ईमेल महत्वपूर्ण हो सकता है, लेकिन यदि आप सही तरीके से संवाद नहीं करते हैं, तो आप वास्तव में अपने व्यवसाय को नुकसान पहुंचा सकते हैं।
कुछ व्यावसायिक ईमेल शिष्टाचार नियम और दिशानिर्देश हैं जिनका पालन करके आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका ईमेल संचार ठोस है। यहां 50 टिप्स दिए गए हैं।
व्यापार ईमेल शिष्टाचार युक्तियाँ
एक पेशेवर ईमेल पता है
इससे पहले कि आप ईमेल करना भी शुरू करें, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपका वास्तविक ईमेल पता उपयुक्त है। आदर्श रूप से, आपके पास एक आधिकारिक ईमेल पता होगा जो आपकी कंपनी के URL के साथ समाप्त होता है। लेकिन अगर आप एक व्यक्तिगत जीमेल खाते या कुछ इसी तरह का उपयोग करते हैं, तो बस यह सुनिश्चित करें कि आप उसे प्यारा या मजाकिया बनाने की कोशिश के बजाय अपने नाम या आद्याक्षर के साथ सरल रखें।
$config[code] not foundएक प्रत्यक्ष विषय पंक्ति शामिल करें
प्रत्येक ईमेल में, आपको एक विषय पंक्ति शामिल करनी चाहिए जो ईमेल की सामग्री को सटीक रूप से दर्शाती है। बस कुछ शब्द सारांश प्राप्तकर्ता को यह अनुमान लगाने देंगे कि वास्तव में आपके संदेश को पढ़ने से पहले उसे क्या उम्मीद करनी चाहिए।
केवल उत्तर दें’का उपयोग करें जब आवश्यक हो
जब आपको ऐसे ईमेल मिलते हैं, जो आपके संगठन में या यहां तक कि कुछ लोगों को भी शामिल करते हैं, तो आपको अपनी प्रतिक्रिया में सभी को शामिल करने का लालच हो सकता है। लेकिन यह लोगों के लिए बहुत समय बर्बाद कर सकता है यदि संदेश उनके लिए प्रासंगिक नहीं है। इसलिए देखभाल का उपयोग करें और केवल तभी जवाब दें जब यह पूरी तरह से आवश्यक हो।
ठीक करना
आप एक महान ईमेल संदेश को शिल्प करने के लिए समय नहीं लेना चाहते हैं, क्योंकि यह वर्तनी और व्याकरण की गलतियों से अटा पड़ा है। इसलिए भेजने से पहले एक मिनट का प्रूफरीड और वर्तनी जांच लें ताकि आप किसी भी संभावित त्रुटि को पकड़ सकें।
टोन के लिए फिर से पढ़ें
लेकिन आपको अपने संदेश के माध्यम से वास्तव में यह भी पढ़ना चाहिए कि आपका प्राप्तकर्ता इसे कैसे पढ़ेगा। कभी-कभी, टोन ईमेल में खो सकता है। तो बस यह सुनिश्चित करें कि यह पढ़ता है कि आप कैसे इरादा करते हैं।
अपने शिष्टाचार पर गौर करें
और हां, आपको प्रत्येक संदेश में कृपया और धन्यवाद जैसे उपनाम शामिल करने चाहिए।
इसे ग्राहकों / वरिष्ठों के लिए अधिक औपचारिक रखें
जब ईमेल की बात आती है तो औपचारिकता के विभिन्न स्तर होते हैं। इसलिए सुनिश्चित करें कि आप बहुत सहज होने से पहले प्रत्येक व्यक्ति के साथ अपने रिश्ते पर विचार करें। "हे दोस्तों" अपने दोस्तों के लिए एक उपयुक्त ग्रीटिंग हो सकता है। लेकिन जब ग्राहकों के साथ व्यवहार करते हैं, तो आप शायद इसे थोड़ा और पेशेवर रखना चाहते हैं।
नए संपर्कों के लिए औपचारिकता का उपयोग करें
इसी तरह, जब तक आप पहली बार ईमेल कर रहे हों, तब तक लोगों को अपने साथ रखने के लिए चीजों को बहुत औपचारिक रखना एक अच्छा विचार है, जब तक कि आप उन्हें इसे बदलने के लिए अच्छी तरह से नहीं जानते।
एक स्वीकार्य ग्रीटिंग का उपयोग करें
विशेष रूप से, आप प्रत्येक व्यक्ति के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले अभिवादन पर विचार करना चाहेंगे। आमतौर पर, आपको उन लोगों को "हे …" रखना चाहिए जिन्हें आप अच्छी तरह से जानते हैं। "हैलो" और पूर्ण नाम ग्राहकों या पहली बार संपर्क के लिए अधिक उपयुक्त हैं।
बात को केंद्रित करें
आपके ईमेल के वास्तविक निकाय में, आप इसे यथासंभव छोटा रखना चाहते हैं। प्राप्तकर्ता को यह समझने के लिए कि आपका मुख्य बिंदु क्या है, यह जानने के लिए एक उपन्यास पढ़ें।
$config[code] not foundलंबे संदेशों को तोड़ें
यदि आपके पास बनाने के लिए कई बिंदु हैं, तो पाठ को अलग-अलग पैराग्राफ या यहां तक कि संख्याओं के साथ तोड़ दें ताकि पढ़ने में आसानी हो।
अपने कॉल टू एक्शन के साथ स्पष्ट रहें
आपको यह भी विचार करना चाहिए कि आप प्राप्तकर्ता को अपने संदेश के साथ क्या करना चाहते हैं। यदि आप उन्हें किसी विशिष्ट जानकारी के साथ उत्तर देने के लिए देख रहे हैं, तो उन्हें अपने ईमेल के अंत में बताएं।
परिवर्णी और जारगॉन के साथ देखभाल का उपयोग करें
यदि आपने अपने ईमेल में कोई भी जोड़ या उद्योग विशिष्ट शब्दजाल शामिल नहीं किया है, तो प्राप्तकर्ता के ज्ञान पर विचार करें। यदि आप विभिन्न उद्योगों में ग्राहकों के साथ काम कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, आप अपने सहकर्मियों के साथ थोड़ी अधिक जानकारी शामिल करना चाह सकते हैं।
अपने समापन पर विचार करें
फिर प्रत्येक ईमेल के अंत में, आप एक उपयुक्त समापन स्टेटमेंट चुनना चाहते हैं। व्यावसायिक ईमेल के लिए "धन्यवाद," या "सर्वश्रेष्ठ" जैसी किसी चीज़ का उपयोग करें।
एक हस्ताक्षर ब्लॉक शामिल करें
आप एक हस्ताक्षर ब्लॉक भी शामिल कर सकते हैं जिसमें आपके ईमेल के नीचे कुछ और जानकारी शामिल है। अपना नाम और कुछ संपर्क जानकारी शामिल करें।
किसी भी अनुलग्नक का नोट करें
यदि आप किसी दस्तावेज़ को ईमेल में संलग्न कर रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता को बताएं कि ऐसा क्या है, इसलिए उन्हें यह पता लगाने के लिए इसे खोलना नहीं है।
संलग्न करना न भूलें
लोगों के लिए यह कहना काफी सामान्य है कि वे कुछ संलग्न कर रहे हैं और फिर वास्तव में करना भूल जाते हैं। इसलिए भेजने से पहले दोबारा जांच लें।
फ़ाइल का आकार जांचें
लेकिन बड़ी फ़ाइलों को संलग्न करते समय देखभाल का उपयोग करें। केवल तभी करें जब आवश्यक हो। या आप फ़ोटो को फिर से आकार देने या फ़ाइल को छोटे टुकड़ों में तोड़ने की कोशिश कर सकते हैं ताकि इसे अधिक प्रबंधनीय बनाया जा सके।
जिप बड़ी फाइलें
जब आपको बड़ी फ़ाइलों को संलग्न करना होता है, तो उन्हें अपने प्राप्तकर्ता पर आसान बनाने के लिए एक.zip फ़ाइल में डालें।
पहले उन अटैचमेंट के बारे में पूछें
यदि आपने पहले से एक बड़ी फ़ाइल भेजना ठीक है, तो अपने प्राप्तकर्ता से पूछना अच्छा रहेगा। और फिर पता करें कि आपके लिए ऐसी फाइल भेजने का सबसे अच्छा समय कब होगा।
फ़ाइल प्रकारों के बारे में पूछताछ
इसके अलावा, देखें और देखें कि आपके प्राप्तकर्ता के पास कौन से कार्यक्रम हैं, ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि वे आपके द्वारा भेजे गए अनुलग्नकों को खोलने में सक्षम होंगे।
जब संभव हो PDF भेजें
लेकिन किसी भी प्रकार के डिवाइस पर देखने के लिए पीडीएफ फाइलें सरल हैं। इसलिए यदि संभव हो, तो एक विशिष्ट कार्यक्रम की आवश्यकता वाली फ़ाइलों के बजाय पीडीएफ भेजें।
जिन लोगों को आप नहीं जानते हैं, उनसे जुड़ी जानकारी न खोलें
उस समीकरण के दूसरी तरफ, जब आपको किसी ऐसे ईमेल में अटैचमेंट मिलता है जिसकी आपको उम्मीद नहीं थी, तो उसे खोलने में सावधानी बरतें। यदि आप किसी चीज़ के बारे में अनिश्चित हैं, तो भेजने वाले से वास्तव में इसे खोलने से पहले संलग्नक के बारे में पूछें।
गोपनीय जानकारी साझा न करें
चूंकि ईमेल अग्रेषित करना और साझा करना या गलती से गलत व्यक्ति को भेजना इतना आसान है, इसलिए यह किसी भी संवेदनशील या गोपनीय जानकारी को साझा करने का सही प्रारूप नहीं है।
हास्य के साथ सावधानी बरतें
आपको अपने ईमेल में थोड़ा मज़ेदार या हास्य जोड़ने के लिए भी लुभाया जा सकता है। लेकिन चूंकि ईमेल में टोन को समझना मुश्किल हो सकता है, बस यह सुनिश्चित करें कि यह बहुत स्पष्ट है या उन लोगों के साथ चुटकुले रखें जिन्हें आप बहुत पसंद करते हैं।
सिली फोंट से दूर रहें
डिजाइन तत्वों के साथ रचनात्मक पाने के लिए ईमेल भी आपके लिए सही जगह नहीं है फोंट के साथ छड़ी जो क्लासिक हैं और पढ़ने में आसान हैं।
स्टिक विथ ब्लैक एंड व्हाइट
इसी तरह, अनूठे फ़ॉन्ट रंग और पृष्ठभूमि पैटर्न से दूर रहें। क्लासिक ब्लैक एंड व्हाइट पढ़ने में सबसे आसान है।
विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग सीमित करें
विस्मयादिबोधक बिंदु आपको उत्तेजना या जोर देने में मदद कर सकते हैं। लेकिन उनका उपयोग अधिक मात्रा में न करें या आपका संदेश पेशेवर नहीं लगता।
ऑल कैप्स के साथ सावधानी बरतें
सभी कैप कुछ जोर भी जोड़ सकते हैं। लेकिन यह चिल्लाते हुए भी आ सकता है। इसलिए जब तक यह वास्तव में आवश्यक नहीं है, इटैलिक या इसके बजाय कुछ का उपयोग करने पर विचार करें।
केवल कुछ लोगों के साथ इमोटिकॉन्स का उपयोग करें
जब स्माइली और इमोटिकॉन्स की बात आती है, तो उन दोस्तों के साथ बातचीत करें और उन सह-कर्मियों को बंद करें जिन्हें आप जानते हैं कि वे गलत नहीं हैं या उन्हें अव्यवसायिक के रूप में देखते हैं।
विभिन्न संस्कृतियों और भाषाओं पर विचार करें
आप कभी-कभी विभिन्न संस्कृतियों या पृष्ठभूमि के लोगों के साथ भी मेल खा सकते हैं। इसलिए इस बात पर विचार ज़रूर करें कि जब आप अपनी प्रतिक्रियाओं को तैयार कर रहे हों, तो आप किसी को अपमानित या भ्रमित न करें।
भावनात्मक संदेश भेजने से पहले कदम
यदि आप कभी भी अपने आप को ऐसी स्थिति में पाते हैं जहाँ आपको एक गुस्सा या अन्यथा भावुक ईमेल भेजना है, तो अपना संदेश शिल्प करें और अपने सिर को साफ़ करने के लिए थोड़ी देर के लिए दूर जाएँ। फिर संदेश को बाद में फिर से सुनिश्चित करें कि वास्तव में आप क्या कहना चाहते हैं।
एक्सीडेंटल मैसेज का जवाब दें
उन स्थितियों में जहां आपको एक ईमेल प्राप्त होता है, जो आपके लिए अभिप्रेत नहीं है, प्रेषक को उत्तर दें कि वे जल्दी से उन्हें बताएं।
संदेशों के लिए रसीद प्राप्त करने की पुष्टि करें जो आपको सही नहीं मिल सकती हैं
और अगर आपको कोई ऐसा ईमेल मिलता है जो आपके लिए था, लेकिन ऐसा कुछ नहीं है, जिसका जवाब आप पूरी तरह से दे सकते हैं, तो बस भेजने वाले को बताएं कि आपने इसे प्राप्त कर लिया है और जब आप इसे प्राप्त कर पाएंगे।
नए विषयों के लिए एक नई ईमेल श्रृंखला शुरू करें
जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल करते हैं, जिसे आप बार-बार पत्र भेजते हैं, तो यह केवल एक श्रृंखला को लगातार चलते रहने के लिए लुभा सकता है। लेकिन इससे आपके लिए अपनी बातचीत को व्यवस्थित रखना मुश्किल हो सकता है। इसलिए प्रत्येक नए विषय के लिए एक नई श्रृंखला शुरू करें।
केवल जब आवश्यक संदेश अग्रेषित करें
अग्रेषण ईमेल उपयोगकर्ताओं के लिए एक उपयोगी सुविधा हो सकती है। लेकिन इसका अत्यधिक उपयोग भी किया जा सकता है। इससे पहले कि आप किसी भी संदेश को अग्रेषित करें, बस सुनिश्चित करें कि वे वास्तव में आवश्यक हैं ताकि आप ईमेल के साथ लोगों पर बमबारी न करें।
अग्रेषण करते समय एक व्यक्तिगत संदेश जोड़ें
जब आप ईमेल को अग्रेषित करना आवश्यक समझते हैं, तो केवल आगे से टकराने और प्राप्तकर्ता को बिना संदर्भ के पूरे ईमेल के माध्यम से पढ़ने के बजाय समझाने के लिए एक व्यक्तिगत संदेश जोड़ें।
आगे बढ़ने से पहले सामग्री की जाँच करें
और यदि आप किसी समाचार कहानी या किसी भी प्रकार की जानकारी को अग्रेषित कर रहे हैं, जिसके लिए आप व्यक्तिगत रूप से व्रत नहीं कर सकते हैं, तो सटीकता को सत्यापित करने के लिए कुछ त्वरित शोध करें ताकि आप किसी के समय को उस जानकारी के साथ बर्बाद न करें जो सही नहीं है।
लोगों को ईमेल सूचियों में शामिल न करें जिनके लिए उन्होंने साइन अप नहीं किया है
यदि आपके पास कोई समूह ईमेल श्रृंखला या सूची है जिसे आप नियमित रूप से ईमेल भेजते हैं, तो केवल उस सूची में लोगों को जोड़ें यदि उन्होंने आपको उनकी अनुमति दी है।
विनम्रतापूर्वक पूछे जाने वाले सूचियों को आप के लिए साइन अप नहीं किया जाना चाहिए
और यदि आपने कभी ऐसी सूची में जोड़ा है, जिसके लिए आपने साइन अप नहीं किया है, तो प्रेषक से संपर्क करने में संकोच न करें और विनम्रता से इसे हटाने के लिए कहें।
लोगों को भेजने से पहले जवाब देने के लिए पर्याप्त समय दें
यदि आपने एक ईमेल भेजा है और आपको कोई प्रतिक्रिया नहीं मिली है, तो आप एक त्वरित अनुस्मारक भेजना चाहते हैं। बस यह सुनिश्चित करें कि आपने व्यक्ति को जवाब देने के लिए एक या दो दिन का समय दिया है, यह निर्भर करता है कि ऐसा करने में उन्हें कितना समय लगता है।
अपना स्पैम फोल्डर देखें
लोगों को अनुस्मारक ईमेल भेजने से पहले अपने जंक या स्पैम फ़ोल्डर की जांच करना भी एक अच्छा विचार है - बस उस स्थिति में जब वे इसे पहले ही भेज चुके थे।
अवकाश पर संदेश का उपयोग करें
जब आप एक या दो दिन से अधिक समय के लिए छुट्टी पर या कार्यालय से बाहर जाते हैं, तो एक ऑटो-रिप्लाई या दूर संदेश सेट करें ताकि लोगों को त्वरित प्रतिक्रिया मिल जाए जब वे आपको ईमेल करेंगे।
जब आप जवाब दें तो लोगों को बताएं
उस संदेश में, वह दिनांक शामिल करें जो आप कार्यालय में वापस आएंगे और जब आप ईमेल वापस करने में सक्षम होने की अपेक्षा करेंगे तो उन्हें पता होगा कि प्रतिक्रिया की अपेक्षा कब करनी है।
उन्हें तत्काल मामलों के लिए एक और संपर्क दें
और अगर कोई पूछताछ विशेष रूप से जरूरी हो, तो अपने व्यवसाय के भीतर एक और संपर्क शामिल करें जिससे वे संपर्क कर सकें।
ईमेल पता अंतिम जोड़ें
यदि आप किसी नए ईमेल का प्रारूपण कर रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता का ईमेल पता जोड़ने से पहले विषय और सामग्री के साथ शुरू करें। यह आपको गलती से भी बहुत जल्दी भेजने से रोकेगा।
प्राप्तकर्ता को दोबारा जांचें
आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप इसे सही व्यक्ति को भेज रहे हैं। इसलिए हमेशा डबल चेक करें कि भेजने से पहले।
ट्रिपल-चेक नाम वर्तनी
और वापस जाएं और एक बार और जांचें कि आपने अपने ईमेल में उस व्यक्ति का नाम सही लिखा है। आप इस उदाहरण में बहुत सावधान नहीं हो सकते।
सुनिश्चित करें कि आपका नाम सही ढंग से प्रदर्शित होता है
आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपका अपना नाम आपके हस्ताक्षर और प्रेषक क्षेत्र में सही ढंग से प्रदर्शित हो।
यदि आवश्यक हो तो जल्दी हटाएं
जीमेल जैसे कुछ ईमेल क्लाइंट के पास एक सुविधा है जो आपको भेजे गए ईमेल को हटाने की अनुमति देगा यदि आप ऐसा तुरंत करते हैं। इसलिए यदि आप कुछ भी जांचना भूल गए हैं, तो प्राप्तकर्ता को वास्तव में मिलने से पहले ईमेल को जल्दी से हटा दें।
शटरस्टॉक के माध्यम से ईमेल फोटो
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