संगठनात्मक कौशल कैसे विकसित करें

हेक्टिक कार्यदिवस अक्सर अव्यवस्थित परिवेश के बराबर होता है, जिससे आपूर्ति या कागजी कार्रवाई को पूरा करना मुश्किल हो जाता है। गलत वस्तुओं की खोज में या आराम पाने की कोशिश में बिताया गया अतिरिक्त समय आपके कार्यदिवस से अधिक मूल्यवान समय लेता है। यह उन सहयोगियों को भी एक नकारात्मक संदेश भेजता है जो आपको अपने सामान के माध्यम से फाड़ते हैं या मुश्किल से बैठकें करते हैं। ठोस संगठनात्मक कौशल आपको उत्पादकता मीट्रिक को बेहतर ढंग से पूरा करने में मदद कर सकते हैं। कोई व्यक्तिगत सहायक नहीं, कोई समस्या नहीं। संगठनात्मक कौशल विकसित करना एक प्राप्य, सार्थक लक्ष्य है।

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तोड़ो बुरी आदतें

छोटी चीजों को स्लाइड करने से आसानी से बड़ी समस्याओं में बर्फबारी हो सकती है, जिसमें याद की गई डेडलाइन और क्षतिग्रस्त व्यापारिक रिश्ते शामिल हैं। घड़ी को हराने के लिए दौड़ने के बजाय 10 मिनट पहले काम पर जाना और बैठकें करना। अपने इनबॉक्स को अभिनय से पहले क्षमता तक पहुंचने के बजाय प्रत्येक कार्यदिवस में समय-समय पर ध्वनि मेल का जवाब दें। केवल उन्हें प्रारूपित करने के बजाय टू-डू सूचियों को पूरा करें। सहकर्मियों को आपकी योजनाओं से अवगत कराना आपको एक अतिरिक्त प्रोत्साहन प्रदान कर सकता है। मार्गदर्शन के लिए किसी संगठित सहकर्मी से पूछना भी फायदेमंद हो सकता है।

अपने कार्यक्षेत्र को व्यवस्थित करें

पत्राचार की रचना और प्रूफिंग, ईमेल लौटाना या अव्यवस्थित वर्कस्टेशन से व्यावसायिक अवसरों का मूल्यांकन करना मुश्किल है। अपने क्षेत्र को व्यवस्थित करना एक आवश्यकता है जो एक कचरा बिन में अव्यवस्था को उछालने से अधिक में प्रवेश करता है। अपने सभी कार्यालय की आपूर्ति और समूह को एक साथ आइटम की तरह गोल करें। उन्हें छोड़ने या अतिरिक्त आपूर्ति खरीदने से पहले वर्तमान और भविष्य की उपयोगिता के लिए वस्तुओं का आकलन करें। डुप्लिकेट या पुराने इलेक्ट्रॉनिक्स को दान या रीसायकल करें। अपने कार्यालय के प्रवाह पर विचार करें क्योंकि आप अपना डेस्क और कार्यालय फर्नीचर रखते हैं। उन्हें आसानी से सुलभ बनाने के लिए सक्रिय फाइलिंग अलमारियाँ और भंडारण डिब्बे को स्थानांतरित करें। अधिकतम एयरफ्लो के लिए खिड़कियां और वेंट को बाधित करने से बचें।

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अपने दस्तावेज़ प्रबंधित करें

आपके द्वारा संग्रहित, उपलब्ध स्थान और गोपनीय आवश्यकताओं के प्रकार और फ़ाइलों के प्रकार के आधार पर एक फाइलिंग सिस्टम चुनें। प्रत्येक प्रणाली के अपने पेशेवरों और विपक्ष हैं। ओपन शेल्फ सिस्टम कम जगह लेते हैं लेकिन पारंपरिक लॉकिंग अलमारियाँ की तुलना में कम सुरक्षित हैं। हैंगिंग फ़ाइल सिस्टम को ड्रॉअर को खींचने के लिए समर्पित स्थान की आवश्यकता होती है। प्रभावी भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में यादगार, सुसंगत फ़ाइल नाम चुनना और आइटम जैसे फ़ोल्डर बनाना शामिल हैं। उदाहरण के लिए, आप पत्राचार टेम्पलेट, हस्ताक्षरित दस्तावेज़ या स्कैन किए गए व्यावसायिक कार्ड के लिए फ़ोल्डर बना सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल नामों में दिनांक शामिल करना आपकी मेमोरी को जॉग कर सकता है जब फ़ाइलों की बड़ी सूची के साथ सामना किया जाता है। रंग कोडिंग भौतिक प्रबंधन प्रणाली खोज समय को कम कर सकती है।

अपने समय का प्रबंधन करें

Procrastinating और मल्टीटास्किंग आपकी उत्पादकता पर कहर बरपा सकते हैं। Procrastination आपको असाइनमेंट्स से आगे रहने से रोकता है। मौसम से संबंधित बिजली की निकासी जैसे अनपेक्षित मुद्दे आपकी गलती नहीं हो सकते हैं, लेकिन अगर आपके काम में देर हो जाती है तो आप उन्हें भुगतान करेंगे। मल्टीटास्किंग महत्वपूर्ण विवरणों को छोड़ने, गलत या गलत समझने के कारण त्रुटियों की संभावना बढ़ाता है। अलग-अलग कार्यों को उनके नियत तारीखों से पहले पूरा करने के लिए एक प्रणाली विकसित करना। एवरनोट, फोकस लॉक और मेलट्रैकर जैसे उत्पादकता ऐप को अपनाना आपके कार्यदिवस की गतिविधियों को सुव्यवस्थित कर सकता है और कागज के उपयोग को कम कर सकता है।