एक बड़े सम्मेलन में एक मीटिंग प्लानर संपत्ति को प्रारंभिक संपर्क से एक ग्राहक की घटना के प्रभारी है जब तक कि समूह होटल से बाहर नहीं निकल जाता है। योजनाकार बैठक की बैठक और होटल के कमरे से लेकर भोजन और उपकरण सेटअप तक सब कुछ संभालता है। एक बड़ी सुविधा में, कई बैठक नियोजक हो सकते हैं, जिनके पास सभी अलग-अलग विशेषज्ञता के क्षेत्र हैं और समूह की घटनाओं पर एक साथ काम करते हैं। इन विभिन्न क्षेत्रों के उदाहरणों में आरक्षण, भोजन और पेय और सार्वजनिक संबंध शामिल हैं।
$config[code] not foundजनसंपर्क और विपणन
इस भूमिका में, बैठक योजनाकार आवास और सम्मेलन सुविधा से जनता के लिए एक प्रतिनिधि के रूप में कार्य करता है। योजनाकार का काम यह सुनिश्चित करना है कि सुविधा की सकारात्मक प्रतिष्ठा हो और ग्राहक आरक्षण में मदद कर सके। मीटिंग प्लानर सुविधा की सेवाओं की रूपरेखा तैयार करते हैं, ईवेंट प्लानिंग सेवाओं के बारे में ईमेल या टेलीफोन पूछताछ का जवाब देते हैं और होटल की वेबसाइट पर वर्तमान मीटिंग सुविधाओं और सेवाओं के उपयोग के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। इस भूमिका में, योजनाकार सुविधा के इवेंट प्लानिंग विभाग के लिए मल्टीमीडिया विज्ञापनों के लिए सामग्री बनाता है। नए और निरंतर व्यवसाय को प्रोत्साहित करने के लिए व्यवसायों और सम्मेलनों तक पहुंचने के लिए योजनाकार की भी आवश्यकता होती है।
आरक्षण और पंजीकरण
मुख्य रूप से आरक्षण और पंजीकरण में काम करते समय, मीटिंग प्लानर ग्राहकों को उपस्थित लोगों के लिए होटल और बॉलरूम आरक्षण बनाने में सहायता करता है। समूह कितना बड़ा है और साइट पर कौन-सी गतिविधियाँ होनी हैं, इस पर निर्भर करते हुए, मीटिंग प्लानर सुझाव देता है कि सम्मेलन केंद्र में बैठक कक्ष ग्राहक की जरूरतों को पूरा करेंगे। योजनाकार ग्राहक के प्रतिभागियों के लिए होटल के कमरों के समूह भी बुक करता है और किसी भी आवश्यक अतिप्रवाह दर्ज करने के साथ सहायता करता है। मीटिंग प्लानर की इस भूमिका के हिस्से में समूह छूट दर पर बातचीत करना और संभवतः यात्रा की व्यवस्था में सहायता करना शामिल है। मीटिंग प्लानर उपस्थित लोगों के लिए ऑन-साइट पंजीकरण में सहायता करते हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाखाद्य और पेय पदार्थ
हर सम्मेलन को भोजन और पेय सेवाओं की आवश्यकता होती है। ग्राहकों के लिए सौभाग्य से, साइट पर बैठक नियोजक आसानी से उनके लिए इस मामले का ध्यान रखते हैं। मीटिंग प्लानर क्लाइंट को यह पता लगाने में मदद करता है कि उपस्थित लोगों की अनुमानित राशि के लिए कितना भोजन आवश्यक है। इसका एक हिस्सा यह निर्धारित करने में मदद कर रहा है कि क्या भोजन सिट-डाउन डिनर या बुफे शैली में परोसा जाना है और क्या पेय पदार्थों की पेशकश की जानी चाहिए। मीटिंग प्लानर क्लाइंट के साथ प्रत्येक भोजन के लिए मेनू पर चर्चा करता है और क्लाइंट के लिए बजट या पैकेज डील विकसित करने में मदद करता है।
तकनीकी कर्तव्य
एक बड़े सम्मेलन की संपत्ति में मीटिंग प्लानर की नौकरी के कई अलग-अलग तकनीकी पहलू हैं। भूमिका के तकनीकी वित्तीय पहलुओं में से एक ग्राहक को एक बजट विकसित करने और यह निर्धारित करने में मदद करना है कि सुविधा में सभी सेवाओं का भुगतान कैसे किया जाना है। मीटिंग प्लानर क्लाइंट के पूरे ईवेंट का आयोजन करता है, जिससे यह सुनिश्चित हो जाता है कि क्लाइंट को पता है कि किस समय कौन से कॉन्फ्रेंस रूम उपलब्ध हैं और एक ईवेंट शेड्यूल विकसित करता है। योजनाकारों को किसी भी ऑडियो विजुअल या अन्य विशेष उपकरणों को ग्राहक को उपलब्ध कराने, किराए पर लेने और स्थापित करने के लिए भी जिम्मेदार है। एक मीटिंग प्लानर ग्राहक के अनुरोध पर मनोरंजन की व्यवस्था कर सकता है।
