कई लोगों के लिए, बैठक में बुलाया जाना स्वागत योग्य घटना नहीं है। कई कार्यस्थलों में, कार्यकर्ता बैठकों में प्रचुर मात्रा में समय बिताते हैं जो सभी-बहुत-अक्सर प्रभावी रूप से कुछ भी नहीं पूरा करते हैं। बैठक की अनुमति देने के बजाय आप बेकार के बाकी हिस्सों के साथ मिश्रण करने के लिए दौड़ते हैं - और शायद दर्दनाक भी - बैठकें जो पहले से अनुभव की गई हो सकती हैं, आपकी बैठक को प्रभावी ढंग से योजना बनाकर, और चलकर, आपकी बैठक से अलग कर दें।
$config[code] not foundलक्ष्य बनाना। सभी बैठकों का एक उद्देश्य होना चाहिए। अपनी बैठक से पहले, यह तय करें कि आप इस बैठ में क्या हासिल करना चाहते हैं। अपने लक्ष्य की रचना करते समय, एक संक्षिप्त और आसानी से समझने योग्य कथन लिखें, जैसे "चौथी तिमाही के लिए एक विज्ञापन अभियान का चयन करना।"
एक एजेंडा तैयार करें। उन सभी विषयों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप बैठक में उस क्रम में चर्चा करना चाहते हैं, जिसमें आप उनसे चर्चा करना चाहते हैं। चर्चा के लिए प्रत्येक आइटम के पास अनुमानित राशि रखकर अपने एजेंडे में और स्पष्टता जोड़ें, जिससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपने कई आइटम शामिल नहीं किए हैं।
ईमेल के माध्यम से बैठक से पहले अपना लक्ष्य और एजेंडा साझा करें। बैठक के उद्देश्य और एजेंडे को उन लोगों के साथ साझा करके जो उनके आगमन के पहले ही भाग लेंगे, आप उन्हें बैठक के लिए मानसिक रूप से तैयार करने की अनुमति देते हैं और साथ ही उन्हें योजना के लिए कागजी कार्रवाई या अन्य सामग्री तैयार करने का अवसर देते हैं। विषय।
भूमिकाएं स्थापित करें। सचिव के रूप में सेवा करने के लिए एक व्यक्ति का चयन करें और बैठक की प्रगति के रूप में इस व्यक्ति को नोट्स लेने के लिए कहें। टाइम कीपर के रूप में कार्य करने के लिए एक और बैठक में भाग लेना। यह व्यक्ति घड़ी पर नजर रखेगा और यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि आप प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए अपने नियोजित समय आवंटन का पालन करें। अपने आप को मीटिंग मॉडरेटर घोषित करें और समय पर और प्रभावी तरीके से एजेंडा पर आइटम के माध्यम से आगे बढ़ने का काम करें।
मीटिंग का नियंत्रण फिर से लें अगर यह आपकी समझ से बाहर निकल जाता है। विशेष रूप से यदि आपकी बैठक में उपस्थित व्यक्ति में बैठकों को भटकाने की प्रवृत्ति है, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप बैठक के नेता के रूप में अपनी शक्ति का प्रयोग करें और सत्र को चालू रखें। इसे प्रभावी ढंग से करने के लिए, विनम्रता से बैठक के कारण की बैठक को रोकने की कोशिश करने वाले व्यक्ति को याद दिलाएं और बाद में चर्चा के लिए अपने पक्ष की चिंताओं को बचाने के लिए कहें।
कार्य सौंपें। जैसा कि आप अपनी चर्चा के माध्यम से आगे बढ़ते हैं और उन चीजों पर निर्णय लेते हैं जो करने की आवश्यकता होती है, इन कार्यों को मौके पर असाइन करें। प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए एक नियत तारीख भी निर्धारित करें, इससे उन अवसरों में सुधार होता है जो वास्तव में कार्य करते हैं। इन कार्य असाइनमेंट को लिखने के लिए मीटिंग मिनट लेने वाले व्यक्ति से पूछें।
समय पर बैठक का समापन करें। यदि आप बैठक को अपने निर्धारित अंतिम बिंदु से आगे जाने की अनुमति देते हैं, तो आप पाएंगे कि बहुत से उपस्थित लोग मानसिक रूप से बैठकर जांच करते हैं। यदि आप अपने आवंटित समय के अंत तक पहुँचते हैं और आपके पास अभी तक चर्चा करने के लिए आइटम हैं, तो उन लोगों के लिए सम्मान के बाद की तारीख की तालिका बनाएं, जिन्होंने बैठक में भाग लेने के लिए अपना समय दिया था।
शेयर मिनट पोस्ट मीटिंग। बैठक के अंत के 24 घंटे के साथ उनके सहयोग और समर्पण के लिए उपस्थित लोगों के लिए धन्यवाद के साथ-साथ बैठक के मिनटों को ईमेल करें। यदि आपने मीटिंग के दौरान कई कार्य सौंपे हैं, तो उपस्थित लोगों के लिए एक विनम्र अनुस्मारक को असाइन किए गए आइटम के साथ पालन करना शामिल है।
