लैपटॉप कनेक्शन, सम्मेलन कॉल टेलीफोन लाइनों और हैंडआउट्स सहित सभी प्रस्तुति उपकरण; और दोपहर का भोजन या जलपान। अधिकांश मीटिंग प्लानर भी इस समय एक मीटिंग नोट लेने वाले को नामित करते हैं।
चेकलिस्ट की बैठक
जब बैठक शुरू होती है, तो कोई भी एजेंडा आइटम छूटने या भूल जाने के लिए अधिकांश कुशल मीटिंग लीडर चेकलिस्ट का उपयोग करते हैं। चेकलिस्ट आइटम में मीटिंग अटेंडेंस का रोल कॉल लेना, पिछली मीटिंग के नोट्स की समीक्षा करना और वर्तमान मीटिंग के एजेंडे को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना शामिल है। अधिकांश मीटिंग एजेंडा में समस्या की परिभाषा, समाधानों का मंथन, समाधान पर मतदान और समस्या का समाधान शामिल हैं। कई बैठक के नेताओं में "सभी प्रतिभागियों से राय लेना और प्राप्त करना सुनिश्चित करें" जैसे आइटम शामिल हैं, खासकर जब उनके पास अन्य मुखर, राय वाले उपस्थित लोग हों। बैठक समाप्त होने से पहले अगले चरणों पर चर्चा करना सुनिश्चित करें।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायापोस्ट-मीटिंग चेकलिस्ट आइटम
एक बैठक के बाद आमतौर पर कई क्रियाएं होती हैं, और एक बैठक चेकलिस्ट यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है कि कुछ भी नहीं भूल गया है या अनदेखी की गई है। कुछ पोस्ट-मीटिंग चेकलिस्ट आइटम में मीटिंग नोट्स लिखना, नोट्स वितरित करना और अगले चरणों का पालन करना शामिल हो सकता है। अगले चरण की कुछ वस्तुओं में विषयों पर अधिक शोध करना, अतिरिक्त शेयरधारकों के साथ मिलना या अनुवर्ती बैठक की तारीख निर्धारित करना शामिल हो सकता है। इस प्रकार की वस्तुओं के अन्य उदाहरण एक टास्क फोर्स का निर्माण कर रहे हैं, प्रतिभागियों की प्रतिक्रिया को पूरा कर रहे हैं और कंपनी के बाकी हिस्सों में किसी भी बड़े फैसले को संप्रेषित कर रहे हैं।
