निदेशक मंडल के लिए सचिव होने के लिए, आपको इस पद के लिए चुना जाना चाहिए या संगठन के बोर्ड या सामान्य सदस्यता द्वारा नियुक्त किया जाना चाहिए। सचिव एक ऐसी स्थिति है जो संगठन के सभी नियमों और उपनियमों को बैठकों और बोर्ड के निर्णयों के कार्यान्वयन के दौरान बोर्ड द्वारा पालन किया जाता है। सचिव संगठन के सभी अभिलेखों और प्रलेखन के प्रभारी भी हैं।
$config[code] not foundमिनट और रिकॉर्ड
एक बोर्ड सचिव की स्थिति के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से प्रत्येक बोर्ड बैठक के मिनट को रिकॉर्ड करना है। सचिव ने बैठक के दौरान होने वाली सभी बातों को रिकॉर्ड किया जिसमें चर्चा की गई थी कि किन कार्यों पर मतदान हुआ और परिणामस्वरूप क्या कार्रवाई की जा रही है। एक बोर्ड सचिव कंपनी या गैर-लाभकारी संगठन के सभी व्यावसायिक संबंधों के पूर्ण, विस्तृत रिकॉर्ड भी रखता है। पूरे वर्ष के दौरान सचिव को बोर्ड और सदस्यों को दस्तावेज वितरित करने के साथ-साथ संगठन की ओर से किसी भी कानूनी फाइलिंग को समय पर पूरा करने की आवश्यकता होती है। सचिव यह भी सुनिश्चित करता है कि सभी रिकॉर्ड ठीक से और सुरक्षित रूप से संग्रहीत हैं।
प्रशासनिक कार्य
बोर्ड की बैठकों में भाग लेने और रिकॉर्डिंग करने के अलावा एक बोर्ड सचिव अक्सर प्रशासनिक कार्यों को करता है। इस क्षमता में सचिव बोर्ड और संगठन की ओर से पत्राचार पूरा करता है, फोन कॉल का जवाब देता है और जरूरत पड़ने पर बोर्ड के सदस्यों को व्यक्तिगत प्रशासनिक सहायता प्रदान करता है। संगठन की ओर से कानूनी नोटिस प्राप्त करने के लिए सचिव को अधिकृत किया जा सकता है। एक गैर-लाभकारी संगठन के सचिव से धर्मार्थ दान स्वीकार करने और योगदानकर्ताओं के लिए कर कटौती पत्र का मसौदा तैयार करने की उम्मीद की जा सकती है।
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निदेशक मंडल में सचिव की भूमिका एक मतदान की स्थिति है। सचिव के पास बोर्ड के अन्य सदस्यों के समान ही मतदान क्षमता होती है, भले ही वह बैठक के समन्वय और रिकॉर्ड रखने के लिए ज़िम्मेदार हो। इस घटना में कि बोर्ड का कोई भी अध्यक्ष या उपाध्यक्ष बोर्ड की बैठक में भाग नहीं ले सकता है, सचिव अस्थायी रूप से अपने स्थान पर कदम रख सकता है। जब ऐसा होता है, तो सचिव बैठक को आदेश देने और समारोह की अध्यक्षता करने के लिए कह सकता है जब तक कि किसी अन्य बोर्ड सदस्य को अस्थायी रूप से पद पर नियुक्त नहीं किया जाता है।
जवाबदेही
सचिव की भूमिका का एक अन्य हिस्सा जवाबदेही बनाए रखना है। सचिव यह सुनिश्चित करता है कि बोर्ड की कार्रवाई कानूनी आवश्यकताओं और संगठन के उपनियमों के अनुरूप हो। सचिव को भी अपने पद के सभी कर्तव्यों के लिए खुद को जवाबदेह होना चाहिए। उसे बोर्ड के प्रति जवाबदेही या उसे नियुक्त करने वाले सदस्यों से संबंधित उसकी प्रगति के बारे में रिपोर्ट करने की आवश्यकता हो सकती है। इस घटना में कि सचिव के कुछ कर्तव्यों को बोर्ड के किसी अन्य सदस्य को दिया जाता है, सचिव अभी भी कर्तव्यों के पूरा होने के लिए जवाबदेह है।
