एक सचिव बुनियादी प्रशासनिक कर्तव्यों का पालन करता है। आमतौर पर एक प्रवेश स्तर के सचिव पद के लिए आपको सिर्फ एक हाई स्कूल डिप्लोमा की आवश्यकता होती है। एक सचिव के रूप में एक व्यक्ति को यह जानना होगा कि कार्यालय को कैसे बनाए रखा जाए। एक व्यक्ति को कई कार्यों को कुशलतापूर्वक करने में सक्षम होने की आवश्यकता होती है। उनके पास महान लिखित और मौखिक कौशल होना चाहिए। एक सचिव के पास महान संगठनात्मक कौशल होना चाहिए, और उन्हें निश्चित रूप से पता होना चाहिए कि कंप्यूटर को कैसे टाइप और उपयोग करना है। एक सचिव कार्यालय में कई काम करता है।
$config[code] not foundलोगों का अभिनंदन करना
सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक जो एक सचिव को करने की ज़रूरत है वह लोगों को सुखद तरीके से अभिवादन करने में सक्षम होना है। एक सचिव आमतौर पर कार्यालय में व्यक्तिगत रूप से लोगों का अभिवादन करने के लिए जिम्मेदार होता है। वे टेलीफोन पर भी लोगों का अभिवादन करते हैं। एक सचिव को सही जानकारी देने, आवश्यक होने पर संदेश लेने और कॉल को कार्यालय में सही लोगों को स्थानांतरित करने में सक्षम होना चाहिए।
पत्र - व्यवहार
एक सचिव को सभी प्रकार के पत्राचार से निपटना होता है। सचिव कई प्रकार के कार्यालय पत्राचार की रचना करते हैं और टाइप करते हैं। एक सचिव खुलता है और मेल टाइप करता है। वे मेल भी भेजते हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायारिपोर्ट तैयार करना
एक सचिव डेटा इकट्ठा करता है और उसका विश्लेषण करता है। वे एक अच्छी तरह से परिभाषित रिपोर्ट में दिए गए स्रोतों से जानकारी संकलित करते हैं। इसका मतलब है कि एक सचिव बहुत समय कंप्यूटर पर काम करता है। एक सचिव को आमतौर पर कंप्यूटर की जानकारी को अच्छी तरह से जानने की आवश्यकता होती है ताकि वह अच्छी तरह से काम कर सके।
फाइलिंग
एक सचिव दाखिल के लिए कागजी कार्रवाई तैयार करता है। कभी-कभी एक सचिव एक नई फाइलिंग प्रणाली बनाने के लिए जिम्मेदार होता है। नई सामग्री जोड़ने के लिए सचिव हमेशा जिम्मेदार होते हैं। वे फाइलिंग सिस्टम को व्यवस्थित रखने के लिए जिम्मेदार हैं।
क्रय
कार्यालय में सचिव आमतौर पर कार्यालय में उपयोग की जाने वाली सभी कार्यालय सामग्री खरीदने के लिए व्यक्ति होता है। उन्हें इस बात का ध्यान रखना होगा कि किस कार्यालय की आपूर्ति का उपयोग किया जा रहा है। तब उन्हें नए कार्यालय की आपूर्ति का आदेश देना पड़ता है जब वे बाहर चल रहे होते हैं। एक सचिव को कार्यालय में जरूरत पड़ने पर नई चीजों का ऑर्डर देना होता है।
कॉपी और फैक्स
एक सचिव आमतौर पर मुख्य व्यक्ति होता है जो कापियर मशीन का उपयोग करता है। वे कार्यालय में कागजी कार्रवाई की प्रतियां बनाने के लिए जिम्मेदार हैं। सचिव आमतौर पर फैक्स मशीन के प्रभारी भी होते हैं। वे फैक्स भेजते हैं और कार्यालय में भेजे जाने वाले फैक्स का ट्रैक रखते हैं। फिर वे फ़ैक्स वितरित करते हैं जो भी फ़ैक्स को भेजे गए थे। एक अच्छे सचिव को यह जानना आवश्यक है कि प्रतिलिपि और फैक्स मशीन दोनों को कैसे काम करना है।
