कार्यकारी प्रशासनिक सहायक मुख्य कार्यकारी अधिकारियों, मुख्य वित्तीय अधिकारियों, उपाध्यक्षों और निदेशकों जैसे कार्यकारी स्तर के पेशेवरों का समर्थन करते हैं। बुनियादी लिपिक कर्तव्यों जैसे कि बैठक की योजना और यात्रा की व्यवस्था के साथ, एक कार्यकारी प्रशासनिक सहायक भी अनुसंधान का संचालन कर सकता है, वित्तीय विवरण तैयार कर सकता है और रिपोर्ट का विश्लेषण कर सकता है। एक कार्यकारी प्रशासनिक सहायक को रणनीतिक रूप से सोचने और केवल अनुरोधों को पूरा करने के बजाय समाधान प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए।
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कार्यकारी प्रशासनिक सहायक फोन कॉल का जवाब देने और निर्देशन करने, आगंतुकों को बधाई देने, पत्राचार को खोलने और वितरित करने, बैठकों की योजना बनाने, दाखिल करने और कार्यालय की आपूर्ति का आदेश देने जैसी बुनियादी लिपिकीय सहायता प्रदान करता है। उच्च-स्तरीय कर्तव्यों में बहीखाता पद्धति, लेखन और ज्ञापनों का वितरण और प्रस्तुतिकरण जैसे विपणन सामग्री का निर्माण शामिल है।
कार्यकारी प्रशासनिक सहायक को कम प्रबंधन कर्तव्यों के साथ सम्मिलित कार्यों को पूरा करने के लिए भी बुलाया जा सकता है। इन कार्यों में पढ़ना, विश्लेषण करना और रिपोर्ट लिखना, बाज़ार अनुसंधान करना, कार्यालय उपकरण खरीदना और पट्टे पर देना और आपूर्ति का प्रबंधन करना शामिल है। वह निचले स्तर के लिपिक कर्मचारियों के प्रशिक्षण और पर्यवेक्षण के लिए भी जिम्मेदार हो सकता है।
कौशल
मल्टीटास्किंग और टाइम मैनेजमेंट एक कार्यकारी प्रशासनिक सहायक के लिए महत्वपूर्ण कौशल हैं, क्योंकि उसे एक ही समय सीमा में कई कर्तव्यों को पूरा करने के लिए बुलाया जा सकता है। एक कार्यकारी प्रशासनिक सहायक को मानव संसाधन प्रबंधन और समन्वय संसाधनों जैसे प्रशासनिक प्रक्रियाओं का लिपिक अनुभव और ज्ञान होना चाहिए। अन्य कौशल में ग्राहक सेवा, पढ़ने और लिखने में प्रभावी समझ और संचार, और समस्या समाधान शामिल हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाप्रौद्योगिकी
एक कार्यकारी प्रशासनिक सहायक के लिए कंप्यूटर कौशल आवश्यक हैं। वह नौकरी के लिए आवश्यक कंप्यूटर प्लेटफॉर्म के साथ सहज होना चाहिए। यदि वह पीसी पर कुशल है, लेकिन स्थिति को एक लबादा पर काम करने की आवश्यकता है, तो उसे प्रशिक्षण पर विचार करना चाहिए। उसके पास एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर ज्ञान की एक सीमा होनी चाहिए। कार्यकारी प्रशासनिक सहायकों द्वारा उपयोग किए जाने वाले अनुप्रयोगों में स्प्रेडशीट, प्रस्तुति, वर्ड प्रोसेसिंग, ईमेल, अकाउंटिंग और डेटाबेस सॉफ्टवेयर शामिल हैं। उसे एक स्कैनर का उपयोग करने और प्रिंटर और कॉपी मशीनों पर बुनियादी रखरखाव करने की भी आवश्यकता हो सकती है।
शिक्षा और अनुभव
कार्यकारी प्रशासनिक सहायक एक प्रवेश स्तर की स्थिति नहीं है, और आमतौर पर शिक्षा और कार्य अनुभव का एक निश्चित स्तर की आवश्यकता होती है। एक हाई स्कूल शिक्षा की आवश्यकता है और कुछ कॉलेज को प्राथमिकता दी जा सकती है। एक सहयोगी की डिग्री वांछनीय हो सकती है। कुछ नियोक्ता स्नातक की डिग्री पसंद कर सकते हैं। नियोक्ता अपनी कंपनी के उद्योग में एक शिक्षा पृष्ठभूमि और पिछले अनुभव को पसंद कर सकते हैं।
