कई सालों से, एक्सेल स्प्रेडशीट डेटा को व्यवस्थित करने, गणना करने और प्रस्तुत करने के लिए पेशेवर और व्यक्तिगत दोनों क्षेत्रों में एक प्रधान रहा है।
वे कई अनुप्रयोगों के लिए एक सार्वभौमिक कार्यात्मक उपकरण हैं, जैसे कि कंपनी के वित्तीय पर नजर रखना और इन्वेंट्री का प्रबंधन करना।
एक एकल तकनीकी विकास नहीं हुआ है जो स्प्रैडशीट को ऑफिस फंडामेंटल (माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस से जारी अपडेट के अलावा और Google डॉक्स जैसे समान प्रतियोगियों) के रूप में बदल सके, इसलिए स्प्रेडशीट सक्रिय परिसंचरण में बनी हुई है।
$config[code] not foundकई उपयोगों के लिए, स्प्रेडशीट अभी भी मूल्यवान हैं, लेकिन कई अक्षमताएं हैं जो उन्हें एक बार होने वाले पावरहाउस होने से रोकती हैं।
कारण क्यों आप स्प्रेडशीट का उपयोग बंद कर देना चाहिए
यदि आप एक डाई-हार्ड स्प्रेडशीट प्रशंसक हैं, तो आप शायद उन्हें छोड़ने की धारणा पर अपना सिर हिला रहे हैं। हालाँकि, कुछ प्रमुख कारण हैं कि आपको स्प्रेडशीट पर अपनी निर्भरता को कम करना चाहिए:
1. स्प्रेडशीट त्रुटियों की चपेट में हैं। सिस्टम आईडी के अनुसार, सभी स्प्रेडशीट के लगभग 90 प्रतिशत में त्रुटियां हैं। यह एक गलत फार्मूला, गलत संख्या या अयोग्य प्रारूपण हो सकता है जो गलत व्याख्याओं की ओर ले जाता है। बेशक, यह स्प्रेडशीट के स्वाभाविक रूप से दोष नहीं है - यह उन मनुष्यों की गलती है जो उन्हें प्रबंधित करते हैं। हालाँकि, कई स्प्रेडशीट सुविधाएँ - जैसे कि उनकी सादगी, निंदनीयता, जाँच और संतुलन की कमी, और संचार की कमी - लोगों के लिए उन त्रुटियों को आसान बनाते हैं। क्योंकि स्प्रेडशीट का उपयोग अक्सर मूल्यवान या संवेदनशील जानकारी के लिए किया जाता है, यहां तक कि एक भी गलती महंगी हो सकती है, इसलिए यह जोखिम के लायक नहीं है।
2. कोई स्पष्ट स्वरूपण नियम नहीं हैं। जब आप कोशिकाओं, पंक्तियों, स्तंभों और यहां तक कि शीट में संख्याएँ और डेटा कैसे प्रस्तुत किए जाते हैं, तो एक्सेल आपको कई विकल्प देता है। सतह पर, यह एक महान विशेषता की तरह लगता है - लेकिन विकल्पों की सरासर संख्या का अर्थ है कि विशिष्ट अनुप्रयोगों के लिए "सही" या "गलत" के लिए कोई स्पष्ट नियम नहीं है। एक्सेल के भीतर कुछ टेम्पलेट उपलब्ध हैं, लेकिन फिर से, कोई मानक स्वरूपण नहीं है जो आपके सभी कर्मचारी, साझेदार और ग्राहक अनुसरण कर सकते हैं। जब आप किसी अन्य पार्टी को डेटा संचार करने का प्रयास करते हैं, तो स्वरूपण जो आपके लिए समझ में आता है, दूसरों के लिए समझ में नहीं आता है, भ्रम और संगतता के मुद्दों के लिए अग्रणी।
3. अधिकांश कार्यों के लिए प्रासंगिक होना बहुत सामान्य है। स्प्रेडशीट की शक्ति उनकी बहुमुखी प्रतिभा है - लेकिन यह एक कमजोरी भी हो सकती है। स्प्रेडशीट एक प्रकार का "सभी ट्रेडों का जैक, कोई नहीं का एक मास्टर है।" वे कई अलग-अलग अनुप्रयोगों में प्रदर्शन करने में सभ्य हैं, लेकिन वे किसी एक विशेष फ़ंक्शन के लिए आदर्श समाधान नहीं हैं। तकनीकी उपकरणों की विविधता के कारण जो विशेष रूप से व्यक्तिगत कार्यों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, स्प्रेडशीट को लगभग हर उस एप्लिकेशन में रेखांकित किया गया है जिसके बारे में आप सोच सकते हैं। यह एक विशेष रेस्तरां में जाना पसंद करता है, न कि हर व्यंजन को थोड़ा सा प्रदान करने वाला - यह विशेषज्ञता तैयार उत्पाद को श्रेष्ठ बनाती है।
4. एक समय में केवल एक ही व्यक्ति स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकता है। यह स्प्रेडशीट की एक सूक्ष्म, लेकिन मजबूत कमजोरी है। एक समय में केवल एक व्यक्ति स्प्रेडशीट पर काम कर सकता है। क्लाउड-आधारित स्प्रेडशीट विकल्पों में भी, आम तौर पर, केवल एक व्यक्ति ही सक्रिय संपादन कर सकता है, जबकि अन्य केवल-व्यू कॉपी के साथ काम करते हैं। यह आपकी टीम के लिए सक्रिय, चालू संचार में रहने या एकल तैयार उत्पाद पर सहयोग करने के लिए अत्यधिक कठिन बनाता है। हमारी आधुनिक दुनिया में, दूरदराज के श्रमिकों और अधिक परिष्कृत तकनीक के साथ, आपको आसान सहयोगी प्रबंधन के लिए अधिक समाधानों की आवश्यकता है।
5. वास्तविक समय अद्यतन असंभव हैं। फॉरेस्टर रिसर्च के अनुसार, रियल-टाइम डेटा स्ट्रीमिंग और अपडेट रिटेल में सबसे महत्वपूर्ण अप-एंड-आने वाली प्रौद्योगिकियां हैं (साथ ही कई अन्य उद्योग भी)। उपलब्ध सूचनाओं की मात्रा और उपयोगकर्ता की माँगों के बढ़ने के साथ, इन्वेंट्री ट्रैकिंग और ग्राहक डेटा जैसी चीजें तेजी से, अधिक सटीक जानकारी प्रावधान के लिए वास्तविक समय स्ट्रीमिंग की ओर बढ़ रही हैं। स्प्रैडशीट वास्तविक समय के अपडेट के अनुकूल नहीं हैं, उन्हें स्वचालित अपडेट के लिए किसी अन्य सिस्टम में एकीकृत नहीं किया जा सकता है और जैसा कि हमने पहले ही देखा है, केवल एक उपयोगकर्ता एक समय में बदलाव कर सकता है। रीयल-टाइम अपडेट कहीं अधिक मूल्यवान हैं।
इसके बजाय क्या उपयोग करें
इसलिए स्प्रेडशीट का उपयोग बंद करने के बहुत सारे अच्छे कारण हैं, लेकिन इससे आपकी ज़रूरतें पूरी नहीं होती हैं। आपको अभी भी इन्वेंट्री ट्रैक करने की आवश्यकता है। आपको अभी भी वित्तीय रिपोर्ट करने की आवश्यकता है और संभावना है कि आपको अपनी पुरानी सामग्रियों को एक नई प्रणाली में बदलने के लिए एक आसान तरीका चाहिए। स्प्रेडशीट की जगह क्या ले सकता है?
सरल उत्तर विशेष सॉफ्टवेयर है। वहाँ हजारों प्रकार के ट्रैकिंग और प्रबंधन सॉफ़्टवेयर हैं, जिनमें से कुछ आम तौर पर कई जरूरतों को कवर करते हैं (जैसे टीम सहयोग सॉफ़्टवेयर) और जिनमें से कुछ एक केंद्रित आला (जैसे लेखांकन सॉफ़्टवेयर) में संकीर्ण होते हैं। आपकी सर्वश्रेष्ठ शर्त सॉफ्टवेयर सेवाओं का एक सूट, एक ला कार्टे का चयन करना है, जो आपकी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करता है। वहाँ कोई एक आकार-फिट-सभी समाधान नहीं है (यही वजह है कि स्प्रैडशीट्स अप्रचलित हो रहे हैं), इसलिए चारों ओर खरीदारी करें और अपने विकल्पों पर ध्यान से विचार करें।
शटरस्टॉक के माध्यम से स्प्रेडशीट फोटो
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