प्रशासनिक सहायता विशेषज्ञ नौकरी कर्तव्य

एक प्रशासनिक सहायता विशेषज्ञ के रूप में कार्य करना एक संगठित व्यक्ति के लिए बहुत फायदेमंद हो सकता है जो मल्टीटास्किंग पसंद करता है, एक कार्यालय अपील में काम करने का विचार पाता है, और महान संचार कौशल है। हालांकि विशिष्ट कार्य कंपनी और स्थिति के अनुसार भिन्न होते हैं, कर्तव्यों में आमतौर पर कार्यालय प्रबंधन, लिपिकीय कार्य और बैक-ऑफ़िस कर्तव्यों को शामिल किया जाता है। श्रम सांख्यिकी ब्यूरो के अनुसार, कार्यालय और प्रशासनिक सहायता पदों के लिए 2016 की औसत आय $ 34,050 थी।

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कार्यालय प्रबंधन

कार्यालय को सुचारू रूप से चलाने के लिए एक प्रशासनिक समर्थन भूमिका में आपका काम आवश्यक कार्यों को संभालता है। आप कार्यालय की आपूर्ति की खरीद और इन्वेंट्री की देखरेख करने और कार्यालय उपकरण रखरखाव के समय निर्धारण के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। आप प्रक्रियाएं और दिनचर्या भी स्थापित करते हैं, जैसे कि हर दूसरे सप्ताह कॉफी वितरण की व्यवस्था करना या हर छह महीने में अद्यतन कर्मचारी आपातकालीन संपर्क जानकारी का अनुरोध करना। कुछ मामलों में, आप अन्य प्रशासनिक कर्मचारियों की देखरेख कर सकते हैं और किसी विशेष विभाग या विभाग के भीतर काम के प्रवाह का समन्वय कर सकते हैं।

संचार प्रवाह

प्रशासनिक सहायता विशेषज्ञ अधिकारियों के समर्थन के लिए संचार संपर्क के रूप में कार्य कर सकते हैं। इस भूमिका में, आप मेल खोलने और छांटने, आने वाली कॉल और ईमेल की स्क्रीनिंग और कर्मचारियों, ग्राहकों और विक्रेताओं के साथ नियुक्तियों को सेट करने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। आप उन अधिकारियों के बीच संपर्क के बिंदु भी हो सकते हैं जो वे कंपनी के भीतर और अन्य कर्मचारियों और विभागों को रिपोर्ट करते हैं।

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डाटा प्रबंधन

व्यवस्थापक समर्थन में, आप आमतौर पर विभिन्न प्रकार के डेटा प्रबंधन कार्य करते हैं, जिसमें पेपर और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन, स्प्रैडशीट्स और डेटाबेस की स्थापना और प्रबंधन, रिपोर्ट तैयार करना, जानकारी संकलन करना और कभी-कभी परिणामों का विश्लेषण करना शामिल है।

शब्द संसाधन

आप शब्द प्रसंस्करण कार्यों का प्रारूपण मेमो से लेकर टाइपिंग और संपादन रिपोर्ट, प्रस्ताव और अन्य व्यावसायिक दस्तावेजों तक कर सकते हैं। आप न्यूज़लेटर और ब्रोशर लेआउट बना सकते हैं, साथ ही कंपनी की वेबसाइटों और ब्लॉगों पर सामग्री अपडेट कर सकते हैं। न केवल आपको यह जानने की जरूरत है कि वर्ड प्रोसेसिंग एप्लिकेशन का उपयोग कैसे करें और जल्दी और सही तरीके से टाइप करें, प्रशासनिक सहायता विशेषज्ञों को व्यवसाय लेखन, संपादन और प्रूफरीडिंग कौशल की आवश्यकता होती है।

विशेष परियोजनाएं

प्रशासनिक सहायता विशेषज्ञों के रूप में काम करने वाले पेशेवरों को अक्सर विशेष परियोजनाओं के प्रदर्शन या देखरेख के लिए सौंपा जाता है। कंपनी और विभाग की जरूरतों के आधार पर, इनमें एक प्रमुख खरीद के लिए सोर्सिंग विक्रेता, ग्राहक रिकॉर्ड का लेखा-जोखा, कर्मचारी अनुपस्थितियों में रुझान का विश्लेषण करना और प्रतिस्पर्धी उत्पाद प्रसाद का मूल्यांकन करना शामिल हो सकते हैं।

बैठक की योजना

आपके कर्तव्यों में समन्वय बैठक समय, शेड्यूलिंग कॉन्फ्रेंस रूम सुविधाएं, ऑफ-साइट मीटिंग स्थान बुक करना, निमंत्रण भेजना, RSVPs का ट्रैक रखना, एजेंडा बनाना और वितरित करना और भोजन और पेय सेवा की व्यवस्था करना शामिल हो सकता है। आप बैठकों के दौरान मिनट भी ले सकते हैं और बाद में उपस्थित लोगों को वितरित कर सकते हैं।

यात्रा की योजना

कंपनी के अधिकारियों की ओर से योजना यात्रा कई प्रशासनिक सहायता नौकरियों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। आप अक्सर एयरलाइंस, होटल और किराए पर कार देने वालों का चयन करते हैं, दरों को बुक करते हैं, आरक्षण बुक करते हैं और आवश्यकतानुसार रद्द करते हैं। आप व्यावसायिक यात्रा के लिए उपयोग की जाने वाली यात्रा प्राप्तियों या कंपनी क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट्स का उपयोग करके कंपनी यात्रियों की ओर से व्यय रिपोर्ट बनाते हैं और फाइल करते हैं।