वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन के तनाव को कम करने के लिए अपने कर्मचारियों के उत्कृष्ट और खराब व्यवहार दोनों का दस्तावेजीकरण करना महत्वपूर्ण है। आखिरकार, आपके पास हर साल पांच, 10 या 20 कर्मचारी हो सकते हैं जिनका आपको मूल्यांकन करना है, और प्रत्येक कार्यकर्ता के व्यवहार की बारीकियों को याद रखना बिना किसी सुसंगत नोट के चुनौती दे रहा है। इसलिए, अधिक विस्तृत और सटीक कर्मचारी समीक्षाओं के लिए ठोस दस्तावेजीकरण कौशल विकसित करने का समय बनाएं।
$config[code] not foundन्यू हैम्पशायर प्रौद्योगिकी हस्तांतरण केंद्र की वेबसाइट पर विश्वविद्यालय के "दस्तावेज़ कर्मचारी प्रदर्शन दैनिक" के लेखक कैथरीन क्लेटोर के अनुसार, वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन के दौरान अनुस्मारक के रूप में सेवा करने के लिए अपने कर्मचारियों के बारे में दैनिक नोट्स लें। उन एक्सचेंजों के दौरान सकारात्मक और नकारात्मक मौखिक बातचीत, साथ ही साथ आपके कर्मचारियों की बॉडी लैंग्वेज दोनों को रिकॉर्ड करें। उदाहरण के लिए, "17 मई, 2010, 3:15 बजे: प्रकाशन प्रबंधक ने कैथी को अपने सहकर्मी, ली के प्रति असभ्य होने के बारे में सुना। उसने कहा, 'ली से पूछने के बाद' निर्देशिका बनाने में मदद करना मेरा काम नहीं है।" मदद, और हमारी कार्यालय नीति यह है कि जब हम पूछते हैं तो हम दूसरों की मदद करते हैं। कैथी ने हताशा में ली के सामने अपनी बाहें मोड़ लीं। " कर्मचारी के साथ व्यवहार पर चर्चा करें, उसकी प्रतिक्रिया का दस्तावेजीकरण करें: "17 मई, 2010, 3:30 बजे: कैथी के साथ ली से उसकी प्रतिक्रिया के बारे में चर्चा की जब उसने निर्देशिका को संकलित करने के लिए मदद मांगी। कैथी मुस्कुराई, ली की मदद करने के लिए सहमत हुई और कहा। वह माफी मांगेंगी। '' बंद मामले पर विचार करें यदि कर्मचारी आपकी उसके साथ बैठक के अनुकूल जवाब देता है। यदि अशिष्ट व्यवहार जारी है, लेकिन, या यदि वह आपकी बैठक में उद्दंड दिखाई देता है, तो उसे चेतावनी दें कि आप उसकी कर्मचारी फ़ाइल में एक ज्ञापन दे रहे हैं।
प्रोएक्टिव प्रैक्टिस मैनेजमेंट वेबसाइट पर "डॉक्यूमेंटिंग एम्प्लॉई परफॉर्मेंस, डॉक्यूमेंटिंग एम्प्लॉई परफॉर्मेंस" शीर्षक के अनुसार, सकारात्मक व्यवहार के सबसे छोटे संकेतकों को देखने और उन्हें तुरंत पुरस्कृत करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, "12 जून, 2010, सुबह 10 बजे। टॉम को फोन पर ग्राहकों के साथ अपने दोस्ताना संबंधों के बारे में बिक्री की बैठक में पांच प्रशंसा मिली। टॉम को उत्कृष्टता के ग्राहक सेवा प्रमाणपत्र के साथ पुरस्कृत किया।" कार्यालय के मनोबल को बढ़ाने और आगामी प्रदर्शन मूल्यांकन के दौरान हर विवरण को याद रखने के तनाव को कम करने के लिए पूरे वर्ष नियमित रूप से उत्कृष्ट व्यवहार को लगातार दस्तावेज और पहचानें।
क्लैटोर कहते हैं, लिखित मूल्यांकन पर उत्कृष्ट और खराब व्यवहार दोनों पर चर्चा करें। उत्कृष्ट व्यवहार पर तारीफ कर्मचारियों, जैसे कि राजनीति या मित्रता या समय के साथ सुधार हुआ कोई व्यवहार। यदि आपने खराब व्यवहार का दस्तावेजीकरण किया है, जिसमें सुधार नहीं हुआ है, तो अपने कर्मचारी को लिखित मेमो की याद दिलाएं, जिसे आपने उसकी फाइल में रखा है, साथ ही इन मामलों पर चर्चा करने के लिए आपकी बैठकें भी। यदि खराब व्यवहार जारी रहता है, तो कर्मचारी को तुरंत समाप्त करें।
एचआर हीरो लाइन की वेबसाइट पर "कर्मचारी क्या और कर्मचारी कर्मचारी फाइल में क्या रखें, क्या नहीं रखना चाहिए" नामक लेख के अनुसार, कर्मचारी की फाइल में केवल आवेदन सामग्री, नौकरी के प्रस्ताव पत्र और रोजगार समझौते रखें। उस फ़ाइल में कुछ भी न रखें जिसे आप मूल्यांकन के प्रयोजनों के लिए उपयोग करने का इरादा नहीं रखते हैं, जिसमें स्वास्थ्य रिकॉर्ड और व्यक्तिगत कार्ड और साथ ही पत्र शामिल हैं। यदि आप कर्मचारी का मूल्यांकन करने के लिए उनका उपयोग करने जा रहे हैं, तो ग्राहकों और पुरस्कारों से पत्र रखें।
