प्रारंभिक परियोजना प्रस्ताव कैसे लिखें

इससे पहले कि वे लंबे प्रारूप के प्रस्तावों पर काम करना शुरू कर दें जो अक्सर एक परियोजना विकसित करने और ठेकेदारों को काम पर रखने के साथ आते हैं, कुछ कंपनी के नेता उन उम्मीद ठेकेदारों को प्रारंभिक प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए कह सकते हैं। इसी तरह, इससे पहले कि आपका नियोक्ता किसी ऐसे प्रोजेक्ट को मंजूरी दे देगा जिस पर आप काम करना चाहते हैं, वह प्रारंभिक प्रस्ताव के रूप में परियोजना का एक संक्षिप्त सारांश देखना चाहता है। यह प्रक्रिया में एक अतिरिक्त कदम है, लेकिन यह आपके लक्ष्यों और प्रक्रियाओं को स्पष्ट करने में आपकी मदद कर सकता है इससे पहले कि आप अधिक शामिल प्रस्ताव पर काम करना शुरू करें।

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प्रारंभिक प्रस्तावों के बारे में

जैसा कि इसके नाम से पता चलता है, प्रारंभिक प्रस्ताव आमतौर पर एक लंबे प्रस्ताव से पहले आता है। दूसरे शब्दों में, एक सफल प्रारंभिक प्रस्ताव लिखना परियोजना के साथ जारी रखने और योजना में गहरी खुदाई करने के लिए दरवाजे खोलता है। इन प्रस्तावों में आमतौर पर प्रस्ताव दस्तावेजों के रूप में एक ही जानकारी होती है - उनके पास बहुत कम विवरण होता है।

ये दस्तावेज हैं एक नियोक्ता या एक संभावित ग्राहक को वाह करने का आपका मौका अपने विचारों के साथ और उन्हें समझाने के लिए कि वे और देखना चाहते हैं। इस प्रकार, आपको संभावनाओं की प्रारंभिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए पर्याप्त मात्रा में विवरण प्रदान करने के बीच एक ठीक रेखा की सवारी करने की आवश्यकता है, लेकिन केवल उन्हें और अधिक जानने के लिए इच्छुक रखने के लिए पर्याप्त है।

सूचना एकत्र करना

प्रारंभिक परियोजना प्रस्ताव आम तौर पर बहुत कम होते हैं, इसलिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक शब्द को एक प्रभाव डालना पड़ता है। प्रस्ताव, या RFP, दस्तावेज़ के अनुरोध को ध्यान से पढ़ें यह समझने के लिए कि आपका प्रस्ताव कब तक हो सकता है, और क्या आपके पास कोई फ़ॉन्ट या फ़ॉन्ट आकार की आवश्यकताएं हैं। अब RFP का सावधानीपूर्वक अध्ययन करने का समय है और सुनिश्चित करें कि आप ठीक से समझते हैं कि ग्राहक क्या चाहता है, और क्या आपके पास इसकी जरूरतों को पूरा करने के लिए कौशल और प्रतिभा है। जैसा कि आप पढ़ते हैं और शोध करते हैं, ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने वाले विशिष्ट तरीकों के नोट्स बनाते हैं। यदि आप कोई प्रस्ताव अवांछित लिख रहे हैं, एक ऐसा दस्तावेज़ बनाने की योजना है जो एक या दो पृष्ठों से अधिक न हो।

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क्या शामिल करें

एक सामान्य प्रस्ताव शामिल है एक कार्यकारी सारांश या परियोजना के उद्देश्य का अवलोकन, उसके बाद ए जरूरत का बयान या परियोजना के लिए एक कारण। इसके बाद प्रारंभिक प्रस्ताव का "मांस" है: आप परियोजना के प्रभाव के बारे में लक्षित दर्शकों या आंकड़ों के बारे में परियोजना, समयरेखा और संक्षिप्त डेटा कैसे ले जाएंगे, इस पर एक संक्षिप्त विवरण। अगला एक संक्षिप्त बजट आता है, जिसे प्रारंभिक प्रस्ताव के लिए आइटम किए जाने की आवश्यकता नहीं होगी। अंत में, एक निष्कर्ष लिखें जो उन सभी चीजों के सारांश के रूप में कार्य करता है जिन्हें आपने पहले ही कवर किया है। प्रस्ताव के ऊपर या नीचे अपनी पूर्ण संपर्क जानकारी भी शामिल करें।

शब्दों का चयन सावधानी से करें

आपके प्रस्ताव के पहले कुछ वाक्यों को परियोजना को बेचना चाहिए और वर्णन करना चाहिए कि यह ग्राहक या नियोक्ता के लिए क्यों मायने रखता है, इसलिए उस अनुभाग पर अतिरिक्त ध्यान दें। क्योंकि स्थान सीमित है, प्रत्येक बाद का खंड होना चाहिए जितना संभव हो उतना स्पष्ट और संक्षिप्त है, और प्रत्येक अनुभाग को पेश करने के लिए "बजट" और "टाइमलाइन" जैसे शीर्षकों का उपयोग करें। स्थानों के लिए पूरे दस्तावेज़ को ध्यान से पढ़ें अनावश्यक शब्दों या अनावश्यक वाक्यांशों को हटा दें। सहकर्मी को प्रारंभिक प्रस्ताव पर ध्यान देने के लिए कहें कि आपने विषय को पर्याप्त रूप से कवर किया है, बिना किसी अतिरिक्त जानकारी के।