मैंने अपने अंतिम कॉलम में नए Amazon Kindle eBook रीडर के बारे में लिखा और कहा:
$config[code] not found"हम सभी उत्सुकता से office पेपरलेस ऑफिस 'की भविष्यवाणियों के सच होने की प्रतीक्षा कर रहे हैं, फिर भी यह वादा एक भ्रम है जो पहले से कहीं अधिक मायावी है।"
लेकिन शायद कागज रहित कार्यालय की दृष्टि में है। हां, मैंने उन लोगों की बात सुनी जो यह कहना जारी रखते हैं कि कागज रहित कार्यालय अभी भी एक सपना है। लेकिन मुझे लगता है कि यहाँ उद्देश्य के लिए लक्ष्य है, और काम करने की दिशा में, अपने आप को कागज से मुक्त करने में प्रगति, उस अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करने में पूर्णता नहीं। सही डेटा प्रबंधन प्रणाली नई सूचना और प्रौद्योगिकी की गति के साथ कागज की व्यावहारिकता को जोड़ सकती है।
उद्यमियों और छोटे व्यवसाय के मालिकों के रूप में, हम अपने द्वारा उपयोग किए जाने वाले कागज की मात्रा को समाप्त करना चाहते हैं क्योंकि इसे बनाने, व्यवस्थित करने और पुनः प्राप्त करने के लिए बस बहुत अधिक समय (और धन) की आवश्यकता होती है। ऐसा करने से आपकी कंपनी बहुत सारा पैसा बचा सकती है, साथ ही आपको अधिक पैसा कमाने में भी मदद मिल सकती है।
सूचना के वर्तमान प्रसार के साथ, हमें आज की दुनिया की गति से अपने और दूसरों के लिए जानकारी उपलब्ध कराने की आवश्यकता है।
अपने व्यवसाय में जिस तरह से कागज और फाइलें संभाले जा रहे हैं, उस पर एक नजर डालें।
यदि आप मुझे पसंद करते हैं, तो मैं यह बताने के लिए बहुत बोल्ड हूं कि जो आप पाते हैं वह आपको खुश नहीं करेगा।
आपके पास दुनिया में सबसे अधिक संगठित कार्यालय हो सकता है, फिर भी आपके रिकॉर्ड को व्यवस्थित रखने और संगठन की इस पद्धति को वास्तविक डॉलर में बदलने में समय लगता है - जो कि अनुसंधान और विकास और विपणन पर खर्च किया जा सकता है।
क्या आप चीजों को साफ सुथरे रखने की एक’पाइल्स’ प्रणाली को नियोजित करते हैं, ताकि आप यह जान सकें कि सब कुछ कहाँ है? इस कारण शारीरिक अव्यवस्था के बारे में सोचें, साथ ही अपराधबोध जो आपको लगता है क्योंकि आप हमेशा इन ढेरों से गुजरने की आवश्यकता महसूस कर रहे हैं - यह सुनिश्चित करने के लिए, बहुत कम से कम, कि आप कुछ भूल नहीं गए हैं।
यदि कागज की फाइलें आपके कार्यालय को दफना रही हैं, तो "पेपरलेस होना" एक अच्छा विकल्प हो सकता है। लेकिन क्या, वास्तव में, आपके व्यवसाय के लिए पेपरलेस होने का मतलब है? इसमें इसे करने और पीछे न हटने का निर्णय लेना शामिल है। इसका मतलब है कि उन सभी फ़ाइलों को कंप्यूटर में स्कैन करना, और कर्मचारियों को डिजिटल फ़ाइलों का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षण देना।
अब वे कागजात जो एक सहयोगी से दूसरे सहयोगी को या आपके व्यवसाय से किसी ग्राहक या परिप्रेक्ष्य ग्राहक को भेज दिए जाते थे, जहाँ भी उनकी आवश्यकता होती है, देखा जा सकता है। आपकी कंपनी उत्पादकता और दक्षता में कई घंटे और अंतहीन डॉलर बचा सकती है।
वास्तविकता यह है कि आपका कार्यालय हमेशा कागज का उपयोग करेगा। पहुंचने के लिए 'पेपरलेस' शब्द एक मानक से बहुत ऊंचा है। कुछ लोगों को उन्हें पढ़ने के लिए चीजों को प्रिंट करने की आवश्यकता होती है। आप अपने साथ ले जाने वाली चीजों को प्रिंट करेंगे और अन्य लोगों को दिखाएंगे। प्रत्येक प्रस्तुति को PowerPoint के अनुरूप नहीं बनाया जा सकता है। आप उन प्रिंटर से छुटकारा नहीं पा रहे हैं।
लेकिन आपको फाइलिंग कैबिनेट से छुटकारा मिल जाएगा, या कम से कम उनमें से कुछ, जैसा कि आप अपने कंप्यूटर में फ़ाइलों को स्कैन करते हैं और कंप्यूटर पर नई फाइलें बनाते हैं, और उन फ़ाइलों को लगातार व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है।
पेपरलेस होने पर विचार करने के लिए यहां 4 बातें हैं:
1. फ़ाइलों को स्कैन करते समय, एक समर्पित दस्तावेज़ स्कैनर महत्वपूर्ण है।
2. फ़ाइलों को सहेजते समय, पीडीएफ प्रारूप, या पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप में सबसे अच्छा और सबसे सार्वभौमिक तरीका स्वीकार किया जाता है। यह एक स्थिर प्रारूप है जो फ़ाइल को उसी तरह देखता रहता है जैसे वह कागज पर दिखता था। इसे ऑनलाइन पढ़ा जा सकता है या मुद्रित किया जा सकता है, थोड़ी जगह ले सकता है, और एडोब से उपलब्ध सॉफ्टवेयर के साथ बनाना आसान है।
3. यदि आप अपनी फ़ाइलों का डिजिटलीकरण कर रहे हैं, तो आपको अपनी नई "फाइल कैबिनेट", और एक अच्छा डेटा बैकअप सिस्टम रखने के लिए समर्पित हार्ड ड्राइव की आवश्यकता होगी। तकनीकी पेशेवरों का सुझाव है कि दो पोर्टेबल हार्ड ड्राइव हैं। आप प्रत्येक सप्ताह एक-दूसरे को बैकअप देते हैं, और बैकअप को बैंक जमा बॉक्स जैसे ऑफ़साइट स्थान पर ले जाते हैं।
4. यदि आपके पास एक स्थानीय क्षेत्र नेटवर्क (LAN) पर आपके कंप्यूटर नहीं हैं, तो उन्हें हुक करने की आवश्यकता होगी ताकि हर कोई फ़ाइलों तक पहुंच सके। एक वायरलेस नेटवर्क स्थापित करने में प्रति कंप्यूटर लगभग $ 25-50 खर्च होते हैं, साथ ही "हब" या चार कंप्यूटरों के लिए केंद्रीय राउटर के लिए $ 75-100 डॉलर।
अधिकांश लोगों को डिजिटल फाइलों को देखने और उन्हें बनाए रखने में कोई परेशानी नहीं है। नए रिकॉर्ड-कीपिंग और सूचना प्रबंधन प्रणाली के लिए आपको और आपके कर्मचारियों को क्या परेशानी हो सकती है। हर किसी पर सवार हो जाओ फ़ाइल प्रोटोकॉल के संदर्भ में। निर्देशिकाओं को कैसे लेबल किया जाना चाहिए? फ़ाइलों का नाम कैसे होना चाहिए? यह आवश्यक है कि हर कोई समान मानकों का उपयोग करे। तय करें कि वे क्या होंगे और सभी के लिए प्रतियां प्रिंट करें। कंपनी नेटवर्क पर एक प्रति उपलब्ध कराएं।
पेपरलेस जाना पसंद का विषय है: यह एक सचेत जीवन शैली और कार्य शैली का निर्णय है। यह एक ऐसा है, जो पूरी तरह से प्रतिबद्ध होने पर, आपकी उत्पादकता, दक्षता और प्रभावशीलता को बढ़ा सकता है, साथ ही कचरे की मात्रा को कम कर सकता है जो हम में से हर एक पैदा करता है।
क्या आपने पेपरलेस जाने का निर्णय लिया है?
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