कार्यालय सहायकों के कर्तव्य

कई अलग-अलग उद्योगों में कार्यालय सहायक कई तरह के कार्यस्थलों पर काम करते हैं। वास्तविक नौकरी बदलती है, यह निर्भर करती है कि व्यक्ति कहाँ काम करता है और उस कार्यालय में आवश्यक कार्य। कार्यालय सहायक यह सुनिश्चित करने में सहायक भूमिका निभाता है कि कार्यालय की दैनिक गतिविधियाँ सुचारू रूप से चलती हैं। इसमें प्रत्येक दिन विविध कार्यों का प्रबंधन और बॉस के शेड्यूल की देखरेख करना शामिल है। श्रम सांख्यिकी ब्यूरो के अनुसार, 2012 में एक कार्यालय सहायक का औसत वेतन $ 35,330 था।

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दैनिक जुगलबंदी अधिनियम

एक कार्यालय सहायक के दैनिक कार्य जीवन में पूरे दिन विभिन्न कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना शामिल है। इसमें फोन पर या व्यक्तिगत रूप से दूसरों को बधाई देना, ईमेल संचार या मेमो की समीक्षा करना और आंतरिक डेटाबेस का प्रबंधन करना शामिल है। कार्यालय सहायक कॉलगर्ल के रूप में, वह अनुपलब्ध स्टाफ सदस्यों के लिए संदेश ले सकती है। जैसा कि अन्य लोग दस्तावेज़ बनाते हैं, कार्यालय सहायक उन्हें यह सुनिश्चित करने के लिए प्रमाण देते हैं कि वे पेशेवर और सटीक हैं। आंतरिक डेटाबेस में परिवर्तन, जैसे कि ग्राहक संपर्क जानकारी, कार्यालय सहायक को अग्रेषित किया जाता है जो तब डेटाबेस को अपडेट करता है। जब आपूर्ति सूची में गिरावट होती है, तो कार्यालय सहायक अतिरिक्त आपूर्ति का आदेश देता है। जब कार्यालय उपकरण को मरम्मत या रखरखाव की आवश्यकता होती है, तो वह मरम्मत कंपनी से संपर्क करती है। कभी-कभी, उसकी जिम्मेदारियाँ उसे कार्यालय से बाहर काम से संबंधित कामों को चलाने के लिए ले जाती हैं, जैसे कि शिपिंग पैकेज या मीटिंग रिफ्रेशमेंट लेने के लिए।

बॉस का रखवाला

कई कार्यालयों में, कार्यालय सहायक एक विशिष्ट प्रबंधक के लिए काम करता है और कर्मचारियों और उस व्यक्ति के बीच संपर्क का काम करता है। सहकर्मी सीधे कार्यालय सहायक से संपर्क करते हैं जब उन्हें उस प्रबंधक से जानकारी की आवश्यकता होती है। कई मामलों में, वह अपने प्रबंधक को बाधित किए बिना इन अनुरोधों का जवाब दे सकता है। कार्यालय सहायक अपने प्रबंधक के कार्यक्रम को बनाए रखता है, संघर्ष के आने पर उसे आगामी नियुक्तियों और पुनर्निर्धारण की याद दिलाता है।

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सफलता के लिए योग्यता

कार्यालय सहायक अपनी भूमिका में विभिन्न प्रकार के कौशल का उपयोग करते हैं। वे विभिन्न प्रकार के लोगों और व्यक्तित्वों के साथ काम करते हैं, इसलिए उन्हें उत्कृष्ट पारस्परिक कौशल की आवश्यकता होती है। लिखित और मौखिक संचार कौशल उन्हें गलतफहमी को खत्म करने की अनुमति देते हैं चाहे वे दूसरों के साथ बात कर रहे हों या ईमेल या मेमो भेज रहे हों। संगठन कौशल, प्राथमिकता देने की क्षमता के साथ, कार्यालय सहायक को प्रत्येक दिन आवश्यक कार्यों की विविधता का प्रबंधन करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, लचीलापन कार्यालय सहायक को बदलती प्राथमिकताओं के अनुकूल होने की अनुमति देता है।

प्रशिक्षण और पृष्ठभूमि

एक कार्यालय सहायक के लिए आवश्यक न्यूनतम प्रशिक्षण एक हाई स्कूल डिप्लोमा है। व्यापार में एक सहयोगी की डिग्री नौकरी बाजार में एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ जोड़ती है, हालांकि। अधिकांश कंपनियों को कंप्यूटर कौशल रखने के लिए कार्यालय सहायकों की आवश्यकता होती है, जैसे कि Microsoft कार्यालय कार्यक्रमों में दक्षता, ईमेल सॉफ्टवेयर के साथ परिचित और डेटाबेस कार्यक्रमों के साथ अनुभव। इन कौशलों को सामुदायिक कॉलेज में प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों के माध्यम से या सॉफ्टवेयर के साथ अनुभव के माध्यम से सीखा जा सकता है।

2016 सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए वेतन सूचना

अमेरिकी श्रम ब्यूरो के अनुसार सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने 2016 में $ 38,730 का औसत वार्षिक वेतन अर्जित किया। कम अंत पर, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने $ 30,500 का 25 वां प्रतिशत वेतन अर्जित किया, जिसका अर्थ है कि इस राशि से 75 प्रतिशत अधिक कमाई हुई। 75 वाँ प्रतिशत वेतन $ 48,680 है, जिसका अर्थ है कि 25 प्रतिशत अधिक कमाते हैं। 2016 में, अमेरिकी और प्रशासनिक सहायकों के रूप में 3,990,400 लोग कार्यरत थे।